Распространение информации, ее дальнейший сбор и переработка внутри современного общества происходит благодаря специальным ресурсам: человеческим, финансовым, техническим и другим. В определенный момент эти данные собираются в одном месте, структурируются по заранее определенным критериям, объединяются в удобные для использования специальные базы. Информационная система является инструментом, при помощи которого осуществляется обработка поступивших сведений. Основная функция ИС состоит в обеспечении актуальной информацией людей. Другими словами, она удовлетворяет потребность в сведениях в пределах заданной области предмета. Продуктом деятельности информационной системы являются массивы данных, структурированные базы, различные виды документов. Далее в статье подробнее разберем назначение, задачи и свойства этих структур.
Классификация
Информационные системы, в зависимости от используемого ими вида обработки поступивших данных, делятся на две группы. К первой относят структуры, работа которых осуществляется по сложным схемам. Эти системы способны самостоятельно обрабатывать информацию. К данной категории относят, например, автоматизированные программы. Во вторую группу включены информационно-справочные системы. Они не обладают сложными схемами обработки сведений. Информационно-справочная система – это структура, предоставляющая данные по специальному запросу. Она предназначена для быстрого поиска и подачи сведений в удобном формате.
Информационно-справочная система. Характеристика
Основными задачами данной структуры является сбор, обработка для дальнейшего хранения и предоставление сведений пользователям по соответствующим запросам. Вид и содержание предоставленной информации формируется под воздействием накопленных в справочных хранилищах данных. Процесс выдачи запрашиваемых сведений основан на ассоциативном поиске в базах (хранилищах) с последующей переработкой их в удобный для пользователя формат. Информационно-справочная система архивной отрасли позволяет накапливать и сохранять данные на протяжении длительных промежутков времени. Также возможен обмен сведениями с внешними источниками, абонентами. Можно привести следующие примеры информационно-справочных систем: городская справка, диспетчерская служба организации, отделы поиска данных в хранилищах и другие.
В рассматриваемой структуре присутствует несколько элементов. Основные составляющие, которые включает в себя информационно-справочная система, это:
- Общее хранилище.
- Специализированные устройства, преобразующие сведения в доступный абоненту формат.
- Каналы передачи информации.
- Специальный элемент ("мозг" структуры, процессор), обрабатывающий поток данных (группа людей или электронно-вычислительная машина).
Виды информационно-справочных систем
Всего существует два типа структур: фактографические и документальные. В первом случае к информационно-справочным системам относятся схемы, основывающиеся на предоставлении общей совокупности фактов: наименование процессов, название предметов, значение величин и другие. Документальный тип системы осуществляет подачу хранящихся в ней сведений в форме документов: законодательных актов, положений, сертификатов и так далее. Структуры фактографического типа отличаются друг от друга сложностью обработки данных. Самыми простыми видами таких систем являются те, которые основаны на принципе поиска искомых сведений в своем хранилище. Более сложные схемы используют в своей работе смысловую обработку имеющихся у них данных. Так, они способны, например, выбирать только нужные сведения (факт, абзац) из общего текста документа. Наибольшее практическое применение получила информационно-справочная система, основанная на сочетании двух типов: документально-фактографическая.
АИСС: описание
Степень автоматизации процессов обработки информации имеет значительное влияние на эффективность работы любой справочной системы. В связи с этим в последнее время повсеместно разрабатываются и внедряются автоматизированные программы поиска, сбора и структурирования данных. Они созданы на основе мощных электронно-вычислительных машин. Благодаря развитию использованию ЭВМ был существенно облегчен процесс обновления и хранения информации. Основными элементами большинства АИСС являются:
- Техническая составляющая. Это непосредственно сама ЭВМ, выступающая в роли мозга структуры, комплект сопутствующего оборудования, обеспечивающего ввод-вывод информации, устройства, позволяющие пользователю работать с базой, электронные накопители сведений (диски, магнитные ленты и другие).
- Хранилище сведений и математическое обеспечение. Автоматизированная информационно-справочная система и абоненты связаны при помощи стандартных устройств (телетайпов). Они, в свою очередь, соединены непосредственно с ЭВМ с помощью телефонных или телеграфных каналов. Особенную популярность у абонентов получили пульты со встроенными экранами. На мониторы выводится информация из справочной системы. Также пульты оборудованы специальной клавиатурой, посредством которой происходит управление и ввод необходимых данных.
Структура АИСС
Автоматизированная информационно-справочная система базируется на объединении нескольких хранилищ. В них присутствуют все необходимые данные для функционирования этой структуры. Информация структурирована определенным образом, с учетом всех требований по форме, типу и времени подачи после запроса пользователя. Уровень содержащихся сведений в системе, качество их обновления и структурирования напрямую зависит от характеристик хранилищ и их количества.
Математическое обеспечение АИСС
Существует набор специальных программ, позволяющих выполнять определенные алгоритмы преобразования информации и управлять всеми процессами, протекающими внутри системы. Данный вид обеспечения выполнен с помощью нескольких "формальных языков":
- внешнего мира, с помощью которого абонент формирует свой запрос к системе;
- информационного;
- программ и подпрограмм;
- программирования.
Производительность
На продуктивность любой справочной системы влияет:
- структурная организация процессов, основанная на последовательной обработке данных;
- оптимальное распределение ее ресурсов и режимов работы;
- четкость понимания команд пользователя.
Также повышение средней производительности АИСС достигается за счет внедрения новейшего программного обеспечения. Оно, в свою очередь, оказывает влияние на процессы вычисления и позволяет работать в режимах многозадачности.
Особенности АИСС
Работа современных информационно-справочных систем основана на определении приоритетов в обслуживании пользователей, выборе наиболее важных задач. При этом происходит процесс совмещения режимов поступления новых запросов и выдачи сведений в определенные программой временные отрезки. В случаях появления нестандартных параметров поиска информации, система также в состоянии, не используя дополнительные ресурсы, находить необходимые данные. Современная структура способна без потери времени и качества предоставляемых сведений одновременно обслуживать нескольких пользователей (точное их количество определяется техническим обеспечением).
