Маска ввода данных в Access: как настроить и использовать

Многие пользователи баз данных Microsoft Access сталкиваются с проблемой ввода данных в неправильном формате. Это может привести к ошибкам и некорректной работе базы данных. К счастью, в Access существует удобный инструмент для контроля формата вводимых данных - маска ввода. Давайте разберемся, что это такое и как ее использовать.

1. Что такое маска ввода в Access и зачем она нужна

Маска ввода в Access - это набор правил, определяющий формат данных, которые пользователь может ввести в поле.

Например, маска ввода для телефонного номера может выглядеть так: (999) 000-0000. Такая маска разрешает вводить только цифры в определенном формате - сначала 3 цифры в скобках (код города), затем 3 цифры, дефис и 4 цифры. При попытке ввести буквы или номер в другом формате Access выдаст ошибку.

Основное предназначение масок ввода данных:

• Повышение точности вводимой информации
• Уменьшение количества ошибок при заполнении базы данных
• Ускорение процесса ввода однотипных данных

Маски ввода удобно использовать для полей, содержащих стандартизированную информацию: даты, номера телефонов, почтовые индексы, ИНН, номера паспортов и т.д. Благодаря маскам пользователь быстрее ориентируется в нужном формате данных.

Однако маски ввода не подходят в случаях, когда:

• Формат вводимых данных может варьироваться
• Используется элемент управления "Календарь" для полей даты/времени

2. Как устроена маска ввода в Access

Любая маска ввода данных в Access состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой:

1. Символы и заполнители маски
2. Режим хранения маски
3. Заполнитель пустых символов

Рассмотрим назначение каждой части подробнее.

Первая часть: символы и заполнители маски

Здесь задаются непосредственно знаки маски - цифры, буквы, скобки и другие разделители в том порядке, в котором их должен вводить пользователь.

Также используются два типа заполнителей:

• Обязательный заполнитель - обозначается цифрой "0". Пользователь должен обязательно ввести в это место цифру или знак.
• Необязательный заполнитель - обозначается цифрой "9". В это место можно ввести цифру, а можно оставить пустым.

Например, маска для российского телефона будет выглядеть так:

(999) 000-00-00

Здесь используются два заполнителя - 9 и 0. Заполнитель 9 обозначает необязательные цифры кода города, а 0 - обязательные цифры местного номера.

Вторая часть: режим хранения

Эта часть определяет, будут ли символы маски (скобки, тире) сохраняться вместе со значением в базе данных или нет.

• 0 - символы маски сохраняются
• 1 - символы маски не сохраняются

Например, для телефонного номера лучше поставить значение 1, чтобы не тратить лишнее место на хранение скобок и тире.

Третья часть: выбор заполнителя

Здесь можно задать, каким символом будут обозначаться незаполненные части маски. По умолчанию в Access используется символ подчеркивания (_).

Например, чтобы в качестве заполнителя использовался дефис, маска ввода может выглядеть так:

(999) 000-00-00;1;-

В итоге пустые разряды телефонного номера будут автоматически заполняться дефисами вместо подчеркиваний.

3. Как сделать маску ввода в Access с помощью мастера

Помимо ручного создания, удобным способом настройки масок ввода данных в Access является использование мастера.

С помощью мастера можно создавать маски ввода для:

• Полей таблиц
• Полей запросов
• Элементов управления на формах и отчетах

Создание маски ввода для поля таблицы

1. В режиме конструктора выделите нужное поле
2. Перейдите на вкладку "Общие" в раздел "Свойства поля"
3. Нажмите кнопку "Построить" напротив свойства "Маска ввода"
4. В окне мастера выберите подходящий тип маски
5. При необходимости настройте параметры маски
6. Сохраните изменения

Создание маски ввода для поля запроса

Процесс практически идентичен. Отличие в том, что нужно:

1. Перейти в режим конструктора запроса
2. Вызвать окно свойств поля, нажав F4 на нужной строке
3. Далее следовать шагам мастера, как и для таблицы

Создание маски ввода для элемента управления

Чтобы задать маску ввода для текстового поля, списка, поля с датой на форме или в отчете:

1. Перейдите в режим конструктора объекта
2. Вызовите окно свойств нужного элемента управления
3. На вкладке "Все" найдите свойство "Маска ввода"
4. Нажмите кнопку "Построить" и пройдите шаги мастера

Таким образом, мастер масок ввода позволяет с легкостью настраивать нужные маски для разных объектов базы данных.

Дополнительные возможности:

• Создание собственных масок ввода
• Редактирование уже имеющихся масок

4. Как вручную настроить маску ввода в Access

Помимо использования мастера, опытные пользователи Access могут настраивать маски ввода данных вручную, задавая нужные параметры самостоятельно.

Маски ввода для числовых и денежных полей

Для полей с числовым или денежным типом данных определение маски ввода всегда задается вручную без использования мастера.

Например, чтобы разрешить ввод от 1 до 4000 целых чисел без разделителей, маска ввода имеет вид:

0000;0;_

А вот маска ввода для отрицательных и положительных чисел с 2 знаками после запятой:

±9999.00;0;_

Примеры масок ввода для разных типов данных

В таблице ниже приведены примеры масок ввода для текстовых, числовых и других типов полей:

Настройка маски ввода в конструкторе таблицы

Чтобы задать маску ввода для поля таблицы вручную:

1. В режиме конструктора выделите нужное поле
2. В свойствах поля найдите параметр "Маска ввода"
3. Введите значение маски в нужном формате
4. Сохраните изменения в таблице (Ctrl+S)

Настройка маски ввода для элемента управления

Аналогично настраивается маска ввода и для текстового поля, списка или другого элемента управления на форме или отчете:

1. Перейти в режим конструктора объекта
2. Вызвать окно свойств нужного элемента
3. Задать маску ввода вручную в параметре "Маска ввода"
4. Сохранить форму/отчет

Ручная настройка удобна для создания нестандартных масок ввода данных под конкретные задачи.