Акт дефектовки: проверка качества или формальность

Проверка качества оборудования является обязательной процедурой на любом современном предприятии. От исправности станков, механизмов и другой техники напрямую зависит бесперебойная работа производства. Поэтому руководство заинтересовано в своевременном выявлении и устранении возникающих неисправностей.

Однако на практике осмотр оборудования нередко проводится формально. Акты дефектации составляются в спешке без детальной проверки. В результате дефекты, которые могли бы быть своевременно устранены, приводят к поломкам и простоям.

Назначение комиссии по проверке оборудования

Для проведения проверки качества и выявления дефектов оборудования в организации обычно формируется специальная комиссия. Ее состав и полномочия утверждаются приказом руководителя.

В состав комиссии целесообразно включать: председателя (чаще всего им назначается один из заместителей руководителя), главного бухгалтера, сотрудника, ответственного за сохранность основных средств, а также специалиста по оборудованию:

• Председатель организует работу комиссии, распределяет обязанности.
• Главный бухгалтер отвечает за правильное документальное оформление и отражение в учете результатов проверки.
• Материально ответственный сотрудник участвует в осмотре, сообщает необходимые сведения.
• Специалист по оборудованию оценивает технические характеристики, определяет наличие дефектов, возможности и целесообразность их устранения.

Участие в работе комиссии только заинтересованных специалистов позволяет объективно оценить качество оборудования, выявить имеющиеся дефекты и принять правильное решение о мерах по их устранению.

Порядок составления акта дефектации

Процедура составления акта дефектации включает следующие основные этапы:

1. Комиссия производит осмотр оборудования согласно графику, утвержденному руководителем организации.
2. В ходе осмотра выявляются дефекты оборудования, фиксируются их характер и степень.
3. По результатам осмотра комиссией принимается решение о возможности дальнейшей эксплуатации оборудования или о необходимости его ремонта/списания.
4. Результаты осмотра и принятое комиссией решение оформляются актом дефектации по установленной организацией форме.
5. Составленный акт дефектации подписывается всеми членами комиссии.
6. Утвержденный руководителем акт дефектации передается в бухгалтерию для отражения в учете и принятия соответствующих мер.

Таким образом, акт дефектовки является официальным документом, фиксирующим состояние оборудования, выявленные дефекты и решение о дальнейших действиях по их устранению.

Правильное составление этого документа в соответствии с установленным в организации порядком имеет принципиальное значение для обоснования и подтверждения затрат на ремонт или списание оборудования.

Утверждение акта дефектации руководителем

После подготовки акта дефектовки и подписания его членами комиссии этот документ должен быть утвержден руководителем организации или иным уполномоченным лицом.

Утверждение акта означает согласие руководства с выводами комиссии о наличии дефектов в оборудовании, принятие к исполнению рекомендованных мер по их устранению:

• Руководитель рассматривает акт дефектации, анализирует обоснованность выводов комиссии.
• При необходимости запрашивает дополнительные разъяснения у председателя или членов комиссии.
• Согласовывает предложенные варианты решения проблем с дефектами в оборудовании.
• Подписывает акт дефектации в случае согласия с позицией комиссии или возвращает на доработку при наличии разногласий или замечаний.

Таким образом, утверждение акта дефектовки руководителем является обязательным условием для официального признания документа и принятия на его основе соответствующих управленческих и бухгалтерских решений по учету и ремонту/списанию оборудования.

Такую схему утверждения «акта дефектовки» целесообразно закрепить во внутренних нормативных документах организации, регламентирующих порядок проведения инвентаризации и проверки качества основных средств.

Меры по устранению выявленных дефектов оборудования

На основании утвержденного руководителем акта дефектации в организации должны быть приняты меры по устранению выявленных дефектов оборудования.

В зависимости от характера дефектов, технического состояния оборудования и рекомендаций, зафиксированных в акте, такими мерами могут быть:

• Проведение ремонта оборудования ‒ устранение дефектов силами ремонтных служб организации или с привлечением сторонней специализированной организации;
• Списание оборудования как непригодного к эксплуатации и невозможного к восстановлению.
• В отдельных случаях ‒ продолжение эксплуатации оборудования по решению руководства.

Контроль за своевременным осуществлением запланированных мероприятий по устранению выявленных дефектов оборудования должен быть возложен на определенное структурное подразделение или конкретного сотрудника организации.

Такой контроль необходим для недопущения необоснованных расходов из-за несвоевременного устранения неисправностей, а также для обеспечения безопасной эксплуатации оборудования и предупреждения его поломок.