Разнообразные виды документов в современном мире

Документы играют важную роль в нашей повседневной жизни. Они фиксируют различные факты, события, сделки, регулируют отношения между людьми и организациями. Существует множество разновидностей документов, выполняющих специфические функции. Давайте разберемся, какие бывают виды документов и их классификации.

Понятие документа и его функции

Документ – это материальный носитель, содержащий зафиксированную на нем информацию, предназначенную для ее передачи во времени и пространстве. К документам относятся тексты, фотографии, аудио- и видеозаписи, электронные файлы.

Основные признаки документа:

• наличие информации;
• материальный носитель;
• наличие реквизитов (автор, дата, заголовок и т.д.);
• предназначенность для передачи информации.

Документ выполняет следующие функции:

1. Информативная – хранение и передача информации;
2. Коммуникативная – обеспечение взаимодействия между людьми и организациями;
3. Социальная – решение различных вопросов общественной жизни;
4. Правовая – установление, подтверждение или передача прав.

Также существуют дополнительные функции документов, такие как управленческая, отчетная, справочная и другие.

Классификация документов

Существует множество способов классифицировать документы. Рассмотрим основные из них.

По логике документооборота

Виды документов по данному критерию:

• Внутренние – используются только внутри организации;
• Входящие – поступающие извне;
• Исходящие – отправляемые вне организации.

По назначению

По функциональной роли выделяют:

• Организационные – регламентируют структуру и основы деятельности (устав, положение о подразделении);
• Распорядительные – содержат указания к действию (приказ, постановление);
• Информационно-справочные – информируют или дают сведения по запросу (служебная записка, акт);
• Бухгалтерские – отражают финансовые операции (счет-фактура);
• Коммерческие – оформляют хозяйственные сделки (договор, контракт).

Виды документов и их классификация может осуществляться и по другим критериям:

• По способу доставки (почтовые, курьерские, электронные);
• По степени гласности (общедоступные, для служебного пользования, секретные);
• По месту составления (внутренние, внешние);
• По сфере применения (деловые, личные) и т.д.

Основные виды документов

Давайте подробнее разберем наиболее распространенные разновидности документов.

Организационные документы

К таким документам относятся:

• Устав – определяет структуру, цели, основы деятельности организации;
• Положение о структурном подразделении – регламентирует его функции и задачи;
• Штатное расписание – устанавливает структуру и численность персонала;
• Должностная инструкция – определяет обязанности, права и ответственность конкретной должности.

Такие документы лежат в основе деятельности любой организации.

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

• Приказ – издается руководителем для решения оперативных вопросов;
• Распоряжение – аналогично приказу, но по более узкому кругу вопросов;
• Решение – принимается коллегиальными органами по итогам обсуждения;
• Постановление – нормативный акт, принимаемый на государственном уровне.

Такие документы содержат указания к конкретным действиям для подчиненных.

Информационно-справочные документы

К ним относятся:

• Письмо – средство обмена информацией между организациями;
• Запрос – документ с целью получения информации;
• Заявление – просьба физического лица решить какой-либо вопрос;
• Акт – фиксирует установленные факты (например, ввода оборудования в эксплуатацию);
• Протокол – отражает ход и результаты совещаний, переговоров.

Такие документы информируют, дают справочные сведения или фиксируют факты.

Бухгалтерские документы

В бухгалтерском учете используются следующие основные документы:

• Счет-фактура – отражает отгрузку товаров или оказание услуг;
• Накладная – подтверждает перемещение грузов между организациями;
• Авансовый отчет – отражает расходование подотчетных средств;
• Бухгалтерская справка – предоставляет данные по запросу.

Такие документы являются первичной отчетностью, на основании которой ведется бухучет.

Договоры

Договорные документы устанавливают взаимные обязательства сторон. К ним относятся:

• Договор купли-продажи – на поставку товаров;
• Договор аренды – предоставление имущества во временное пользование;
• Договор подряда – на выполнение работ или оказание услуг;
• Агентский договор – представление интересов одной стороны другой стороной.

Заключение любого вида договора должно осуществляться в письменной форме.

Рассмотренные выше виды охватывают значительную часть документооборота в организациях. Конечно, это далеко не полный список, поскольку виды документов чрезвычайно разнообразны.

Юридическая сила документов

Юридическая сила документа – это свойство, которое придает ему значение официального, законного, неоспоримого доказательства каких-либо фактов или правоотношений.

Категории документов по юридической силе

По степени юридической значимости документы делятся на:

• Строго регламентированные – имеют утвержденную форму и реквизиты (например, бланк строгой отчетности);
• Регламентированные – имеют рекомендательную форму;
• Нерегламентированные – составляются в произвольной форме.

Условия придания юридической силы

Для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо:

• Соблюдение установленных реквизитов и формы (если такие требования предъявляются);
• Наличие необходимых подписей;
• Соответствие законодательству.

Также в некоторых случаях требуется:

• Регистрация документа;
• Нотариальное заверение;
• Экспертиза подлинности.

При соблюдении этих условий документ может выступать в качестве юридического доказательства и имеет исковую силу.

Электронный документооборот

В современном мире все большее распространение получает электронный документооборот (ЭДО) – работа с документами в электронном виде.

Преимущества электронных документов:

• Высокая скорость создания и обмена;
• Экономия на печати и бумаге;
• Удобный поиск и систематизация;
• Быстрый доступ для уполномоченных лиц;
• Экологичность.

Юридическая значимость

Электронные документы могут обладать такой же юридической силой, как и бумажные. Для этого используется электронная подпись и соблюдение других норм законодательства об электронном документообороте.

Форматы электронных документов

Наиболее распространенные форматы:

• PDF – удобен для просмотра и печати;
• Microsoft Office (Word, Excel);
• TIFF, JPEG – для изображений;
• XML, EDI – для структурированного обмена данными.

Переход на электронный документооборот позволяет компаниям оптимизировать свои бизнес-процессы.

Оптимизация работы с документами

Эффективная работа с документами является важным фактором оптимизации деятельности организаций. Давайте рассмотрим основные способы улучшения работы с документацией.

Анализ существующих процессов

Первым этапом должен стать аудит текущего документооборота: какие используются носители и форматы документов, маршруты их согласования и утверждения, места хранения.

На этой стадии важно выявить "узкие места", которые снижают эффективность работы с документами.

Рациональное размещение документов

Документы следует систематизировать и размещать таким образом, чтобы обеспечить:

• Быстрый поиск нужных документов;
• Удобный доступ для сотрудников;
• Сохранность информации;
• Конфиденциальность данных.

Автоматизация операций

Многие рутинные операции с документами (регистрация, контроль исполнения, выдача выписок) можно автоматизировать с помощью специальных информационных систем.

Использование шаблонов

Применение типовых шаблонов для часто используемых документов (договоров, заявлений, актов) ускоряет процесс подготовки.

Внедрение электронного документооборота

Переход к электронному документообороту помогает добиться максимальной эффективности работы с документами за счет высокой скорости доступа и обмена информацией.