Образец акта на списание материалов в 2023 году

Списание материалов - распространенная процедура на любом предприятии. Она может проводиться по разным причинам: истечение сроков хранения, моральное устаревание, выявление брака, порчи и т.д. Чтобы грамотно оформить списание материалов, нужно знать требования законодательства и порядок составления первичной документации.

Причины и порядок списания материалов

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным Приказом Минфина России от 28.12.2001 No 119н, списание материалов производится в таких случаях:

• истекли сроки их хранения;
• они морально устарели;
• выявлен брак, недостача вследствие порчи и т.п.

Однако на практике списывают материалы и по другим основаниям, например при отпуске в производство или продаже. Главное, чтобы операция была оформлена документально.

Создание комиссии по списанию

Для списания материалов обычно создается комиссия, в состав которой входят представители разных подразделений и должностные лица. Руководитель издает приказ о назначении комиссии и определении ее председателя.

На комиссию возлагаются следующие задачи:

• осмотр материалов и выявление дефектов;
• подготовка акта по установленной форме;
• передача акта в бухгалтерию.

Требования к акту на списание материалов

Акт на списание материалов является первичным учетным документом. К нему предъявляются общие требования согласно Федеральному закону от 06.12.2011 No 402-ФЗ:

• название документа;
• дата составления;
• наименование организации;
• описание операции;
• количественные и суммовые показатели;
• должности и подписи ответственных лиц.

Кроме того, в акт желательно включать:

• причину списания материалов;
• перечень материалов с указанием цены;
• ссылку на документы, подтверждающие стоимость.

Образец заполнения акта на списание материалов

Рассмотрим на примере, как заполняется акт на списание горюче-смазочных материалов, пришедших в негодность.

В акте указаны реквизиты организации, причина и дата списания. Приведен перечень ГСМ с ценами, общая сумма убытка. Указана ссылка на товарную накладную от 15.05.2018 No 125 как первичный документ по поступлению материалов.

Акт подписан председателем и членами комиссии, утвержден руководителем организации и главным бухгалтером.

Порядок отражения списания материалов в учете

На основании акта на списание материалов бухгалтерия вносит соответствующие записи в учет.

Списание отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами:

• 20 «Основное производство»;
• 91 «Прочие доходы и расходы»;
• 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Таким образом, акт на списание материалов - важный документ для контроля наличия и движения запасов на предприятии. Правильное его оформление гарантирует достоверность учетных данных.

Перечень материалов в акте на списание

Важным элементом акта на списание материалов является перечень подлежащих списанию позиций. Он оформляется в виде таблицы со следующими графами:

• наименование материалов;
• единица измерения (шт., кг, л и т.д.);
• количество;
• цена за единицу;
• сумма;
• ссылка на подтверждающий документ.

Рекомендуется перечислять материалы по однородным группам, например:

• сырье и основные материалы;
• вспомогательные и комплектующие изделия;
• тара и тарные материалы;
• строительные материалы;
• инструменты;
• хозяйственные принадлежности;
• специальная одежда и обувь;
• запасные части и пр.

Образец акта на списание отработанных материалов

Рассмотрим образец акта на списание для отработанных материалов после завершения ремонтных работ. В него можно включить такие позиции:

Как видно из примера, в акте указана причина списания материалов – окончание ремонтных работ по договору No 752 от 05.05.2023. Приведен перечень отработанных материалов с количеством, ценами и общей стоимостью.

Куда передают оформленный акт на списание

После заполнения акта на списание материалов и подписания всеми ответственными лицами, документ передают в бухгалтерию организации. Бухгалтерия проверяет правильность оформления акта и наличие всех необходимых реквизитов.

На основании акта на списание производятся следующие действия:

1. Списание материалов с баланса по счету 10 «Материалы»;
2. Отражение изменений в складском учете материалов;
3. Занесение данных в налоговый учет, регистры НДС;
4. Составление бухгалтерских проводок по выбытию запасов.

Типичные ошибки при составлении акта на списание

Чтобы избежать нареканий со стороны бухгалтерии и налоговых органов, при составлении акта на списание материалов важно контролировать правильность его оформления. Рассмотрим типичные ошибки.

1. Отсутствие подписей материально-ответственных лиц;
2. Неправильное заполнение реквизитов организации;
3. Несоответствие перечня материалов их фактическому наличию;
4. Некорректные или неполные данные о материалах (наименования, количество, цены);
5. Отсутствие ссылок на подтверждающие документы.

Проверяя правильность составления акта на списание по представленному выше контрольному списку, можно избежать ошибок и неточностей.

Хранение оформленных актов на списание материалов

После того как акт на списание материалов прошел проверку в бухгалтерии и на его основании внесены соответствующие записи в учет, он помещается в архив. Сроки хранения устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел организации, но не менее 5 лет.

Рекомендуется хранить акты на списание материалов отдельно от других групп документов, например:

• Акты на списание основных средств;
• Акты на списание готовой продукции;
• Акты на списание дебиторской задолженности;
• Акты на списание финансовых вложений.

Это облегчит поиск необходимых документов при проведении аудиторских или налоговых проверок.

Восстановление утраченных актов на списание материалов

В случае утраты или порчи подлинника акта на списание материалов организация имеет право оформить его дубликат. Для этого издается отдельный приказ руководителя и формируется новый экземпляр акта с пометкой "дубликат" на титульном листе.

Помимо стандартных реквизитов в дубликате акта указывают:

• Причину, по которой создается дубликат;
• Ссылку на приказ об оформлении дубликата;
• Дату восстановления документа.

Дубликат подписывается теми же лицами, что и подлинник акта. После чего он получает юридическую силу наравне с оригиналом.

Ответственность за нарушение порядка списания материалов

Если в ходе налоговых проверок будут выявлены нарушения порядка списания материалов, последуют штрафные санкции.

В частности, за отсутствие оправдательных документов или искажение данных о финансово-хозяйственной деятельности в учете и отчетности предусмотрен штраф по ст. 120 НК РФ от 10 000 до 30 000 рублей.

Если недостоверные данные привели к занижению налогов, то на юридическое лицо налагают штраф по ст. 122 НК РФ в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.