Как должна вестись регистрация документов на предприятии?

Что же такое регистрация документов и для чего она нужна организации? Давайте отвечать на этот вопрос по порядку: сначала — "что", а потом уже — "для чего".

Итак, упомянутый процесс представляет собой фиксацию факта поступления или же создания какого-либо документа.

В ходе его происходит проставление особого индекса непосредственно на созданной или поступившей в организацию бумаге. Но это только половина процедуры. Вторая ее часть — внесение соответствующих сведений о "новичке" в специальную регистрационную форму. Индекс обычно состоит из нескольких частей. Во-первых, это порядковый номер. Он может дополняться индексами исполнителей, номенклатуры дел, классификатором получателей и так далее. Располагаться составные части могут в разной последовательности. Первым, к примеру, может идти номер, затем — номенклатурный индекс, а используемый классификатор может указываться в самом конце. Но возможна и обратная последовательность. Кстати говоря, присвоением особых номеров, содержащих также и буквенные сочетания, характеризуется и регистрация учредительных документов.

Нужно сказать, что на предприятии или же фирме должна осуществляться глобальная регистрация документов. То есть фиксироваться должны все без исключения деловые бумаги, как входящие, так и исходящие.

Далее следует отметить, что регистрация документов организации должна соответствовать следующим требованиям:

• Однократность — любая поступившая или созданная документация фиксируется только один раз. Если мы говорим о внутренних распоряжениях, то из отдела в отдел они путешествуют с присвоенным в самом начале номером (индексом). Данное правило одинаково справедливо и для служебной переписки и для распоряжений сурового начальства.
• Своевременность — здесь имеется в виду, что регистрация бумаг, поступивших извне, выполняется в день поступления. Если говорить о внутренних приказах, инструкциях или распоряжениях, то они могут фиксироваться по факту подписания ответственными работниками (максимум — на следующий день).
• Разделение — для каждой разновидности деловых бумаг имеется персональная фиксация (входящие, исходящие, приказы, служебные записки, протоколы собрания, распоряжения и так далее).
• Единообразие — учет всегда осуществляется согласно одних и тех же правил. При этом форма регистрации не имеет значения.
• Полнота отражения сути — при внесении данных в регистрационную форму требуется отобразить в ней максимум информации. Особенно в плане содержания той или иной документации.

Кроме того, фиксация всех бумаг на предприятии должна вестись в пределах одного года (календарного).

А теперь пришло время ответить на вопрос: "для чего?" Применяемая в организациях регистрация документов позволяет решать самые различные задачи. Рассмотрим наиболее яркий пример. Если в конце календарного года взять и проанализировать порядковые номера, то можно отследить рост документопотока. Эта информация может стать причиной законных требований секретаря повысить ему заработную плату (как вариант — увеличить количество сотрудников секретариата).