Накладные затраты - это... Определение, понятие, классификация, виды, статья расходов и правила учета

Смета — это подсчет расходов на производство и реализацию товаров. Она включает в себя, кроме прямых затрат на покупку материалов, оплату труда, а также косвенные (накладные) затраты. Это расходы, которые направляются на создание условий работы. Их нельзя отнести к расходам основного производства, так как они являются залогом правильной работы организации.

Терминология

Все затраты организации делятся на основные и накладные. К первой категории относятся те, что связаны с производственным процессом: ЗП рабочих, себестоимость сырья и т. д. Накладные затраты – это расходы на организацию бизнес-процессов, поддерживающих производственную деятельность: управление, организация производства, командировки, обучение сотрудников и т. д. К этой категории относятся такие непроизводственные издержки, как компенсация ущерба от утери, порчи ценностей.

Структура

Накладные расходы - это затраты на:

• ремонтные работы;
• получение дополнительного образования, повышение квалификации;
• оплату пошлин;
• транспортных услуг;
• потери, вызванные выпуском бракованной продукции;
• оплату услуг рекламных компаний.

Экономисты распределяют накладные затраты на четыре группы:

• общепроизводственные;
• общехозяйственные (содержание рабочей силы);
• производственные;
• прочие коммерческие.

В законодательных актах РФ не прописаны “накладные расходы”. Этот термин присутствует только в медицине, строительстве, угольной промышленности. Поэтому производственным предприятиям приходится самостоятельно распределять и рассчитывать сумму таких затрат. Обычно распределение осуществляется по удельному весу каждой статьи в общей сумме затрат.

Рассмотрим структуру каждой статьи затрат накладных расходов.

Административные расходы

Данный вид накладных затрат состоит из расходов на:

• оплату труда с учетом социальных взносов аппарата управления, линейного персонала (начальников участков, мастеров и т. д.), лиц, осуществляющих обслуживание работников аппарата управления;
• почтово-телеграфные расходы;
• использование ЭВМ, вычислительной техники, которая числится на балансе организации;
• топографических работ (в строительной сфере);
• оплату юридических, информационных, консультационных, аудиторских, нотариальных и иных услуг;
• покупку канцелярских принадлежностей;
• проведение ремонта;
• оплату командировочных сотрудникам;
• эксплуатацию служебного автомобиля.
• амортизационные отчисления по фондам, используемым аппаратом управления;
• представительские расходы;
• оплату услуг банков.

Это примерный перечень затрат. Каждая организация самостоятельно формирует структуру аппарата управления.

Обслуживание работников, строительных площадок

В первую категорию входят затраты на:

• подготовку кадров;
• отчисления на социальные мероприятия рабочих, занятых на строительстве;
• обеспечение бытовых условий: амортизацию помещений бытового назначения;
• оплату труда уборщиц, слесарей, электриков и прочего обслуживающего персонала;
• содержание бесплатно предоставленных помещений, их ремонт и обслуживание и т. д.;
• охрану труда: ремонт и стирка спецодежды, индивидуальных приспособлений;
• покупку аптечек, медикаментов, лечебно-профилактическое обслуживание;
• приобретение справочников, плакатов по технике безопасности;
• взносы на социальные мероприятия;
• на проведение медосмотров, аттестации рабочих мест, покупку нормативных документов по охране труда и т. д.

К этой категории также относятся накладные производственные затраты.

Расходы на организацию строительных площадок предусматривают:

• износ производственных инструментов;
• износ временных сооружений: кладовых, навесов, душевых, настилов, лестниц, сооружений, временной разводки сетей электроэнергии, воды, газа;
• формирование резервов на проведение всех видов ремонтных работ;
• содержание пожарной охраны, проведение экспериментальных работ, рацпредложений, геодезических работ;
• проектирование производства, содержание лабораторий;
• благоустройство строительных площадок.

Прочие затраты

К этой категории относятся:

• амортизация;
• платежи по кредитам;
• затраты на рекламу;
• налоги и прочие обязательные платежи;
• расходы на сертификацию.

Расчет

Чтобы определить сумму прямых затрат и накладных расходов, нужно выявить критерии, по которым будет осуществляться деление. В основном специалисты распределяют расходы по функциональности и объему производства.

В строительстве:

• нормативы строительных работ (при оформлении сметы по инвестициям, тендерам);
• нормативы монтажных работ (при составлении рабочих проектов);
• индивидуальные нормативы и т. д.

Во всех остальных сферах:

• Пропорционально ФЗП сотрудников, занятых основным производством. Используется на предприятиях с ручным трудом.
• Пропорционально объему продаж продукции. Используется на участках с автоматизированным производством.
• По формуле - отношение прямых затрат на единицу продукции к общей сумме расходов. Ее используют, если прямые издержки в несколько раз превышают косвенные.
• Расчет каждой статьи расходов отдельно.

Объем всех косвенных издержек рассчитывается по такой формуле:

НР = ФОТ + Налоги + косвенные накладные затраты.

Если организация изготавливает несколько видов продукции, то лучше комбинировать разные методы деления расходов по каждому наименованию товара. Разработанные метод распределения накладных затрат следует прописать в учетной политике организации.

Любой из принятых методов должен задействоваться по таким принципам:

• все затраты отражаются на счетах БУ;
• затраты признаются в периоде, когда они были фактически произведены;
• затраты на себестоимость должны учитываться на отдельном счете;
• накладные затраты учитываются при формировании сметы за период.

Процент

Удельный вес, по которому осуществляется деление прямых затрат и накладных расходов, каждая организация определяет самостоятельно.

Так выглядит формула, по которой распределение осуществляется исходя из фонда заработной платы:

Косвенные издержки = Общий объем накладных расходов / ФОТ * 100%.

В строительстве дополнительно предусмотрены нормативы, обязательные к исполнению. Например, затраты на монтажные работы не должны превышать 85% ФОТ. Это ограничение не распространяется на объекты, финансируемые из государственного бюджета: строительство мостов, метро, тоннелей, прокладка трубопровода, укрепление грунта. Однако при расчете расходов по крупным объектам, а также в моменты, когда общеотраслевые расходы распределяются в пределах 60% от всех затрат, коэффициент косвенных издержек не должен превышать 80%.

Вообще, в строительстве накладные расходы - это затраты, объем которых напрямую зависит от фонда оплаты труда. Они рассчитываются по формуле:

НР = Общая сумма ЗП производственных рабочих * Норма накладных расходов (%) * Понижающий коэффициент.

ФОТ включает в себя не только оклады, но и сумму отчислений на социальные мероприятия. Норма расходов и понижающий коэффициент регламентируются законодательными актами для каждого вида затрат.

Рассмотрим несколько примеров расчета прямых и накладных затрат.

Пример 1

Организация занимается доставкой цветов и подарков. ФОТ сотрудников составляет 29,5 млн руб. в год. В 2017 году косвенные издержки планировались на уровне 89 % и составляли 26,3 млн руб. В конце года администрация приняла решение снизить накладные расходы до 63% путем оптимизации процессов и сокращения штата подразделений. В 2018 году уровень постоянных накладных затрат должен составить: 29,5 * 0,63 = 18,585 тыс. руб.

Пример 2

Общая сумма косвенных расходов обувной фабрики за год составила 26,4 тыс. руб., а ЗП основных рабочих – 27,6 тыс. руб. Базой для распределения затрат в учетной политике организации выбран ФОТ работников основного производства. То есть 26,4 / 27,6 х 100 = 95,65% косвенных расходов относятся на производственные затраты.

Оптимизация

Чтобы уменьшить объем прямых и накладных затрат, необходимо их предварительно спланировать. Составление детализированного бюджета, последующий анализ отклонений фактического издержек от планируемых поможет руководству проанализировать структуру расходов и выявить «узкие места». Еще одним способом оптимизации является выявление скрытых резервов и автоматизация рутинных процессов. Например, вместо того чтобы расширять штат бухгалтерии, можно автоматизировать ввод номенклатуры и разгрузить, таким образом, бухгалтера по ТМЦ. Также можно передать процесс бухгалтерского учета на аутсорсинг, то есть обслуживание сторонней организацией.

Очень часто снижение затрат в будущем предусматривает капитальные вложения. Например, в долгосрочной перспективе выгоднее приобрести помещение и оборудование, чем тратиться на аренду. Также к методам оптимизации можно отнести грамотный выбор поставщиков материалов, оптовую закупку, позволяющую пользоваться скидками.

Иногда руководители отделов просто не видят вариантов снижения стоимости. В таких ситуациях стоит рассмотреть предложения сотрудников более низкого ранга. Например, издать распоряжение, чтобы в течение квартала каждый сотрудник внес предложение по снижению издержек в своем отделе. Такая стратегия позволит выявить узкие места и скрытые резервы в каждом подразделении.

Примеры нормирования

Проанализируем процесс нормирования расходов организации, объем которых составляет 16,871 млн руб.

Административные статьи затрат:

• ЗП админперсонала + страховые взносы - 10 млн 258 тыс. руб.
• Услуги связи - 1 млн 124 тыс. руб.
• Консультационные, юридические услуги - 560 тыс. руб.
• Канцтовары - 512 тыс. руб.

Итого: 12 млн 454 тыс. руб.

Общехозяйственные статьи затрат:

• Обучение сотрудников - 210 тыс. руб.
• Охрана труда - 78 тыс. руб.
• Средства гигиены - 38 тыс. руб.

Итого: 326 тыс. руб.

Организация бизнес-процессов:

• Охрана - 1 млн 943 тыс. руб.
• Противопожарная безопасность - 755 тыс. руб.
• Ремонт авто - 515 тыс. руб.
• Топливо - 878 тыс. руб.

Итого: 4 млн 91 тыс. руб.

Всего расходы: 16 млн 871 тыс. руб.

В конце 2018 года руководство сможет сопоставить фактические расходы с планируемыми, проанализировать возможные превышений и принять решение по минимизации затрат.

БУ

Как говорилось ранее, все затраты, учтенные в смете, должны отражаться в БУ. Учет накладных затрат осуществляется по счету 26. Рассмотрим основные проводки:

• ДТ26 КТ70 - начисление з/пл административному персоналу.
• ДТ26 КТ71 - выдача подотчетных сумм.
• ДТ26 КТ69.1 (69.3) - страховые взносы ФСС (ФОМС).
• ДТ26 КТ60 (76) - затраты на услуги.
• ДТ26 КТ10 - учет материалов для хозяйственных нужд.
• ДТ26 КТ21 - списание полуфабрикатов в производство.
• ДТ26 КТ02 - амортизация ОС.
• ДТ08 КТ26 - расходы на строительство.
• ДТ20 КТ26 - списание производственных расходов.
• ДТ28 КТ26 - учет бракованной продукции.
• ДТ76 КТ26 - страхование.
• ДТ86 КТ26 - целевое финансирование.

Медицина

Себестоимость медуслуг - это оценка используемых в процессе материалов, ОС, топлива, трудовых ресурсов и других затрат. По назначению затраты делятся по экономическим элементам. Так, себестоимость услуг в государственных учреждениях включает расходы на оплату труда со всеми отчислениями, командировочные, расходы на питание, покупку медикаментов, амортизационные отчисления.

Кроме того, существует деление расходов на издержки обращения, прямые, общехозяйственные и накладные затраты. Это издержки, которые не имеют прямой связи с отдельными видами, распределяются на себестоимость. К ним, в частности, относятся затраты на обслуживание ОС, производства, обучение сотрудников и т. д. Прямые расходы непосредственно связаны с оказанием услуг. Это ЗП сотрудников, участвующих в предоставлении услуги, стоимость материалов, расходы на питание и т. д. Учреждения также тратит средства на управление, организацию процессов и доведение услуг до потребителей. Эти суммы формируют общехозяйственные и издержки обращения.

Распределение накладных затрат может осуществляться пропорционально прямым затратам, объему выручки, другому показателю. К последней категории в торговых и производственных предприятиях относится прибыль. Но государственные учреждения создаются не для получения дохода, а для реализации социальных задач. Поэтому оценивать результаты работы государственных структур можно по:

• Объему качественно оказываемых услуг. Чем больший объем услуг был предоставлен, тем больше потребностей было удовлетворено, тем больше медучреждение получило прибыли.
• Трудоемкости услуги. Выражается в продолжительности процесса ее оказания, привлечении большого числа сотрудников, количества материалов. Это также влечет к разрыву во времени получения дохода. Однако трудоемкость, хоть и косвенно, но влияет на общий результат.

Теперь рассмотрим на примерах, как осуществляется деление накладных затрат на постоянные и переменные по новым показателям.

Объем услуг

Медучреждение оказывает несколько видов услуг. По результатам месячной работы формируется статистика об объемах выполненных работ по каждому исследованию (анализу, процедуре и т. п.) в каждом подразделении. Хотя все виды услуг приравниваются друг к другу, их стоимостная оценка существенно отличается.

Пример

Данные об объемах оказанных медучреждением услуг за месяц:

• Товар А: 20 шт. - 11,1 % (20 / 180 х 100).
• Товар Б: 50 шт. - 27,8 % (50 / 180 х 100).
• Товар В: 110 шт - 61,1 % (110 / 180 х 100).
• Итого: 180 шт. товаров.

По результатам месяца учреждение получило счет на оплату услуг электроэнергии в размере 15 000 руб. С учетом полученных субсидий 7500 руб. организации придется покрыть за счет своих доходов. Оплата накладных затрат будет осуществляться по таким пропорциям:

• Услуга А: 7500 х 0,111 = 832,5 руб.
• Услуга Б: 7500 х 0,278 = 2085 руб.
• Услуга В: 7500 х 0,611 = 4582,5 руб.

Трудоемкость

Этот показатель означает затраты рабочего времени на производство единицы продукции / оказание одной услуги. Измеряется значение в УЕТ (условные единицы трудоемкости). В стоматологии порядок расчета трудоемкости прописан в Инструкции Минздрава России № 408 от 2001 года. Для остальных сфер медицинских услуг порядок расчета трудоемкости законодательно не установлен. На практике для этой цели используется метод хронометража и экспертных оценок.

Первый метод предусматривает расчет времени по минутам на оказание услуги. Для проведение эксперимента необходимо наличие минимум трех специалистов и одного помощника. На каждого врача заводится карта наблюдений. В нее записываются затраты времени на оказание услуги с учетом всех необходимых элементов: от осмотра пациента до проведения рентгеновского снимка, от демонтажа пломбы до установки протеза и т. д. Эксперимент заканчивается после проведения 10 операций каждым врачом: оказание первой помощи, выполнение определенной операции, изготовление штифта и т. д.

Трудоемкость рассчитывается по формуле:

Т1 = Т / 30 минут, где:

• Т - общее время, затраченное на выполнение всех операций.
• Т1 - время, необходимое для выполнения одного действия.

УЕТ = Т1 / 20 минут.

Дополнительно учитывается время на отдых (в рамках 4-часовой смены):

• 10 мин. - на личные надобности;
• 10 мин. - на отдых;
• 10 мин. - на утреннее собрание;
• 10 мин. - на санитарную работу.

Соответственно, если за смену (шесть с половиной часов) врачу необходимо выполнить 5 процедур с трудоемкостью 5 УЕТ, то на отдых остается: 2 минуты х 4 = 8 минут.

В методе экспертных оценок должны принимать участие не менее 10 специалистов, имеющих сертификат на оказание определенных видов услуг, знание конкретной технологии. У каждого из них должен быть стаж работы по специальности не менее 5 лет, а в конкретной отрасли - не менее 12 месяцев. Суть эксперимента сводится к следующему. Врачам предоставляется четкое описание случая. Они согласуют его с личным опытом оказания помощи и вносят коррективы. Независимый эксперт на основе этих данных проводит расчет УЕТ по формулам, представленным ранее.

Пример

Переменные накладные затраты в медучреждении переносятся на себестоимость оказываемых услуг по пропорциям:

• Услуга А: 30 УЕТ - 33,3 % (30 / 90 х 100).
• Услуга Б: 50 УЕТ - 55,6 % (50 / 90 х 100).
• Услуга В: 10 УЕТ - 11,1 % (10 / 90 х 100).

Итого: 90 УЕТ.

В конце месяца учреждение получило счет на оплату услуг водоснабжения в размере 9 тыс. руб. Эта сумма переносится на себестоимость услуг по таким пропорциям:

• Услуга А: 9 000 х 0,333 = 3 тыс. руб.
• Услуга Б: 9 000 х 0,556 = 5 тыс. руб.
• Услуга В: 9 000 х 0,111 = 1 тыс. руб.

Тариф

Структура себестоимости медицинских услуг различна. В реализации некоторых из них не используются расходные материалы. В то же время лабораторные и рентгенологические услуги являются ресурсозатратными. Выбирая базу классификации затрат, нужно учитывать особенности оказания услуг. Из представленных ранее примеров видно, что одни и те же расходы могут быть в разном объеме списаны на себестоимость. Если учреждение полностью или частично использует материалы для оказания услуг, то классификация затрат по трудоемкости является нецелесообразной. В таких ситуациях лучше использовать метод распределения пропорционально прямым затратам, выбрав в качестве последних объем используемых материалов. Учитывать следует их количество, цену и виды услуг. Альтернативный способ - классифицировать расходы по тарифам.

Пример

Действующий прейскурант услуг медучреждения:

• Услуга А: 250 руб. - 19,7 % (250 / 1270 х 100).
• Услуга Б: 400 руб. - 31,5 % (400 / 1270 х 100).
• Услуга В: 620 руб. - 48,8 % (620 / 1270 х 100).

Итого: 1270 руб.

Бухгалтеру нужно включить расходы на обучение персонала в размере 32 тыс. руб. в себестоимость:

• Услуга А: 19,7 % - 6300,8 руб.
• Услуга Б: 31,5 % - 10 080 руб.
• Услуга В: 48,8 % - 15 619,2 руб.

Вывод

Накладные затраты – это неизбежные расходы, предназначенные для поддержания деятельности любой организации. Хотя они не относятся к основным с точки зрения производственного процесса, эти издержки составляют большую часть всех расходов и оказывают влияние на финансовый результат. Своевременная оптимизация поможет избежать ненужных трат, сделает бизнес эффективным.