Обзор сервиса Trello: как пользоваться, особенности и интересные факты

Если вы решили начать свой бизнес и даже успели завести свой штат, то вы столкнетесь с тем, что нужно будет упорядочивать работу. Так вот, для этого вам придется узнать, как пользоваться Trello. Эта программа может стать незаменимым помощником, который облегчит управление проектами и сделать работу легче, проще и веселее.

История

Впервые софт появился в 2011 году. Он был выпущен 13 сентября как бесплатное веб-приложение. Над ним работала компания Fog Creek Software.

Если в общей сложности, то программа помогает управлять проектами по определенной парадигме, которая называется канбан. Этот метод стал популярен благодаря компании Toyota, которая использовала его в качестве управленческой модели поставок.

Сейчас софт предлагает частичное бесплатное пользование с имеющимися платными дополнениями. В этом году приложение было куплено австралийской компанией Atlassian за полмиллиарда долларов.

Японская философия Toyota

Прежде чем понять, как пользоваться Trello, нужно разобраться с тем, что же значит парадигма канбан. С японского языка это слово переводится как «рекламный щит». Поэтому веб-приложение выполнено, как вывеска.

Канбан является системой организации бизнеса, которая помогает реализовывать принцип «точно в срок». Последнее понятие – это распространенная логистическая концепция.

Сам термин появился очень давно. Он связан с описанием действий, когда мастера участков указывали на листках перечень выполненных заданий и вывешивали такие списки рядом. Сама система была реализована компанией Toyota. Тогда еще никто не знал, что такое Trello, и как им пользоваться.

Уже к 60-м годам компания решила экспериментировать с такой системой, а через несколько лет перевела все производство на этот метод.

Суть этой парадигмы в том, что производитель создал годовой план по производству и продаже автомобилей, и на его основе начал формировать месячные под планы и среднесуточные. Каждый из них базировался на уже имеющемся покупательском спросе.

Суточные графики работали только на самый главный конвейер, а для остальных подразделов достаточно было ориентировочного месячного плана. Компания была уверена, что подобный способ ведения бизнеса «точно в срок» мог указать на дефекты, которые выявлялись за счет ежедневного контроля.

Программа

Итак, перед нами очень популярная система управления проектами - Trello. Как пользоваться этой программой, знают не все. Об этом мы поговорим дальше.

Софт пользуется популярностью у небольших компаний и организаций, которые только начинают свою деятельность. Он поможет организовать эффективную работу по примеру японской философии канбан.

Популярность свою приложение получило давно, поскольку работает с 2011 года. Большинство пользователей для себя выделили несколько положительных качеств, которые до сих пор привлекают новых поклонников к этому софту:

• простота интерфейса;
• возможность бесплатного пользования;
• удобная работа;
• взаимодействие с разными сервисами.

Дальше рассмотрим каждую из этих особенностей.

Все гениальное – просто

Как пользоваться Trello не сразу понятно. Но благодаря простому интерфейсу разобраться в этом очень просто. Под этим достоинством скрывается еще большее количество преимуществ. К примеру, вы можете просто внедрить этот сервис в вашу работу, при этом ваш персонал сможет быстро и без проблем обучиться ему.

Простоту можно заметить и глядя на подобные приложения. К примеру, все мы знаем «Битрикс24», но назвать его простым сервисом очень сложно. А вот то же самое сказать о «Трелло» легко.

Весь интерфейс базируется на канбан-досках. Все это выглядит так, если бы у вас в офисе стояла безграничная белая доска со стикерами. Подобный инструмент полезен для распределения задач по некоторым типам. Как правило, большинство из них классифицируются как:

• запланированные;
• текущие;
• выполненные.

Физические доски реально модернизировать, но все равно они не дают полной свободы. К тому же, чтобы оформлять подобную доску нужно обладать крутым воображением, а оно есть не у всех.

Структура виртуальной площадки более гибкая. Она также состоит из досок, которые имеют несколько столбиков со списками (карточками). Когда вы на чьем-то примере познакомитесь с «Трелло», как пользоваться программой поймете сразу.

Конечно, даже на виртуальной площадке вам понадобится воображение, чтобы удобно расставить задачи, статусы и комментарии.

К примеру, если у вас новостной сайт, вы можете создавать несколько досок, которые посвящены разным задачам. Одна предназначена для журналистов, вторая для редакторов, третья для фотографов, еще для дизайнеров, оптимизаторов и т.д.

Бесплатный

Еще одним преимуществом мы указали доступность. Она в нашем случае не условная, а полноценная. Приложение работает по freemium-модели для эффективного управления задачами. Trello всегда работает бесплатно, без пробных периодов.

Но функционал у сервиса немного ограничен: меньше интеграций, объем загружаемых документов, отсутствие кастомных обоев. Для большинства небольших стартапов, версия «Бизнес» окажется абсолютно бесполезной и лишней тратой денег.

Чтобы вместиться в бесплатную версию, достаточно не загружать файлы превышающие размер 10 Мб. Можно использовать для хранения фото облако, а в досках оставлять только ссылки.

Удобство

Доступность дополнена и тем, что вполне реально использовать программу на разных устройствах: смартфонах и планшетах. Причем удобство редактирования обеспечено абсолютно на любом аппарате.

Если грамотно разработать структуру, то более 50-ти человек смогут комфортно взаимодействовать через этот сервис, без какого-либо руководства по продуктивной работе в Trello. Все будет зависеть только от руководителя и его целей.

Программа помогает быстро оценить масштабы продвижения и успех процесса. Причем, все это происходит в режиме реального времени. Сейчас большое количество СМИ и небольших редакций пользуются этим приложений. Важно только на первом этапе качественно подумать над принципом оформления.

Использование

Как пользоваться trello.com в русской версии вопросов не возникнет. Тем не менее, кратко все-таки стоит дать некоторые рекомендации и объяснить принцип работы сервиса. Поскольку перед нами метод канбан, то все наши задачи должны быть выполнены точно в срок.

Чтобы это сделать, заполняем карточки с заданиями, вывешиваем на доску в определенный столбик. По мере выполнения задач, списки перемещаются.

Сервис условно можно поделить на три части: доска, список и карточка. Как вы уже поняли, доска – это рабочая поверхность, она поделена на столбики, которые реализованы списками, а в каждом списке есть карточки.

Карточка – это рабочий инструмент, в котором описывается задача. Её можно передвигать как между другими карточками, так и между списками, и даже досками. Для каждой задачи можно назначить ответственного.

Списки также копируются, перемещаются и архивируются. Само меню с доской легко зафиксировать, а рабочую поверхность добавить в избранное, чтобы не потерять наиболее важные события.

Для каждой доски есть несколько режимов доступа. Приватную можно просматривать только по приглашению владельца. Командная версия используется всеми участниками команды, а публичную можно пустить в мир.

Кому?

Обзор способов применения сервиса Trello станет полезным для всех, кто случайно столкнется с этой статьей. Дело в том, что подобная доска задач нужна не только деловым людям, небольшим компаниям и стартапам.

«Трелло» помогает с огромным количеством необычных задач. Мы рассмотрим несколько наиболее распространенных способов применения этого сервиса:

Учеба. Если вы относительно недавно окончили университет или школу, то все еще помните, насколько трудно иногда запомнить все нужные задачи. Всю получаемую информацию нужно хотя бы как-то фиксировать и структурировать. Также можно использовать доску для изучения какого-то конкретного курса. В этом случае, в один список попадут обучающие ролики, во второй – книги, в третий статьи и т.д.

Работа. Да, мы уже рассмотрели, как использовать доску в своей профессии. А что если она нам нужна для поиска работы. Если вы устали быть безработным и серьезно хотите заняться этим делом, тогда «Трелло» обязательно вам поможет. Для каждого работодателя, с которым вы ведете переговоры, можно завести отдельную карточку. Тогда вам будет проще следить за ответами и собеседованиями.

Желания. Сейчас стало популярным составлять карты желаний и целей. Чтобы перенести все в виртуальный мир, можно использовать обозреваемый сервис. Тут легко не просто записывать свои мечты, но и визуализировать их. Можно создать списки с путешествиями, обучением, событиями и т. д.

Ремонт. Если жизнь столкнула вас с ремонтом, то программа легко справится и с этой проблемой. Чтобы все упорядочить, разобрать по полочкам и создать этапы. Так, в один список можно поместить свои желания, во второй отправить реальные возможности, а в третьем назначить приоритетность действий.

Путешествия. Этот сервис также нужен для активных путешественников. Он однозначно не подойдет тем, кто едет полежать на солнышке. Но если вы планируете посетить в одной стране несколько городов за пару недель, то Trello легко справится с любой задачей. Вы не забудете купить билеты, забронировать гостиницу, указать нужные места посещения и питания. Можно добавить карты и фото достопримечательностей.

Выводы

Trello – это действительно крутой и универсальный инструмент. Его можно использовать для любых целей. Может, вы хотите организовать крутой день рождение или просто распланировать будущий год. У вас есть куча возможностей визуализировать свои идеи и круто их оформить.

Для небольших компаний этот сервис - must have. Он помогает большой группе людей взаимодействовать. А руководителю следить за качественным и своевременным выполнением задач.