Как правильно составить график работы сотрудников в 2024 году
График работы - важный документ, который помогает эффективно планировать труд сотрудников. Правильное составление графика в 2024 году позволит избежать нарушений трудового законодательства и конфликтов в коллективе.
1. Зачем нужен график работы и кто его составляет
График работы необходим для рациональной организации рабочего времени сотрудников. Он позволяет четко определить продолжительность рабочего дня и время отдыха для каждого работника с учетом норм трудового законодательства.
Ответственность за составление графиков лежит на работодателе. Как правило, непосредственно графики разрабатывают руководители структурных подразделений организации, опираясь на потребности конкретных отделов и служб. Затем графики согласовываются с профсоюзной организацией (при ее наличии) и утверждаются приказом по предприятию.
2. Требования трудового законодательства при составлении графика
При разработке графиков работы необходимо учитывать нормы Трудового кодекса РФ о рабочем времени и времени отдыха:
- Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
- Для отдельных категорий работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ).
- Работникам предоставляются установленные перерывы в течение рабочего дня (смены) для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут (ст. 108 ТК РФ).
Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие (ст. 103 ТК РФ).
3. Этапы составления графика работы на предприятии
Процесс разработки графиков работы включает несколько этапов:
- Сбор данных о потребности в персонале по подразделениям.
- Расчет необходимой численности работников исходя из объемов работ.
- Распределение рабочих смен и выходных дней.
- Согласование графика с профсоюзной организацией.
- Утверждение графика приказом руководителя.
- Ознакомление сотрудников с утвержденным графиком.
Правильная организация этого процесса позволяет составить оптимальный график работы коллектива.
4. Какие бывают виды и режимы рабочего времени
Существуют разные режимы и графики работы персонала. Рассмотрим основные из них:
| Вид графика работы | Особенности |
| Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями | Стандартный режим для офисных сотрудников |
| Сменный график работы | Деление рабочего дня на смены при круглосуточном режиме работы |
| Вахтовый метод | Работа в течение нескольких недель с последующим длительным отдыхом |
5. Особенности составления графиков для различных сфер деятельности
При разработке графиков работы учитываются особенности конкретной сферы деятельности организации:
- На промышленных предприятиях часто применяются сменные графики, обеспечивающие непрерывный производственный цикл.
- В медучреждениях используется сменный график, позволяющий организовать круглосуточный прием пациентов.
- В торговле оптимальным является гибкий график работы персонала, учитывающий колебания потока покупателей.
6. Разработка оптимальной формы графика
Эффективная форма графика работы должна содержать всю необходимую для планирования информацию. Рассмотрим пример такого графика:
| ФИО сотрудника | Должность | 1 неделя | 2 неделя |
| Иванов И.И. | Менеджер | Пн-Пт 09:00-18:00 | Пн-Пт 09:00-18:00 |
В таком графике указан режим работы каждого сотрудника по неделям с учетом должности и особенностей подразделения.
7. Как внести изменения в утвержденный график работы
В утвержденный график работы могут вноситься изменения в следующих случаях:
- Изменение режима работы организации или отдельных подразделений;
- Временный перевод работника на другую должность или в другое подразделение;
- Замещение отсутствующего сотрудника и т.д.
Изменения в график вносятся приказом руководителя после согласования с работником и профсоюзным органом.
8. Ответственность за нарушение установленного графика работы
К нарушителям графика работы могут быть применены следующие меры:
- Дисциплинарные взыскания для работников (замечание, выговор) за прогул или опоздание;
- Штрафы для работодателей за нарушение ТК РФ при составлении графиков.
9. Автоматизация составления графиков с помощью специальных программ
Создание графиков работы можно автоматизировать с помощью специализированных онлайн-сервисов и приложений. Их преимущества:
- Быстрота формирования графиков;
- Учет рабочего времени сотрудников в автоматическом режиме;
- Автоматическое выявление нарушений и отклонений.
Популярные сервисы автоматизации: Planimum, Яндекс.Планировщик, Битрикс24 и др.
10. Рекомендации по оптимизации процесса составления графиков
Для оптимизации процесса планирования графиков работы рекомендуется:
- Заблаговременно собирать данные от руководителей подразделений;
- Использовать специальное ПО для расчетов;
- Составлять графики на квартал для большей гибкости.
11. Гибкие графики работы персонала
В последнее время получает распространение практика внедрения гибких графиков работы сотрудников. Этот режим подразумевает:
- Выбор удобного времени работы самими сотрудниками;
- Возможность дистанционной занятости;
- Отсутствие жестко закрепленного рабочего места.
Гибкие графики повышают лояльность и вовлеченность персонала, что положительно сказывается на эффективности труда.
12. Графики работы при совмещении профессий и должностей
При совмещении профессий или исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника следует корректировать графики работы персонала с учетом дополнительной нагрузки.
13. Оптимизация графиков работы с учетом специфики персонала
Для повышения эффективности график работы можно оптимизировать с учетом индивидуальных особенностей сотрудников:
- Утренние и вечерние хронотипы. Утренним людям лучше работать в первой половине дня.
- "Жаворонки" и "совы". Предоставить возможность "совам" начинать работу позже.
- Семейное положение. Предусмотреть гибкий график для родителей.
14. Влияние оптимальных графиков на вовлеченность и лояльность
Грамотно составленные графики работы повышают:
- Производительность труда за счет учета биоритмов человека;
- Лояльность персонала благодаря гибкости;
- Вовлеченность работников от возможности выбирать режим.
15. Использование искусственного интеллекта для оптимизации
Современные алгоритмы на основе искусственного интеллекта позволяют оптимизировать составление графиков работы. Их преимущества:
- Автоматический учет большого числа параметров;
- Минимизация влияния человеческого фактора;
- Высокая скорость пересчета вариантов.
16. Постоянное совершенствование процесса планирования
Для поддержания эффективности графиков работы необходим регулярный анализ и совершенствование этого процесса с учетом:
- Обратной связи от сотрудников;
- Изменений потребности в персонале;
- Внедрения новых технологий планирования.
17. Внедрение автоматизированных систем управления графиками работы
Для оптимизации процесса имеет смысл внедрить автоматизированную систему управления графиками работы. Ее возможности:
- Хранение данных о сотрудниках и их предпочтениях;
- Автоматический учет требований ТК РФ;
- Генерация оптимальных вариантов графиков;
- Выявление отклонений и контроль исполнения.
18. Обучение руководителей и кадровых работников
Для грамотного планирования графиков работы необходимо обучение специалистов компании:
- Руководителей подразделений по сбору и анализу потребностей;
- Кадровиков по применению инструментов оптимизации;
- Всех участников процесса работе в автоматизированной системе.
19. Мотивация персонала при переходе на гибкие графики
Гибкие графики работы требуют дополнительной мотивации персонала:
- Материальная мотивация в зависимости от результатов;
- Нематериальная мотивация;
- Тимбилдинг и создание командного духа при удаленной работе.
20. Регулярный аудит и актуализация графиков работы
Не реже, чем раз в год нужно проводить комплексный аудит системы планирования графиков с учетом всех нововведений в компании. По его итогам вносить изменения во все элементы этого процесса.