Форма заполнения, требования и образец: справка о численности работников организации
Справка о численности работников - важный документ для любой организации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно ее заполнить, узнаем требования к оформлению и посмотрим образцы. Эта информация поможет избежать ошибок и штрафов.
Назначение и виды справок о численности работников
Справка о численности работников необходима для предоставления данных в государственные органы. Основные цели использования этого документа:
- Расчет налогов и взносов
- Получение льгот и субсидий
- Статистический учет
- Анализ деятельности организации
Различают два основных вида справок о численности сотрудников:
- О штатной численности
- О среднесписочной численности
Штатная численность показывает количество сотрудников, предусмотренных штатным расписанием. А среднесписочная отражает фактическое среднее количество работников за период.
Справки о численности предоставляются в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие госорганы. Для этого заполняют унифицированные формы или составляют документы в свободной форме.
Требования к оформлению справки
Справка о численности работников должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Информация об организации
- Данные о численности
- Подпись руководителя
Справка о численности работников организации должна иметь также печать организации. Реквизиты об организации включают ИНН, КПП, полное наименование.
Для вновь созданных компаний в справке указывают численность на первое число месяца после регистрации. Например, организация зарегистрирована 10 марта. В справке за этот год будут данные по состоянию на 1 апреля.
Порядок расчета среднесписочной численности
Давайте разберем, как правильно посчитать этот важный показатель.
В расчет среднесписочной численности включают:
- Сотрудников по трудовым договорам
- Лиц, находящихся в отпусках и на больничных
Не учитываются:
- Внешние совместители
- Лица, работающие по договорам ГПХ
Расчет среднесписочной численности производится в два этапа.
На первом этапе за каждый календарный день месяца складывается количество работников организации. Полученная сумма делится на число календарных дней.
На втором этапе среднемесячные показатели складываются и делятся на количество месяцев в периоде. Например, за год делят на 12.
Давайте посмотрим конкретный пример расчета среднесписочной численности для некой организации ООО "Прогресс".
| Месяц | Среднемесячная численность |
| Январь | 105 |
| Февраль | 103 |
| ... | ... |
| Итого за год | 1237 |
| Среднесписочная численность за год (1237/12) | 103 человека |
Оформление справки о штатной численности
Рассмотрим требования к оформлению другого распространенного вида справки - о штатной численности работников.
В штатную численность включаются все сотрудники, предусмотренные штатным расписанием организации. При подсчете учитываются как занятые должности, так и вакантные.
Для справки о штатной численности рекомендуется использовать следующую форму:
- Наименование документа
- Реквизиты организации
- Текст о количестве сотрудников по штатному расписанию
- Должность и ФИО руководителя
- Подпись
- Дата
- Печать организации
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению такой справки.
- Указать название документа "Справка о штатной численности"
- Внести реквизиты организации: ИНН, КПП, полное наименование
- Написать текст о количестве штатных единиц
- Указать должность, ФИО и подпись руководителя
- Поставить дату подписания справки
- Поставить печать организации
Ниже приведен образец заполнения справки о штатной численности для некой организации ООО "СтройМастер".
СПРАВКА о штатной численности
ООО "СтройМастер" ИНН 7709876554 КПП 770901001
Настоящим подтверждается, что штатная численность ООО "СтройМастер" по состоянию на 01.01.2023 г. составляет 52 штатные единицы.
Генеральный директор Иванов И.И. Иванов
01 января 2023 г.
Возможные ошибки при заполнении справок
Чтобы избежать проблем при сдаче отчетности, давайте разберем типичные ошибки в справках о численности и как их исправить.
Ответственность за нарушение порядка представления сведений
К сожалению, за ошибки в справках о численности работников предусмотрены штрафные санкции.
Образец: справка о численности работников организации
Автоматизация процесса подготовки справок
Чтобы ускорить и упростить работу с документами по численности персонала, можно внедрить специальные IT-решения.
Неправильное указание реквизитов организации
Одна из распространенных ошибок - неверное или неполное заполнение данных об организации. В справки необходимо вносить актуальные реквизиты: ИНН, КПП, полное или сокращенное наименование компании.
Некорректный расчет среднесписочной численности
Также часто встречаются ошибки при подсчете среднесписочного количества сотрудников. Например, неправильный учет неполного рабочего дня или исключение работников, которые должны учитываться.
Опечатки и фактические ошибки
В справки также могут прокрасться простые опечатки, неточности дат, орфографические ошибки в наименованиях и ФИО.
Подделка подписи руководителя
Еще одно распространенное нарушение - подделка подписи директора или главного бухгалтера организации в справках о численности работников.
Наличие неоговоренных исправлений
Все исправления в справках должны быть заверены подписью и печатью организации. Иначе документ считается недействительным.
Финансовые санкции за недостоверные данные
Если в результате проверки обнаруживается, что организация указала в справках о численности недостоверные данные, к ней применяются финансовые санкции.
Размер штрафа для юридических лиц составляет от 5 до 10 тысяч рублей. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 500 до 1 тысячи рублей.
Приостановка операций по счетам
Если организация отказывается исправить ошибки или предоставить пояснения, ей могут приостановить операции по расчетным и иным счетам сроком на 1 месяц.
Аннулирование льгот
На основании недостоверных данных компания могла незаконно получать налоговые льготы и освобождения. В этом случае их действие будет аннулировано.
Повышенные ставки страховых взносов
Если работодатель занижал сведения о численности работников, ему могут повысить тариф страховых взносов с 30 до 60%.
Дисквалификация должностных лиц
За грубые нарушения при сдаче отчетности виновное должностное лицо может быть дисквалифицировано сроком до 3 лет.