Академический отпуск на работе: порядок оформления, условия и требования, помощь и советы юристов

Взять на работе академический отпуск не получится. Однако обычно, когда ищут ответ на этот вопрос, на самом деле имеют ввиду не академический, а ученический (учебный) отпуск. Просто происходит подмена понятий. Ниже разберемся, в чем же разница между ними.

Что такое академический отпуск?

Говоря простыми словами, академический отпуск или, как говорят студенты, «академка» – это право учащегося прервать учебный процесс на определенный срок, который не может превышать 24 месяца. На работе академический отпуск взять нельзя - его предоставляет учебное заведение, а не работодатель. Такое право студентам дает п. 12 ст. 34 закона об образовании.

Человек, взявший академический отпуск, продолжает считаться студентом этого учебного заведения и пользоваться соответствующими привилегиями, например льготным проездом в общественном транспорте. Однако принимать участие в учебном процессе он не может.

Основания для академического отпуска

Обстоятельства, на основании которых студентам техникумов, вузов и колледжей предоставляется это право, определены Минобрнауки, а конкретно приказом № 455 от 13.06.2013 г.:

• медицинские показания – наличие заболевания, которое препятствует дальнейшему обучению, придется подтвердить заключением врача и предоставить все сопутствующие справки;

• семейные обстоятельства – сюда относят беременность, отпуск для ухода за больным ребенком или близким родственником – основания также придется подтвердить документами: сойдет любая бумага, имеющая юридическую силу – справка от гинеколога, медицинская карта родственника, справка от врача, что больной нуждается в уходе;

• призыв на срочную службу – потребуется повестка из военкомата с указанием места и периода прохождения службы;

• исключительные случаи – смерть кого-то из близких родственников: матери, отца, брата, сестры, бабушки или дедушки; стажировка за границей и другие.

Академический отпуск можно брать сколько угодно раз. Как правило, его срок составляет 1-2 года. Позже отпуск можно продлить, но придется вновь предоставить все документы для подтверждения.

Имейте ввиду, что, как и на работе, заявление на академический отпуск вам никто не подпишет без достаточных на то оснований. Последнее слово в этом вопросе остается за ректором.

Всегда ли выгодно брать академический отпуск?

Не всегда брать «академ» – оптимальный выход. Например, при рождении ребенка юристы не советуют оформлять академический отпуск. На работе можно уйти в декрет. А вот чтобы не потерять место учебы, выгоднее оформить отпуск по уходу за ребенком – такая возможность также предусмотрена законом.

Только в этом случае молодая мама будет получать социальное пособие. Пусть это и не большие деньги, но они явно не будут лишними. А в период академического отпуска не платят даже стипендию.

Плюс "академки" только в том, что за обучение в этот период платить не придется, а за студентом сохраняется его место. Позже он сможет продолжить образование с того семестра, на котором остановился.

Кстати, во многих учебных заведениях существует негласное правило: академический отпуск предоставляют только после сдачи промежуточной сессии. Это удобно студенту и преподавателям: не придется продолжать обучение с середины семестра.

Также не следует воспринимать «академку» как возможность «откосить» от призыва на военную службу. В период академического отпуска студент теряет право на отсрочку от армии. Если по заключению медицинской комиссии его признают годным, то «академщик» отправится служить.

Однако бывают ситуации, когда без перерыва в учебе не обойтись. Например, студенту очного отделения нелегко устроиться на работу. Ведь большая половина дня занята обучением. А брать сотрудника на несколько часов в день для работодателя нерентабельно. Возникает ситуация, когда учащийся вынужден прервать обучение в силу тяжелого финансового положения.

Справка для академического отпуска с работы подтвердит наличие рабочего места, закрепленного за сотрудником. Деканат может рассмотреть это как основание.

Только тяжелое материальное положение тоже придется подтвердить: предоставить справки о зарплате родителей, справку из фонда социальной защиты населения о признании семьи малообеспеченной, ходатайство на академический отпуск с работы и другие документы, подтверждающие наличие рабочего места и необходимость работать. Как это оформить документально? Какие еще нужны документы, например, с работы?

Заявление на академический отпуск: образец

Чтобы взять «академку», придется написать заявление на имя руководителя учебного заведения и приложить все подтверждающие документы. К ним относят справку с работы для академического отпуска (образец можно взять в учебном заведении), выписки из медицинских документов и другие. Заявление и документы должны иметь юридическую силу, т. е. быть правильно оформлены. Образец заявления представлен на фото ниже.

Окончательное решение остается за администрацией вуза или суза. Принять его должны в течение 10 дней с момента обращения.

«Железными» причинами для академического отпуска, как правило, считаются:

• призыв на военную службу;
• беременность и уход за ребенком;
• медицинские показания.

Чем убедительнее будут представленные доказательства, тем выше шансы получить передышку и сохранить за собой место учебы. Приложите все имеющиеся медицинские справки, ходатайство на академический отпуск с места работы, документы, доказывающие болезнь или смерть близкого родственника.

Кстати, студенты коммерческого отделения освобождаются от оплаты учебы на период академического отпуска. Однако руководитель учебного заведения вправе отказать, если найдет ваши аргументы недостаточно убедительными.

Что такое ученический отпуск?

Отношения работодателя и сотрудника регулирует Трудовой кодекс. На работе про академический отпуск не может идти речи. Ведь это понятие не имеет никакого отношения к трудовым отношениям.

Когда спрашивают, можно ли на работе взять академический отпуск, обычно речь идет об ученическом. Его используют для сдачи итоговых испытаний, лабораторных и курсовых работ.

В этом случае отношения сторон регулируются ст. 173–177 Трудового кодекса. А в случае, когда программы обучения не имеют государственной аккредитации, трудовым договором.

Таким образом, на работе можно взять ученический отпуск, но никак не академический. Однако их часто путают между собой. Например, не вникнув в смысл понятий, спрашивают как оплачивается академический отпуск на работе.

Срок ученического отпуска

Срок дополнительного отпуска зависит типа получаемого образования и стадии учебного процесса. Для заочной и очно-заочной формы обучения:

• при получении высшего образования со степенью бакалавр, специалист или магистр, на первом и втором курсе работник получает 40 дней, а начиная с третьего курса и дальше – 50 дней, дополнительного отпуска на каждый курс;

• при освоении программ ординатуры, аспирантуры и ассистентуры-стажировки студенты получают дополнительные отпуска сроком на 30 календарных дней в течение календарного года;

• работники, получающие степень кандидата или доктора наук, имеют право на дополнительный отпуск сроком на 3 или 6 календарных месяцев, соответственно. Происходит это в порядке, определенном Правительством РФ (постановление № 409 от 05.05.2014 г.);

• при получении средне-специального образования на первом и втором курсе работник получает 30 дней дополнительного отпуска на каждый курс, а начиная с третьего курса и дальше – 40 дней на каждый курс.

Кроме того, студенты очной и очно-заочной формы обучения могут воспользоваться дополнительным отпуском для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома.

Сроки зависят от учебной программы и не могут превышать:

• 4 месяца при получении высшего образования;
• 2 месяца при получении средне-специального образования.

Но и это еще не все. По желанию работника за 10 месяцев до защиты диплома рабочий день может быть сокращен на 1 час. Таким образом работник получает 1 дополнительный выходной в неделю.

Как работодатель оплачивает ученический отпуск?

Дополнительный выходной для подготовки к защите диплома оплачивается в размере 50 % от средней заработной платы работника. По желанию работодателя, в период подготовки работника к защите диплома ему может быть предоставлено 2 дополнительных выходных в неделю, но уже неоплачиваемых.

Половину стоимости проезда к месту учебы также оплатит работодатель, но только 1 раз в год.

Кроме того, на период ученического отпуска за работником сохраняется средняя заработная плата.

Нужно заметить, что это справедливо это только для студентов заочного и очно-заочного отделений. При обучении на очном отделении порядок оплаты ученического отпуска определяется трудовым договором: по закону работодатель не обязан оплачивать эти дни.

Имейте ввиду, что с рассчитанной суммы удерживается НДФЛ.

Эти гарантии предоставлены работнику Трудовым кодексом и работодатель не имеет права ему противоречить. Имейте ввиду, что средний заработок должен быть рассчитан и выплачен до начала отпуска, однако не сказано за сколько дней до начала. Поэтому часто сотрудник получает деньги в последний рабочий день перед ученическим отпуском.

На что обратить внимание, если планируете брать ученический отпуск?

Вот только воспользоваться этими гарантиями не всегда возможно. Чтобы иметь право на них, образование соответствующего уровня должно получаться впервые. Однако здесь есть один важный нюанс, часто о нем забывают.

В ситуации, когда на обучение сотрудника отправляет организация, дополнительное образование не обязательно должно получаться впервые. Но все моменты по предоставлению отпуска и его оплате нужно оговорить с работодателем заранее – при подписании ученического договора.

Еще один важный нюанс заключается в том, что право на льготы предоставляется только на основном месте работы. Если человек работает где-то еще по совместительству, на втором месте работы придется оформить отпуск за свой счет.

Желательно предусмотреть и оговорить эту ситуацию в трудовом договоре. В противном случае, предоставление отпуска за свой счет – право, но не обязанность работодателя.

Другое дело, когда речь идет о предоставлении ученического отпуска. На основании справки-вызова сотрудник может не выходить на работу даже без согласия работодателя. Но только при условии, что все документы оформлены должным образом.

Никакая производственная необходимость не может служить основанием, чтобы отказать работнику в предоставлении ученического отпуска.

Кроме того, чтобы получить место, работники часто соглашаются на невыгодные для себя условия, прописанные в трудовом договоре и «серую» зарплату в конверте. В этом случае, если ученический отпуск и будет предоставлен, оплатят его по официальному тарифу, который указан в договоре. А тех денег, которые обычно передают в конверте, работник не увидит.

Такое поведение лишает сотрудников законных прав и гарантий, поэтому юристы всегда советуют внимательно читать трудовой договор и не идти на уступки нечестным работодателям. Лучше упустить вакансию, чем годами доказывать свои права в суде. Тем более, что это дорого и часто бесперспективно.

Как оформить ученический отпуск?

Для получения ученического отпуска придется взять справку-вызов из учебного заведения. В этом документе указывается срок, на который работнику должен быть предоставлен отпуск.

Однако он не может быть больше, чем указано в законе, если иное не предусмотрено трудовым договором между сотрудником и работодателем. Порядок действий следующий:

• написать заявление на имя руководителя организации, приложить к нему справку-вызов из учебного заведения и передать в отдел кадров предприятия под роспись;

• отдел кадров выпускает приказ установленной формы, подписанный руководителем;

• бухгалтерия рассчитывает средний заработок и оформляет соответствующий расчетный листок;

• данные о предоставлении учебного отпуска должны быть зафиксированы в личном деле работника и табеле учета рабочего времени.

Каждый этап нужно проконтролировать лично, чтобы потом не было неприятных сюрпризов.

Подведем итоги

Не стоит путать 2 совершенно разных понятия: академический и ученический отпуск. В академический отпуск студента отправляет учебное заведение, в частности, для того, чтобы он мог поправить свое тяжелое материальное положение.

В период академического отпуска студенту не начисляется стипендия, он не может принимать участие в учебном процессе. Оплачивать обучение также не нужно. Однако статус студента он сохраняет и может пользоваться соответствующими льготами.

Учебное заведение вправе оказать студенту материальную помощь, если он оказался в тяжелой жизненной ситуации: попал в аварию, потерял единственного кормильца, диагностировано тяжелое заболевание и требуется дорогостоящее лечение. Однако это право, а не обязанность учебного заведения.

Во время академического отпуска студент теряет право на отсрочку от армии. Если по заключению медицинской комиссии он будет признан годным к военной службе, то отправится служить.

Как правило, в академическом отпуске не откажут по медицинским показаниям и в случае призыва на военную службу. Решение по остальным основаниям, которые предусмотрены законом, принимает ректор. Выше мы также рассмотрели, как выглядит заявление на академический отпуск.

На работе же предоставляется ученический отпуск сотрудникам, которые совмещают оплачиваемую трудовую деятельность и учебу. В этом случае законом предусмотрен ряд ограничений, которые также рассмотрены выше. В остальных случаях работодатель не может отказать сотруднику в предоставлении такого отпуска. При этом за работником сохраняется средний заработок, но только если он учится на заочном или очно-заочном отделении.

В случае, когда работник обучается очно, отношения регулируются трудовым договором. Если в нем не предусмотрено иное, то средний заработок за сотрудником не сохраняется.