Что такое картотека: определение и виды

В каждой организации ведется контроль и учет документации. Она должна быть помещена в определенный отдел. Картотека необходима в банке, библиотеке и многих других учреждениях. Ею пользуются для выяснения каких-либо данных или по запросу клиентов. Что такое картотека? Это отдел учреждения, в котором расположена важная информация.

Документы картотеки находятся в специальном помещении. Они есть в больницах, библиотеках, банках, и прочих учреждениях. Систематичное размещение документов позволяет содержать их в полном порядке и под контролем.

Понятие

Картотекой называется учет документов, расположенных по алфавиту. Также может быть распределение по срокам, темам. Благодаря тому, что все находится в одном отделе предприятия, найти любую информацию не составит труда.

Что такое картотека в библиотеке? Это каталоги, позволяющие быстро найти интересующие книги, ведь все читатели приходят за получением конкретной информации. Без них было бы сложно сориентироваться в любой библиотеке.

Функции

Система каталогов, в том числе библиотечная карточка, выполняет следующие функции:

• комплектование, учет, сохранность документации, обеспечение информационной, методической и исследовательской работы;
• учетно-регистрационную;
• информационно-поисковую;
• образовательную.

В зависимости от типа учреждения картотека выполняет и другие функции. Она есть в делопроизводстве на каждом учреждении.

Банковская отрасль

Что такое картотека в банке? Этот термин предполагает учет платежных документов, которые не выполнил банк. Их учреждение держит под контролем. Картотека может быть разных видов, в зависимости от причин неоплаченных обязательств.

Это могут быть распоряжения, не выполненные из-за нехватки средств. Тогда сотрудник выполняет регистрацию документа в электронном и бумажном виде. Такой платеж будет на внебалансовом счету. Владельцу счета сообщают, что документ поставлен в очередь. После поступления средства зачисляются на нужный счет. В картотеке хранятся документы, для которых нужно согласие на выполнение платежной операции, а также те, которые ожидают своей очереди.

Наличие картотеки свидетельствует о том, что компания имеет нестабильное финансовое положение. Если ее нет у владельца счета, то банком предлагается кредитная линия или доп. финансирование.

Очередностью называется порядок выполнения платежных поручений. Она утверждается законодательством. Документы не проводятся раньше очереди. Если счет имеет необходимую сумму, то все проходит по дате. При отсутствии необходимых средств устанавливается следующая очередь:

• выполнение поручений по компенсации ущерба;
• выплата зарплат, больничных, отпусков;
• налоговые платежи;
• отправка денег в фонды;
• другие требования.

Игровая сфера

Что такое картотека в игровой отрасли? Это учебные материалы с интересными и развивающими занятиями для детей. Картотека игр включает необходимую информацию по выполнению мероприятий, а также список нужного инвентаря. Там обозначен возраст детей и необходимость помощи взрослого.

Картотека игр есть в детских садах и других образовательных учреждениях. Благодаря ее наличию получится быстро найти нужную информацию по проведению веселого мероприятия для детей. Все игры располагаются по алфавиту.

Библиотека

Картотека литературы занимает важное место в образовательном учреждении. Сведения о ней читатели получают благодаря:

• наглядной информации;
• мероприятиям, беседам, экскурсиям;
• дням библиографии;
• изданию пособий;
• использованию форм и методов библиотечной деятельности.

Управляется система каталогов и карточек в библиотеке с помощью планомерности, координации, контроля. Работа сотрудников в этой области заключается в составлении планов, разработке документации, контроле за выполненными мероприятиями. Каждая библиотечная карточка подлежит ведению и редактированию, за что отвечают работники по должностной инструкции.

Типы каталогов

Картотека включает множество каталогов, которые могут отличаться назначением, охватом фонда, методом группировки, технологией создания и использования.

Если рассматривать назначение, то каталоги бывают читательскими и служебными. В них находится, например, интересная для читателей информация. По охвату фондов каталоги могут включать полезные сведения об учреждениях, а также о конкретных подразделениях библиотеки.

По методу группировки карточки бывают:

• алфавитные;
• систематические.

Первая представлена в виде каталога, где данные прописаны в алфавитном порядке. Чтобы быстро найти нужную книгу, необходимо отыскать фамилию автора или название произведения. Пользоваться таким каталогом очень удобно.

Систематическим называется каталог, в котором сведения находятся по отраслям знаний. Для этого используются принципы библиотечно-библиографической классификации, в которой прописаны правила группирования информации. Если учитывать тип создания и использования, картотеки бывают традиционными и электронными.

Правила хранения документов

Архив ведет специальный сотрудник, работающий на основе должностной инструкции. Работник обеспечивает прием, учет и хранение документации. Он выполняет информационно-справочную деятельность, а также организационно-методическую.

На каждом предприятии архив расположен в отдельном помещении. Только в виде исключения применяются стеллажи, шкафы, сейфы, выполняющие функцию сохранности документации. Определен срок их хранения – 3 года, но он может быть и уменьшен.

После истечения этого периода определяется, будет ли использоваться документ, или он помещается в архив навсегда. Также есть вариант уничтожения. Что именно нужно выполнить, решается на основе экспертной комиссии.

Особенности картотеки в больницах

Карточки для картотеки включают необходимую информацию о пациентах. Там можно найти сведения о состоянии здоровья, истории болезни, назначаемых препаратах. Документ позволяет передавать данные от одного врача другому.

Карточки хранят на специальных стеллажах, где все располагается в алфавитном порядке. Мебель для документации может быть заказана под определенные размеры. Стеллажи имеют глубину 18-25 см, а ширину – 1000 мм. Многие компании занимаются изготовлением мебели под заказ на основе предпочтений заказчика.

Для архивного отдела есть мобильная рельсовая мебель. Она поможет компактно поместить необходимые материалы на небольших площадях. В зале регистратуры могут быть стационарные стеллажи или комбинированная мебель. Правильно размещенная документация позволит быстро найти нужную карточку.