Обязанности менеджера по закупкам: инструкция и требования
Менеджер по закупкам - ключевая фигура в любой компании. От того, насколько грамотно он выполняет свои обязанности, зависит бесперебойная работа предприятия. Давайте разберемся, какие конкретно задачи стоят перед этим специалистом.
1. Общие положения о должности менеджера по закупкам
Порядок назначения менеджера по закупкам стандартен для многих компаний:
- На должность назначается приказом руководителя по представлению начальника отдела
- Подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок
- На время отсутствия заменяется другим лицом, назначенным приказом
Чтобы занять этот пост, соискатель должен иметь профильное образование и опыт работы. К примеру, вд олжностной инструкции из прилагаемого файла указано наличие:
- Высшего или среднего специального образования
- Стажа в сфере закупок не менее года
Помимо этого, менеджер обязан знать ряд внутренних документов компании и руководствоваться ими. А рабочий процесс он планирует самостоятельно, проявляя гибкость и расставляя приоритеты.
2. Обязанности по обеспечению товаров и сырья
Обеспечение бесперебойных поставок - основная задача менеджера по закупкам обязанности. Для этого ему приходится выполнять множество рутинных операций.
Во-первых, необходимо поддерживать товары в ассортименте и объемах, достаточных для работы компании и удовлетворения клиентского спроса.
Во-вторых, постоянно работать с текущими поставщиками - отслеживать выполнение заказов, контролировать оплату счетов. И параллельно искать новых партнеров с выгодными условиями.
Еще в круг обязанностей входит:
- Размещение заказов у поставщиков в необходимых объемах
- Мониторинг складских запасов и пополнение их по мере необходимости
Таким образом менеджер обеспечивает компанию всеми материальными ресурсами для стабильной работы. На его плечах лежит колоссальная ответственность, ведь от системы снабжения зависит вся деятельность фирмы!
3. Анализ эффективности закупок и продаж
Должностные обязанности менеджера по закупкам включают и аналитическую работу. Он должен постоянно отслеживать спрос на разные товары и оперативно корректировать заказы, чтобы избежать простоев из-за отсутствия сырья или скопления излишних запасов.
Для этого специалист анализирует отчеты по продажам и оборачиваемости товаров. Если по каким-то позициям наблюдается резкое падение реализации, он сокращает их закупку или вовсе исключает из ассортимента.
Такой подход позволяет оптимизировать расходы на закупки и избегать «заморозки» оборотных средств на складских полках.
4. Взаимодействие с другими подразделениями компании
Менеджер по закупкам тесно сотрудничает с коллегами из разных отделов. В первую очередь с маркетологами и менеджерами по продажам.
Он обязан своевременно информировать их о:
- Новых предложениях от поставщиков
- Изменениях условий поставок
- Дополнениях и исключениях из ассортимента
Кроме того, менеджер по закупкам консультирует сотрудников по характеристикам товаров, условиям хранения, срокам годности и прочим нюансам.
5. Документальное сопровождение закупочной деятельности
Оформление документов - неотъемлемая часть работы любого менеджера, в том числе и по закупкам. Ему приходится готовить самые разные бумаги.
Это могут быть:
- Запросы поставщикам с указанием потребности в товарах
- Отчеты для руководства с данными по закупкам и продажам
- Договоры и спецификации на поставку
Помимо этого, специалист пополняет и актуализирует информацию о товарах и контрагентах в базах данных и учетных системах предприятия.
6. Взаимодействие с таможенными органами
Если компания осуществляет внешнеэкономическую деятельность, у менеджера по закупкам прибавляется работы, связанной с таможней.
Помимо логистики и оформления грузов ему необходимо:
- Знать таможенное законодательство страны и ЕАЭС
- Разбираться в кодах ТН ВЭД товаров
- Владеть навыками заполнения деклараций и сертификатов
7. Контроль качества закупаемой продукции
В обязанности менеджера по закупкам также входит контроль качества поступающих товаров и материалов. Для этого он должен разбираться в технических характеристиках продукции или привлекать для проверок сотрудников соответствующих отделов.
При выявлении брака или несоответствия стандартам качества менеджер обязан:
- Заблокировать данную партию на складе
- Уведомить поставщика и руководство компании
- Инициировать процедуру возврата или замены товара
8. Взаимодействие с производственными подразделениями
Менеджер по закупкам тесно взаимодействует с производственными цехами и отделами компании. Он должен понимать специфику их работы и знать потребности в сырье и материалах.
Его задачи:
- Согласование закупок с технологами и инженерами
- Контроль соответствия поставок техническим требованиям
- Оперативное реагирование на запросы производства
9. Взаимозаменяемость сотрудников
В период отпусков и больничных менеджеры по закупкам должны уметь замещать друг друга. Для этого руководство распределяет зоны ответственности с учетом взаимозаменяемости сотрудников.
Это позволяет избежать ситуаций, когда весь процесс закупок останавливается из-за отсутствия одного ключевого специалиста.
10. Взаимодействие с бухгалтерией и финансовыми службами
Помимо заказов и поставок, менеджер согласовывает с бухгалтерией платежные поручения и сверяет расчеты с контрагентами. Финансисты также контролируют соответствие цен в заказах утвержденному бюджету закупок компании.
11. Работа с претензиями по качеству продукции
К сожалению, не все поставщики добросовестно относятся к своим обязательствам. И тогда в действие вступает целый алгоритм работы с претензиями.
- Составление акта о выявленных недостатках
- Юридически грамотное оформление претензии
- Отправка претензии поставщику в установленные сроки
- Мониторинг ответа и возможного удовлетворения требований
- Передача документов в суд при необходимости
12. Соблюдение антикоррупционного законодательства
Любые переговоры и взаимодействие менеджера по закупкам с поставщиками должны строиться на принципах открытости, прозрачности и исключения коррупционной составляющей.
Это означает полный запрет на:
- Получение подарков и услуг от поставщиков
- "Откаты" при заключении выгодных для поставщика контрактов
- Предоставление каких-либо гарантий или послаблений отдельным компаниям
13. Повышение квалификации
В условиях быстро меняющегося рынка и законодательства менеджер обязан регулярно повышать уровень своих знаний и компетенций.
Для этого компании направляют специалистов на курсы, тренинги, отраслевые конференции. А оплата обучения может частично или полностью браться работодателем на себя.
14. Реорганизация структуры закупок
С ростом компании рано или поздно возникает необходимость масштабирования и реорганизации процесса закупок.
Разделение на категорийных менеджеров
По мере увеличения номенклатуры закупаемой продукции целесообразно разделить ее на категории и закрепить каждую из них за отдельным специалистом.
Это позволит менеджерам глубже погрузиться в ассортимент и особенности "своих" товарных групп.
Создание тендерного отдела
С ростом числа поставщиков имеет смысл выделить в отдельное подразделение функцию проведения тендеров и выбора наиболее выгодных предложений.
Это избавит категорийных менеджеров от рутины и позволит им сфокусироваться на операционной работе с заказами.
Автоматизация рутинных операций
Часть стандартных процедур, таких как размещение типовых заказов или выписка документов, можно переложить на программные роботы.
Это сократит время менеджеров на бумажную работу и повысит скорость обработки заказов.
Внедрение BI-систем
Для анализа больших объемов данных о закупках и продажах эффективны специальные BI-инструменты (бизнес-аналитика).
Их внедрение позволит лучше оптимизировать запасы, спрос и предложение на основе Big Data и машинного обучения моделей.