Слишком долгие собрания и невыполненные дела: что такое задачи-"вампиры" и как они убивают креативность и продуктивность

В течение дня мы сталкиваемся с рядом задач как на работе, так и в личной жизни. Они могут затягиваться или повторяться и отнимать у нас время, которое мы могли бы потратить на более важные и эффективные вещи. Такие задачи можно назвать «вампирами». Вот какими они бывают, как они убивают креативность и продуктивность и как научиться их контролировать.

Что такое задачи-«вампиры»

Это очень точное и яркое название, потому что эти задачи отнимают у вас много времени, энергии, креативности и продуктивности. Возможно, вы не замечаете их в целом, потому что они происходят то здесь, то там. Это может показаться мелочью, но если вы соберете все эти задачи вместе, вы увидите, сколько времени они занимают.

Опрос, проведенный компьютерной компанией Britgtpearl, показал, что 40% работников перегружены большим количеством невыполненных задач. Он пришел к выводу, что до 21 часа в неделю на одного сотрудника теряется на неэффективной административной работе.

Три наиболее распространенных блока задач-«вампиров»:

• Слишком долгие встречи: после 45 минут разговора внимание теряется. И все же продолжаются бесконечные встречи, на которых часто не делается четких выводов.
• Административное управление: чтение электронных писем, многие из которых не адресованы непосредственно вам, и ответы на них, заполнение различных форм и другие бюрократические задачи, возникающие в результате плохого планирования или административного контроля.
• Невыполненные задания: эти задания никогда не заканчиваются, и мы проводим часть дня, перебирая все, что у нас есть на рассмотрении.

Каково их отрицательное влияние

Зачастую множество мелких задач, присутствующих в наших списках дел, приводят к наибольшему стрессу. Многие из нас испытывают тревогу и даже ужас, имея перед собой кучу непрочитанных писем или документов, которые необходимо подшить. Планирование и проведение длительных встреч, ответы на электронные письма отвлекают от важных проектов, вызывая у сотрудников чувство растерянности и даже подавленности.

Как следствие, это отрицательно сказывается на креативности и производительности, потому что в таком состоянии даже простую работу делать очень трудно. Как показывают исследования, такое положение вещей в особенности ухудшает работу женщин, которые теряют всякий энтузиазм и не проявляют инициативы.

Как оптимизировать проведение совещаний

Эта чрезмерная загруженность работой, разочарование в результатах и невозможность реализовать себя в том, что на самом деле является вашей карьерной целью, часто являются причинами выгорания. Хотя изменить всю динамику бизнеса сложно, все-таки здесь есть выход.

Вот некоторые идеи, помогающие сделать встречи максимально эффективными:

• Ограничить количество участников. Чем больше людей, тем менее продуктивными вы будете. Фраза «иди на всякий случай» бесполезна. Должны быть самые подходящие люди, которые могут внести наибольший вклад и больше всего заинтересовать сотрудников.
• Подготовиться к совещанию заранее. Четко определитесь с преследуемыми целями и выдвиньте повестку дня, чтобы все были готовы к ней.
• Стимулировать участие. Хорошо распланированная и активная встреча побуждает работников к концентрации и генерированию идей.
• Ограничить совещание получасом. Это время считается оптимальным, потому что внимание начинает снижаться уже после 25 минут.

Иногда, планируя совещание, можно прийти к выводу, что можно вполне обойтись без него. Если то, что должно быть сказано, можно резюмировать в электронном письме, не следует отрывать сотрудников от рабочего процесса. Они смогут ответить на электронное письмо в удобное для них время.

Другие способы повышения креативности и эффективности работников

Что касается накопления заданий, возможно, было бы неплохо подумать о найме внешнего консультанта, который поможет лучше организовать время и повысить эффективность. Эксперт по производительности Дэвид Аллен разработал 2-минутную технику. Она сводится к тому, что вы не откладываете все задачи, которые можете выполнить за 2 минуты, потому что так вы перегружаете свой мозг, что лишает вас творческих способностей и отнимает энергию.

С другой стороны, предлагается наблюдать за людьми, которые способствуют созданию задач-«вампиров» и которые присутствуют в каждой компании. Это сотрудники, которые усложняют другим профессиональную реализацию. Это ядовитые индивидуумы, которые настраивают вас против других работников или затевают с вами разговоры негативного толка. Они зря тратят ваше время и здоровье. От них по возможности нужно избавляться.

Кроме того, необходимо создавать для себя периоды в рабочем расписании, когда вы не отвечаете на звонки и электронные письма. Моменты полной концентрации, которые сделают вас более эффективными. Просто предупредите, что вы будете заняты и никого не сможете обслужить. Компании, внедрившие эти методы, смогли добиться лучших результатов.