Скрытые копии писем в Outlook: как добавить и на что обратить внимание
Скрытая копия писем в Outlook - удобный инструмент для конфиденциальной переписки. В статье расскажем, как правильно пользоваться этой функцией, чтобы избежать неловких ситуаций. Узнаете, кому и когда имеет смысл отправлять скрытые копии.
Что такое скрытая копия в Outlook и зачем она нужна
Скрытая копия (СК) в Outlook - это возможность отправить одно письмо нескольким получателям так, чтобы они не увидели полный список всех, кто получил входящее сообщение. То есть поле "Скрытая копия" скрывает адресатов друг от друга.
Основное преимущество скрытой копии - конфиденциальность. Вы можете отправить письмо определенным людям, не раскрывая этой информации другим получателям. Например, сообщить секретарю о встрече с бизнес-партнерами, не делая последних известными широкому кругу лиц. Или разослать объявление о вакансии в несколько компаний, не сообщая конкурентам списки рассылки.
Скрытая копия удобна, когда вы хотите сохранить конфиденциальность информации о получателях письма, - говорит Наталия Иванова, эксперт по электронным коммуникациям.
Однако скрытая копия имеет и ограничения. В силу технических причин скрытых копий бывает не так много, как обычных. Кроме того, получатели скрытой копии не видят друг друга в списке адресатов, поэтому не могут ответить всем сразу или переписываться между собой напрямую.
Как включить поле "Скрытая копия" в Outlook
По умолчанию поле "Скрытая копия" в Outlook скрыто. Чтобы начать им пользоваться, нужно его активировать. Это можно сделать двумя способами:
- Временно, при создании конкретного письма
- Постоянно, чтобы поле всегда отображалось
Рассмотрим оба варианта подробнее.
Включение поля "Скрытая копия" при создании нового письма
Чтобы добавить скрытую копию к отдельному письму в Outlook, выполните следующие действия:
- Перейдите на вкладку "Сообщение"
- Нажмите на стрелку рядом с кнопкой "Показать поля"
- В появившемся меню выберите пункт "Скрытая копия"
Теперь под полями "Кому" и "Копия" появится дополнительная строка "СК", куда можно ввести адреса скрытых получателей.
Outlook 2019, 2016, 2013 |
Настройка постоянного отображения поля "Скрытая копия"
Чтобы каждый раз видеть поле "СК" при составлении писем в Outlook, воспользуйтесь следующими рекомендациями:
- Outlook 2019, 2016, 2013:
- Перейдите в Файл > Параметры > Составление сообщений В секции "Параметры форматирования" установите флажок "Всегда показывать поля СК и Ответить в режиме составления"
- Более старые версии Outlook:
- Откройте новое письмо Вручную выберите пункт "Скрытая копия" в меню "Показать поля" Это действие запомнится, и поле "СК" будет появляться автоматически
После выполнения этих шагов строка для скрытой копии будет доступна при каждом создании или ответе на письмо в Outlook.
Рекомендации по использованию скрытой копии
Хотя скрытая копия удобна для конфиденциальной переписки, она требует осторожного обращения. Чтобы избежать неловких ситуаций, придерживайтесь следующих правил:
- Ставьте в СК только тех, кому действительно нужна информация
- Не злоупотребляйте скрытыми копиями без веских на то причин
- Если возможно, предупреждайте основных получателей о наличии СК
К примеру, не стоит тайком ставить руководителя в СК на все письма сотрудникам. Это вызовет у последних чувство тревоги и недоверия. Лучше заранее объяснить, что и зачем делается.