Заполнение карточки Т2 (образец). Личная карточка работника

Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности - все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника. Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2?

Основные требования и особенности заполнения

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Заполнение карточки Т2, образец которой представлен в статье, выполняется в соответствии с обязательными требованиями, закрепленными законодательно:

•Вся информация вносится в установленные разделы, разборчиво и без сокращений.

•Допускаются сокращения при указании места жительства или сведений об образовании, но в общепринятой форме, не искажающей значение сведений.

•Заполненная форма Т2 должна содержать коды, соответствующие общероссийским классификаторам: ОКИН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерное обозначение должно быть внесено в специальную таблицу в правой части строки. Все кодовые обозначения находятся в свободном доступе в печатных справочниках, а также на сайте «Общероссийские классификаторы».

•При ошибочном заполнении кода классификации форма Т2 считается недействительной, в этом случае требуется завести новую личную карточку. Зачеркивания, исправления в кодировочной таблице не допускаются.

•Изменения в трудовой деятельности или личных данных сотрудника должны своевременно отражаться в Т2. Все внесенные в личную карточку изменения заверяются подписью специалиста отдела кадров.

•Информация вносится в Т2 на основании подтверждающих документов, предоставленных сотрудником.

•Слова и фразы «нет», «не был(а)», «не имеется», а также прочерки в бланк Т2 не вносятся – такие строки оставляют пустыми.

Основания внесения сведений о работниках

Личная карточка Т2 должна быть заполнена на основании следующих документов:

•трудовой договор с работником;

•приказы по организации: о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении;

•паспорт (иной заменяющий его документ) работника;

•СНИЛС;

• документы, подтверждающие полученное образование, прохождение курсов, аттестационные листы и прочее;

•свидетельство ИНН;

•военный билет.

Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.

Как заполнить заголовок?

Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:

•дата заполнения Т2 (арабскими цифрами);

•табельный номер, присвоенный работнику при трудоустройстве;

•ИНН (на основании свидетельства ФНС);

•СНИЛС сотрудника;

•в столбце «алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника;

•характер работы, в соответствии с условиями в трудовом договоре: временная, постоянная;

•вид работы: может быть либо «основная», либо для внешних или внутренних совместителей – «по совместительству»;

•пол указывается буквами «Ж» или «М».

После оформления заголовка документа можно переходить к прочим разделам, включающим в себя первичное заполнение карточки T2. Образец внесения сведений в заголовок:

Общие сведения о работнике

Заполнение данного раздела начинается с указания в таблице «Трудовой договор» номера и даты трудового договора, заключенного с работником. Далее заполнение карточки Т2, образец которой представлен ниже, проводится в следующем порядке:

1. В строке «1» полностью указывается фамилия, а также имя и отчество работника.

2. В строке «2» в текстовом виде указывается дата рождения. Пример: «20 апреля 1981 г.». В таблице эта же дата кодируется арабскими цифрами: «20.04.81».

3. Строка «3» должна содержать информацию о месте рождения. Здесь важно руководствоваться следующими требованиями:

- При указании населенного пункта словами «город», «поселок», «область», «деревня», «район», «край» допускаются общепринятые сокращения: «обл.», «кр.» и так далее. Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.

- Общее количество знаков в строке «3» не должно быть больше 100 символов.

- Кодировочная таблица заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором территориальных образований (с 2014 года – новое название код ОКТМО).

4. Строка «4» предназначена для внесения сведений о гражданстве работника на основании паспорта. Вся последующая информация данного раздела вносится в строгом соответствии с кодом ОКИН. Внести сведения следует следующим образом:

• гражданин Российской Федерации (в таблицу кодировки вносится обозначение «1»);

• код «2» указывается при наличии у работника двойного гражданства, одно из которых гражданство РФ; запись об этом выглядит так: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства»;

• для работников, являющихся гражданами другого государства, в таблице кодировки указывается код «3», в строку «4» вносится запись: «Иностранный гражданин»;

• в случае, если работник, является апатридом, в строку вносится «Лицо без гражданства», в кодировочную таблицу - «4»;

5. В строке «5» указывается знание работником иностранного языка и уровень владения языком. Кодировка ОКИН предполагает три категории, характеризующие уровень владения письмом и разговорной речью на иностранном языке:

• код «1» - переводит и читает со словарем;

• код «2» - читает и может объясняться;

• код «3» - свободно владеет.

Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка – уровень владения – кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий – Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.

6. Шестая строка раздела «I» заполняется исключительно на основании документов об образовании, предоставленных работником. Пример текстового обозначения и соответствующие коды ОКИН представлены в данной таблице:

Пример: «6. Образование среднее профессиональное – код ОКИН: 11»

Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом. В таблицу вносится код профессии по ОКСО. Если работником предоставлено два документа об образовании, например, среднем профессиональном и высшем или первом и втором высшем, в Т2 вносятся сведения обо всех имеющихся документах. Аналогичным образом в разделы IV – VI вносится информация о переподготовке, аттестации, повышении квалификации, полученной работником после трудоустройства.

Информацию о неоконченном образовании также следует внести в Т2, указав при этом вид имеющегося образования. Например, для работника, проходящего обучение на момент трудоустройства, следует внести сведения об образовании, которое имелось до поступления в настоящее учебное заведение; на основании справки из учебного заведения указать, что работник обучается в настоящее время, наименование учебного заведения и курс обучения. Похожим образом вносятся сведения, если работник проходил обучение, но не закончил учебу, а отчислился (или был отчислен):

• при пройденном обучении менее трех курсов следует указать только образование, которое имелось у сотрудника до поступления;

• информация о пройденном обучении, при условии окончания трех и более курсов учебного заведения, вносится в Т2 на основании диплома (справки) о неполном высшем образовании; при этом указывается обозначение «Неполное высшее» и курс, с которого сотрудник был отчислен;

7. В строках «7» указывается полное наименование основной и, если имеется, дополнительной должности (профессии) работника, которую он занимает в организации согласно приказу о приеме на работу и штатному расписанию. Сокращения или искажения наименования не допускаются. В кодировочной таблице раздела указывается код должности по ОКПДТР.

Стаж работы

Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Сведения о родственниках работника: кого необходимо указать?

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Сведения о родственниках, непосредственно проживающих с сотрудником, с указанием степени их родства, также следует внести в такой документ как личная карточка работника. Образец заполнения Т2 выглядит следующим образом:

Воинский учет

Информация о пригодности к несению военной службы заполняется на основании предоставленного военного билета, с указанием звания и категории запаса, отмеченных в документе. Информация для пунктов 3-4 содержится на странице 3 военного билета. Для сотрудника, ещё не служившего, но не имеющего ограничений для службы, строки оставляются незаполненными, с внесением в строку 2 отметки «подлежит призыву».

Степень годности к прохождению службы указывается на основании приписного свидетельства буквенным обозначением:

• Годен – А. Данная категория проставляется также в том случае, если указание категории в документах отсутствует.

• Годен с ограничениями - Б.

• Ограниченно годен – В.

• Временно не годен – Г.

Строка 8 раздела предназначена для отметок «Снят с воинского учета» с указанием причины, например, по возрасту или состоянию здоровья.

Страница 3, раздел III

В данном разделе указывается исключительно информация о переводе сотрудника в другое структурное подразделение в рамках одной организации (включая перевод в другую местность) или об изменении должностных функций. Вся информация вносится на основании приказов по организации с указанием реквизита приказа (дата, номер).

Важно помнить! Указывать сведения об изменении ставки или оклада, проведенных без изменения должности работника, в данном разделе не следует.

Со всеми записями, сделанными в данном разделе, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска и дни отдыха работника

Данный раздел заполняется по мере предоставления сотруднику отпусков в соответствии с трудовым законодательством и внутренним регламентом. В таблицу раздела необходимо внести реквизиты приказа об отпуске, вид отпуска, количество календарных дней. Для ежегодного отпуска следует также указать период, за который даются отпускные дни, в столбцах № 2, 3 таблицы VIII (личная карточка работника). Образец заполнения выглядит следующим образом:

Раздел X: какую информацию можно указать?

«Дополнительная информация» - раздел, предусмотренный для сведений, которые могут иметь отношение к трудовой деятельности, но не указываются в иных разделах бланка Т2. К такой информации можно отнести, например, наличие у работника водительского стажа и удостоверения водителя определенной категории, ограничения по здоровью (в соответствии с медицинским заключением) и прочее.

Как правильно внести информацию об увольнении

Последний раздел заполняется в последний день работы сотрудника. Следует указать реквизиты приказа, причину увольнения сотрудника и заверить сделанную запись подписью кадрового работника. С записями раздела XI сотрудник также должен быть ознакомлен под подпись.