Как рассчитывать и как оплачивать выходные дни в командировке?

Часто дни командировки попадают на выходные или нерабочие. Подобные ситуации вызывают определенное недоумение. Как осуществляется расчет в таком случае? Нужно ли учитывать суточные? Нужно ли требовать явки работника в первый и последний дни? Ответы на эти вопросы читайте далее.

Документы

Оформление командировки в выходной день происходит по стандартной схеме:

1) приказом по предприятию;

2) записью в журнале учета работников с такими пометками:

- дата и номер удостоверения;

- данные приказа о направлении в командировку.

С 2015 года оформление удостоверения не обязательно. Дни нахождения в командировке в табеле обозначаются кодом "К" или "06". Если сотрудник в период отсутствия работал в выходной или праздничный день, то дополнительно проставляется "РВ" или «03» . По возвращении из командировки в течение 3 дней сотрудник должен составить авансовый отчет о потраченных суммах. К нему прикладываются документы, подтверждающие расходы (талон, квитанция БСО, чеки и т. д.). В случае потери билетов подтвердить информацию можно справкой от авиаперевозчика.

Какие суммы подлежат компенсации

1. Заработок (средний) за дни, попадающие на командировку.

2. Суточные в размере, установленном внутренними нормативами организации.

Как оплачивать выходные дни в командировке? В двойном размере. Или одинарном, но тогда сотрудник имеет право в любой другой рабочий день взять оплачиваемый отпуск.

Кроме того, работнику возмещаются такие расходы:

• проезд, в т. ч. такси;
• проживание (аренда квартиры);
• прочие расходы, понесенные по распоряжению директора: стоимость личного страхования, аренды авто, услуг залов в аэропортах (порядок и размеры таких компенсаций определяются внутренними нормативами предприятия).

Перед отъездом сотруднику оплачиваются выходные дни в командировке в сумме суточных, стоимости проезда, питания, проживания и прочих расходов. Эти деньги можно выдать наличными или перечислить на карточку работника. Часть сумм может быть оплачена с расчетного счета.

Период калькуляции

Компенсация выходных дней в командировке сотрудникам, которые трудятся больше года, будет рассчитываться исходя из 12 месяцев, предшествующих тому, в котором человек отсутствовал.

Пример

Менеджер N был в командировке с 7 июля 2014 г. Средняя зарплата за рабочие дни рассчитается исходя из начисленных выплат и отработанных часов с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 г.

Для лиц, которые проработали меньше года, расчет будет начинаться с момента пребывания на должности и заканчиваться последним днем календарного месяца, предшествующим началу командировки.

Пример

Сотрудница N была в командировке с 26 августа 2014 г. К обязанностям она приступила 17 декабря 2013 г. Командировка выпадает на выходные дни. Расчет суммы заработка будет рассчитываться исходя из начисленных и отработанных ею часов за период с 17.12.2013 г. по 31.07.2014 г.

Из расчетного года исключаются дни, когда:

• сотрудник находился в отпуске или командировке;
• получал пособие по больничному;
• был освобожден от работы с сохранением заработка.

Если весь расчетный период состоит из дней, которые подлежат исключению, то в расчет берутся предшествующие им 12 месяцев.

Пример

Бухгалтер вышла на работу 8 сентября после отпуска по беременности, в котором она находилась с 01.07.2011 по 16.11. 2011 г., и по уходу за ребенком (с 17.11. 2011 по 07.09. 2014 г.). С 21 октября 2014 сотрудница отправляется в командировку. В расчетном периоде (с октября 2013 по сентябрь 2014 г.) у нее не было выплат, поэтому для калькуляции использовать суммы заработка, полученного с июля 2010 г. по июнь 2011 г.

Для лиц, у которых и в прошлых периодах не было рабочих дней, расчетным будет являться 1-е число месяца, в котором начинается поездка, вплоть до дня отсутствия.

Пример

Менеджер работает в организации с 3 сентября. С 03 по 30 сентября он находился в командировке. С 24 октября планируется следующая поездка. Поскольку весь период состоит из не расчетных дней, то заработок нужно калькулировать исходя из зарплаты, полученной в октябре 2013 г.

Как оплачивать выходные дни в командировке

В расчет заработка включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты (зарплаты, надбавки и т. д.). Не участвуют в калькуляции социальные пособия, не связанные с трудовой деятельностью (компенсация расходов на питание, проезд, обучение и т. д.). Также исключаются суммы, выплаченные за период, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место (отпускные, больничные по уходу за ребенком-инвалидом, командировки и т. д.).

Как учитываются премии?

Ежемесячные вознаграждения включаются по одному за каждый показатель в текущем периоде.

Пример

Сотрудник отдела продаж направлен в командировку с 28.10.2014 г. Ежемесячно он получает три премии: одну за количество продаж и две за выручку в большом объеме. Период для расчетов: с октября 2013 по сентябрь 2014 г. При калькуляции можно использовать не более 12 выплат за количество продаж и столько же за объем продаж.

Квартальная, полугодовая и прочие премии включаются по одной за каждый показатель.

Пример

Юрист находился в командировке с 3 сентября. В расчетном периоде ему была начислена премия за завершение процесса, который длился три года, в сумме 60 тыс. руб. В расчет включается только 20 тыс. руб. (60 руб. / 36 мес. х 12 мес.).

Премия по итогам работы и за стаж учитывается полностью, вне зависимости от того, в каком периоде она была начислена.

Пример

Системный администратор отсутствовал с 19 февраля. В феврале ему начислена премия за хорошую работу за прошлый год. Хотя в расчетный период (февраль 2014 - январь 2015 г.) эта цифра не входит, при расчете заработка ее все равно надо включить.

Учет повышений

Если увеличивается зарплата всем сотрудникам структурного подразделения, в котором трудится работник, у которого началась командировка, работа в выходные дни оплачивается по заработку с учетом индексации оклада, доплат к нему, установленных в фиксированном размере.

Не индексируются повышения, которые установлены:

• в определенном диапазоне (от 10 до 40 %);
• в абсолютном значении (10, 20 тыс руб и т.д.);
• не относящиеся к окладам (например, за объем продаж в текущем месяце).

Порядок индексации

Выплаты индексируются по коэффициенту, который рассчитывается по такой формуле:

Кп = Новый размер оклада / Тариф до повышения.

Если вместе с увеличением ставок изменилась система оплаты, то формула будет иметь такой вид:

Кп = (Новый размер оклада + Новый размер доплат) / (Тариф до повышения + Сумма доплат до повышения).

Особенности среднего заработка

Общая формула расчета оплаты труда имеет такой вид:

Сзп = Учитываемые выплаты / Количество отработанных дней в периоде х Количество дней поездки.

При калькуляции принимается во внимание:

• количество дней, учтенных по табелю рабочего времени;
• суммы, начисленные сотруднику в текущем периоде;
• период времени, затраченный на поездку.

Пример

Менеджер направлен в командировку с шестого по тринадцатое февраля 2015 г. В учетном периоде (один календарный год) он отработал 223 дня, за которые получил 245 тыс. руб.

Сзп = 245 000 / 223 х 6 = 6591,93 руб.

Бывают случаи, когда до периода отсутствия у сотрудника не было выплат. Как оплачивать выходные дни в командировке в такой ситуации?

Сзп = Оклад / Количество дней в месяце х Срок отсутствия на работе.

Пример

Сотрудник принят менеджером с окладом 23 тыс. руб. 6 февраля 2015 г. тогда же он был направлен в поездку, которая длилась 6 дней. Предприятие функционировало в феврале всего 19 дней.

Сзп = 23 000 / 19 х 6 = 7263,16 руб.

Суммы, начисленные в будние и выходные дни за командировки военнослужащим:

• облагаются НДФЛ и взносами;
• учитываются в БУ и НУ в расходах на оплату труда.

В справке 2-НДФЛ такие суммы указываются с кодом 2000.

Нюансы

Если период деловой поездки попадает на праздничный день, то сотруднику компенсируется только сумма суточных. Командировка в выходной день РБ оплачивается, только если:

• сотрудник работал;
• в этот день находился в пути.

Размер компенсации утверждается внутренними нормативами предприятия.

Учет суточных

Эти суммы выплачиваются за каждый день отсутствия. В свою очередь, период рассчитываются по такому принципу:

1) на основании служебной записки, к которой прикладывается путевой лист, квитанции и кассовые чеки – если сотрудник добирался до места встречи на личном или служебном транспортном средстве;

2) на основании проездных документов – в других случаях.

Размер выплаты для командировок по стране устанавливается внутренними правилами организации. Для заграничных поездок рассчитываются дополнительно:

• день выезда - по повышенным нормам, которые разработаны для иностранных командировок;
• день въезда - по правилам внутренних командировок.

Эти даты фиксируются отметкой в паспорте о пересечении границы или по данным из проездных документов. Если происходит одновременная командировка внутри страны и заграницу, то при расчетах компенсации за период времени, проведенный в России, суточные не выплачиваются, а за ее пределами - начисляются в размере 50 % от нормы.

Вывод

Довольно часто период нахождения в деловой поездке припадает на выходной, праздничный день. Правила компенсации сумм в таких случаях регулируются внутренними нормативами организации, но по законодательным ограничениям. Оформляется поездка стандартными документами: приказом руководителя, удостоверением, авансовым отчетом. Как оплачивать выходные дни в командировке? Компенсируются только суточные. Но если имеются проездные документы, подтверждающие, что в такие дни человек находился в пути или работал, то дополнительно компенсируется сумма среднего заработка за предыдущий календарный год.