Информационно-справочные документы в бизнесе, внутри компании, между предприятиями, в отношениях с государственными органами оформляются и используются по праву или по обычаю, а предоставляемые индивидуально физическому или юридическому лицу могут иметь юридическое значение. Во всех случаях назначение документа всегда очевидно, однако структура и форма выражения содержания требует знаний.
Информационные потоки
Информацию несет все, что видимо и осязаемо человеком, но практическое значение имеет далеко не вся информация. Это утверждение верно, если рассматривать информацию в контексте отдела кадров, департамента управления или студии дизайна какой-либо компании.
У судебной системы свой поток информации и, помимо юридически значимых документов, там много есть документов по научной организации труда, кадровой работе, справок и справочной информации для граждан вообще (не находящихся в судебном процессе).
Потребительский рынок – масса информации о том, где, что купить и по какой цене, что и когда испортится, кто изготовил и из чего. Это не работа и не общественная жизнь гражданина, но справочных данных производится и потребляется достаточно.
Результат работы метеоролога – это тоже информационно-справочные документы, справки, сводки, отчеты... В них содержатся существенные данные, имеющие значение для огромного количества людей, машин и механизмов, стран и даже континентов. Информация здесь собирается очень сложными приборами и по веками отработанным методикам, а в последние годы – по сведениям от космических спутников посредством сложных математических расчетов.
Сводки погоды – это не справки бухгалтерии, но если в них содержится ложная информация – последствия могут быть катастрофическими. Гнев налоговой покажется трелью соловья на фоне территории, опустошенной ураганом, или потока авиалайнеров, лишенных возможности сесть и сохранить жизнь пассажирам.
В конце прошлого века компьютерное дело окончательно укрепило свои позиции, алгоритмы стали надежными и быстрыми, а представление данных приобрело систему и опытных специалистов, область ИТ (в целом) стала стабильно развиваться.
Сводки погоды – это нужно и интересно, но по обычаю и востребованности общепринято считать, что информационно-справочные документы – это все-таки информационные потоки документов в бизнесе и в отношениях с государством.
Электронный документооборот приобрел устойчивое стремление к воплощению в реальности, создано достаточно много систем, приобретен начальный опыт. Классификация и унификация сферы деловых бумаг приобрела четкие контуры.
Представление информации
В первом приближении, спустя долгие десятилетия развития информационных технологий, принято считать, что информацию можно представить только двумя осязаемыми формами, которые можно использовать в практической деятельности людей:
- письменная;
- электронная.
Последняя форма не так давно получила юридическое значение благодаря наработанным технологиям по электронной подписи и инструментам криптозащиты.
Во втором приближении можно не считать формами представления информации, например, дорожные знаки и разметку, указатели «стрелка» в помещении и документы государственной доктрины «Одно окно», по которой всякое государственное учреждение обязано вывешивать публично свои приказы, постановления, справочную информацию в области своей компетенции и пр. для граждан и лиц без гражданства, пользующихся услугами этого учреждения.
В третьем приближении информационно-справочные документы могут быть представлены в письменном или электронном виде.
Последний вариант, на самом деле, - это файлы и папки. По сути, всякий документ имеет авторство, причину появления, время создания и адресата. Самое важное в любом документе:
- его реально можно вспомнить;
- или интуитивно о нем догадаться;
- или найти в архиве;
- или обнаружить в памяти создателей, потребителей, изготовителей.
В отношении файлов и папок все обстоит иначе. Здесь «никогда ничего» найти нельзя. Файл – это не документ, а папка – это не полка документов. Даже если не рассматривать случай обмена файлами между пользователями, то на компьютере каждого пользователя всегда скапливается тонна файлов, расписанных по сотням папок, и найти в ней что-либо осмысленно невозможно даже спустя месяц-другой, а спустя год – вообще не реально.
Когда файл создается, автор знает, «зачем, почему, для какой цели». Именно это знание «зачем, почему, для какой цели» пропадает с течением времени.
По сути, человек всегда помнит, что и когда делал, как минимум, самое важное, но связь этого знания с именем файла и папки очень быстро исчезает.
Файлы, папки, блокчейны и зеркало Oracle
Очень странная, но удивительно устоявшаяся идея: документы – это файлы, которые размещены по папкам. Файлы могут быть картинками в растре или векторе, то есть жесткой структуры и содержания или масштабируемые по размеру. Файлы могут быть текстами, таблицами, базами данных и любой иной функциональностью, которую придает им разработчик программного обеспечения.
Дисбаланс представления информации привел к появлению идеи блокчейна (blockchain).
По данным "Википедии", появление идеи «выстроенной по определенным правилам цепочки данных» произошло около десяти лет назад. Гораздо раньше эта же идея была обозначена и реализована в концепции объектно-ориентированного программирования компании SCI более тридцати лет назад.
Объективное отражение письменных представлений информации ее электронным эквивалентом по праву принадлежит лидеру отрасли компании Oracle, оно отражает динамику информационных представлений с начала 80-х годов прошлого века.
Таким образом, с формальной точки зрения любые информационно-справочные документы могут быть представлены исключительно в письменном или электронном виде, но вариант представления документов более совершенный, чем файл, еще не создан.
Письменная копия документа в электронной форме – есть, по сути, все та же его письменная форма. Растровые и pdf форматы файла – это именно информационно-справочные документы организации. Векторные и текстовые (docx, xlsx, pptx и им подобные) файлы в большей части – это разработка документов. Как только документ согласован и начал работать, его просто печатают на бумаге или оформляют в pdf.
Характерная черта растра и pdf – такой файл нельзя (не принято) менять, он предоставляется для сведения, как есть. Адресат может с ним знакомиться, но изменить – нет.
Виды информационно-справочных документов
Документ от текста отличается особой структурой и формой подачи содержания. Документ состоит из реквизитов, пишется в определенном стиле и несет в себе информацию от автора адресату. Количество авторов и адресатов может быть различно, содержание и структура документа может меняться, но обычно это оформляется в формате «изменения и дополнения». То есть как отдельный документ, прилагаемый к основному.
Справка может быть выдана бухгалтерией индивидуально работнику, а докладная записка адресуется руководству компании по существу проблемы на производстве.
Считается, что информационно-справочная работа с документами – это область информирования, а не управления. Так это или не так, но в реальности иные отчетные документы текущего года могут привести к кардинальным переменам в сфере управления компании в следующем году.
Сложившаяся практика организации делопроизводства компании разделяет информационные потоки на:
- бухгалтерию;
- финансовые подразделения;
- маркетинг;
- собственно производство;
- управленческий сектор и пр.
Естественно, справка сектора управления и справка бухгалтерии отличается не только видом и содержанием, но и может быть классифицирована по совершенно различным применениям.
Докладные записки финансового отдела существенно отличны от подобных документов производственных подразделений.
Какие документы относятся к информационно-справочным, определяет компания. Из общей системы видов:
- записка (докладная, служебная, объяснительная);
- доклад, предложение, представление;
- заявление;
- все варианты переписки;
- протокол, акт, соглашение;
- справка;
- заключение, отзыв;
- сводка;
- список, тарифы, перечень;
- телеграммы и телефонограммы.
Каждая компания формирует свой собственный спектр наименований документов, которые принято использовать. Как правило, воля работников и руководителей не ограничивается в творческом аспекте, но основная канва определяется менталитетом и стратегией компании внутри и в отношениях с внешним миром.
Структура и содержание документа
Особенность современного делопроизводства: в последние десятилетия оно носит характер электронного, но бумажно-ориентированного стиля. Повсеместное применение pdf формата – лишнее тому подтверждение.
Создано множество систем электронного документооборота, которые используются, в чем-то заменяют pdf-файлы, то есть не дают возможности адресату что-либо менять, но полноценного решения еще нет.
Однако отмечается существенное достижение: в каждой компании есть четкое представление о том, как писать информационно-справочные документы, какие использовать реквизиты, какой применять шрифт, какие должны быть поля и как формулировать содержание.
Практически всегда и везде документ делает специалист, который владеет нужными знаниями и опытом. Кроме того, руководство издает распоряжения как по составу, так и по тому, что и как оформлять, где хранить, как публиковать и доставлять адресату.
Составление информационно-справочных документов – работа специалиста в области его компетенции. Обычно этот процесс контролируется системой электронного документооборота и приводит к формированию потока файлов по категориям, по видам, по адресам и другим критериям.
Общепринятые определения и реальность
Информационно-справочные документы (по интернет-источникам):
- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов;
- используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
- не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
Эти и другие определения формулируют основную функцию – информирование. В некоторых случаях эта функция имеет веское юридическое значение, и оно может быть использовано под гарантию подписи ответственного лица и печати организации, например, справка о заработной плате или распорядок рабочего времени.
Нарушение режима работы компании создаст негативные последствия для нарушителя, а справка в подтверждение доходов перед налоговой инспекцией спасет работника от санкций и снимет подозрения.
Нельзя рассматривать организационные, распорядительные и информационно-справочные документы вне внутренней взаимосвязи. Весь документооборот любой организации – это ее стратегия, ее лицо, ее собственное представление о стиле оформления бумаг и своем варианте классификации документации «по-полочкам» и сферам применения.
Классификация на практике, примеры автоматизации
Обычно классификация документов на практике отличается от общепринятой или научно-обоснованной. Например, бизнес не стремится разделить документы на:
- трафаретные;
- индивидуальные;
- типовые.
Однако классифицировать потоки информации по подразделениям и по назначению каждая компания считает обоснованным и необходимым. Для каждого вида документа заводится специальная кодировка, в собственном нормативном акте компания обозначает, как оформлять, каким шрифтом, с каким интервалом, какие указывать реквизиты и пр.
Прогрессивные и крупные компании, особенно когда системы управления сайтами стали нормой в управлении потоками информации, стали создавать локальные сервера, на которых не только публиковались примеры оформления документов, предлагались деревья категорий для различных сотрудников, но и предоставлялась возможность заполнять формы, в результате чего автоматически формировался нужный документ.
Автоматизация – это верная спутница документооборота. Появление компьютерной техники и информационных систем только расширило состав информационно-справочных документов, которые можно использовать.
Работа сотрудников и работников секторов управления стала доступна в аналитическом плане, что позволило компаниям не только расширять состав и содержание информационных потоков, но и вывести статистику и справку в формат автоматического результата.
Каждый день работы позволяет обновлять справочную информацию, которая оказывает реальное влияние на общий экономический эффект.
Бумажно-ориентированный стиль
Документ – это лист (несколько листов) формата А4. Обычай, привычка, местный нормативный акт, хотя в некоторых актах законодательства, особенно в ГОСТах упоминается не только формат листа, но и его структура.
Действительно, в подавляющем большинстве прогрессивных компаний электронный документооборот обретает реальную силу и использование веб-архитектур или специализированных программ становится обязательным для каждого работника.
Это упрощает публикацию, полная система информационно справочных документов становится элементарно доступной, оснащенной навигацией, диалогом интерактивной справкой. Печально то, что концептуальная позиция электронного документооборота по сей день несет в себе отпечаток бумажного документа.
Привычные листы, привычные записные книжки, размеченные блоки страниц еще как-то можно понять, но применение в качестве основы документов docx, xlsx, pdf или другого электронного формата понять никак нельзя.
Если оформление информационно-справочных документов выполняется в текстовом процессоре, электронной таблице или принтере pdf, сканируется ради наличия фактической оригинальной подписи и синей печати, а только затем файл уходит в работу в общий поток документов, попадает в информационную систему компании, – это не электронный стиль.
Это обычная автоматизация бумажного процесса. Быстрее, эффективнее, но это прошлый век.
Обычай и практика в электронном варианте
К информационно-справочным документам относятся документы сферы бизнеса и его отношения с государственными органами. В госсекторе также циркулируют документы. Жилищные службы, государственные предприятия и общественные организации также создают информацию в том или ином виде.
Общество привыкло к тому, что есть руководящие положения и информация справочного характера. Но обычно считается, что документ – это кирпичик из сферы деловой активности, не обязательно компании.
Законодательство не слишком внимательно к регулированию документооборота. Простой пример: ни одна норма не регламентирует ни программирование, ни базы данных. Есть только общие слова, общие соображения, но нет требований, нет предметной ответственности.
Например, факт отражения в УК Российской Федерации уголовных правонарушений в ИТ-области подразумевает:
- неправомерный доступ к компьютерной информации;
- создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ;
- нарушение правил эксплуатации средств хранения, обработки или передачи компьютерной информации и информационно-телекоммуникационных сетей.
Но эти позиции не охватывают все случаи, носят классический юридический смысл и не имеют никаких реальных оснований непосредственно от особенностей разработки программ и обработки данных.
Протокол как информационно-справочный документ – обычное явление на заседании общего собрания дольщиков по договорам долевого строительства. Ситуация была рассмотрена, разногласия между присутствующими урегулированы. Документ утвержден. Отсутствовавшие на заседании в большинстве случаев предпримут попытки что-либо изменить.
К информационно-справочным документам акты сдачи жилого помещения дольщику не относятся, но к их содержанию приложится множество данных из обычных протоколов, справок от застройщика, справок от кредитора, подтверждений доходов о заработной плате.
Сфера долевого строительства – хороший пример, когда электронная форма классического обычая в делопроизводстве (все строго и точно фиксировано) должна стать такой же незыблемой нормой права, как она стала с созданием Росреестра и нормативным обеспечением законности любого договора ДДУ только после его регистрации в Росреестре, обязательности регистрации земельных участков и других объектов собственности.
Успех организованного электронного бизнеса
Сам факт появления идеи blockchain (блокчейн) интересен. Она пришла слишком поздно, появилась совсем из другого мира, но именно она отражает дисбаланс, который возник между реальным обычаем обработки информации и его электронным файлово-папочным аналогом.
Файлы и папки имеют время создания, но назначение информационно-справочных документов зависит от времени их создания, связи с причинами их создания, адресатом и гарантией соблюдения последовательности действий.
Нельзя удалить файл (этого нет, но так должно быть). Создание документа – не удаляется, даже если бумажный документ уничтожен – факт в реальности останется. Справка, выданная работнику, может быть утеряна, может быть фальсифицирована, но факт ее наличия был, юридические последствия неизбежны.
В современном компьютерном мире информационно-справочные документы играют существенную роль. Даже когда их статус не несет в себе никаких юридических последствий, они информируют людей. Люди принимают решения.
Порядок в электронном потоке информации – реальность и необходимость для любого бизнеса, для любых социально-экономических и бытовых отношений.
