Основным документом, инициирующим любую сделку, является оферта. Что это такое и как грамотно ее составить? Многим из нас знаком термин "коммерческое предложение". Мы получаем их, рассылаем, анализируем. Такое предложение - это и есть оферта. Что это такое с точки зрения документооборота? Насколько обязательным является такое предложение?
Как правило, такой документ составляется в ответ на конкретный запрос. Следовательно, срок оферты является ограниченным во времени, поскольку часто в ней указывается цена или товар, количество которого на складе лимитировано. Стоимость продукции зависит и от конкретной конфигурации, и от курса валют, актуального для данного периода. Кроме того, условия оферты включают также сроки поставки. Они влияют на конечную цену продукции. В деловом обиходе встречается и понятие "предварительная", или приблизительная оферта. Что это такое и как понимать этот термин? Предположим, предприятию необходимо перевести документацию (инструкции, аннотации, гарантии и прочее) на иностранный язык. Менеджеры, ответственные за импорт, обращаются в различные бюро переводов,
чтобы оценить стоимость услуг. Документом, который появится в результате, будет оферта. Что это такое в данном конкретном случае? В ответ на запрос бюро переводов вышлет коммерческое предложение с указанием сроков реализации, условий оплаты и полной стоимости. Если время не сильно поджимает, менеджеры имеют возможность оценить все поступившие предложения и выбрать максимально выгодное для компании.
Однако оферта - или коммерческое предложение - не является в полном смысле этого слова документом, имеющим юридическую силу. Лучше всего, если в самом тексте содержится параграф, указывающий на рекламный характер и сроки действия. Зачастую - особенно если речь идет о дорогостоящих проектах и оборудовании - клиент может раздумывать месяцами. За это время ситуация на рынке может измениться. К примеру, в результате корректировки курса валют или смены основных поставщиков. Следовательно, оферта имеет ограниченный срок действия. Крупные контракты подготавливаются неделями, а то и месяцами. Для того чтобы принять оптимальное для бизнеса решение, необходимо собрать сведения о поставщиках, конкурентах, партнерах.
В то же время каждый предприниматель должен быть знаком с правилами составления такого документа, как оферта. Что это такое и каковы основные принципы? В первую очередь, предложение может касаться как конкретного продукта, так и сотрудничества "в целом". В последнем случае окончательные оферты выставляются на отдельные партии товара или индивидуальные услуги. Оферта включает в себя обязательно: цену, сроки поставки/исполнения, возможные скидки, условия платежа. Как правило, такой документ составляется немного "навырост". В нем указываются цены с возможностью определенных скидок, сроки в зависимости от даты принятия предложения. Оферта не обязывает приобретать товар именно у данного поставщика. Тем не менее, если мы заинтересованы в продажах, мы должны так составить документ, чтобы получить конкурентные преимущества. Следовательно, условия предоставления скидок, специальных акций и ускоренной поставки должны учитывать конкретные возможности нашего потенциального клиента.
