Основные правила заполнения трудовых книжек, требования, образец

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. От правильного заполнения этого документа зависит получение социальных гарантий и льгот. Поэтому работодателям и специалистам кадровых служб необходимо знать и соблюдать правила заполнения трудовых книжек.

Общие правила

При приеме на работу в трудовую книжку вносятся: дата приема, должность, наименование организации, номер и дата приказа о приеме. Записи делаются на основании приказа о приеме. Запрещено указывать не предусмотренные штатным расписанием должности.

При переводах указываются: дата перевода, новая должность, номер и дата приказа о переводе. Записи о переводах должны соответствовать приказу. Не допускаются записи общего характера.

При увольнении вносятся: дата увольнения, основание прекращения трудового договора со ссылкой на ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении. Формулировка должна соответствовать приказу. Недопустимы не предусмотренные ТК РФ основания.

Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильной записи и внесением над ней правильной, с записью в конце трудовой книжки. Исправления корректором недопустимы.

При утрате выдается дубликат с записями о стаже и награждениях. Трудовые книжки хранятся в условиях, гарантирующих защиту от повреждений и доступа. Хранение в алфавитном порядке.

Правила устанавливают порядок внесения кадровых сведений и обеспечивают подтверждение трудового стажа. Грамотное ведение трудовых книжек - обязанность каждого работодателя.

Помимо основных правил заполнения, существует ряд нюансов, на которые также следует обращать внимание.

Указание структурного подразделения

При заполнении сведений о должности важно правильно указывать структурное подразделение. Это необходимо для однозначной идентификации места работы сотрудника в организации.

Совмещение должностей

Если работник работает по совместительству или совмещает должности, то это также отражается в трудовой книжке отдельной записью с указанием всех необходимых сведений.

Переименование организации

При смене наименования организации производится соответствующая запись, при этом указывается дата и номер приказа о переименовании.

Оформление вкладыша

Если в трудовой книжке закончились страницы, то заводится вкладыш, который является ее продолжением. При этом в конце основной трудовой книжки делается запись о том, что заведен вкладыш.

Правила заполнения титульного листа

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения и номер книжки. Эти данные вносятся при оформлении трудовой книжки.

Таким образом, правила заполнения трудовых книжек включают множество требований и нюансов, которые необходимо знать и соблюдать работодателям и кадровым специалистам.

Рассмотрим еще несколько важных моментов, касающихся правил заполнения трудовых книжек.

Запись о наградах

В трудовую книжку вносится запись о награждении работника государственными наградами, установленными Указом Президента РФ, и присвоении государственных почетных званий с указанием даты и номера соответствующего указа.

Учетный номер

В трудовой книжке проставляется учетный номер по реестру трудовых книжек организации. Это позволяет вести учет и контроль хранения трудовых книжек.

Образец заполнения

Для наглядности рекомендуется использовать инструкции и образцы правильно заполненных трудовых книжек. Это помогает избежать ошибок.

Копии документов

В трудовую книжку прикладываются копии документов об образовании, квалификации, профессиональной подготовке.

Архивная справка

При выдаче трудовой книжки в связи с увольнением работнику выдается архивная справка с данными о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Таким образом, существует множество тонкостей, которые необходимо учитывать при работе с трудовыми книжками.

Давайте подробнее рассмотрим некоторые моменты, связанные с ведением трудовых книжек.

Оформление при приеме на работу

При приеме на работу трудовая книжка оформляется в течение недели со дня приема на работу. Работодатель также обязан в недельный срок уведомить орган занятости о приеме на работу нового сотрудника.

Перевод на другую работу

При переводе на другую работу в трудовой книжке делается ссылка на соответствующий приказ с указанием его даты и номера. Запись о переводе должна совпадать с формулировкой в приказе.

Совмещение профессий

Если работник наряду со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника, то в трудовой книжке делается отдельная запись о совмещении профессий.

Оформление командировок

Сведения о работе по совместительству во время командировки также заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов.

Ведение трудовых книжек

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо организации, назначенное приказом.

Таким образом, процесс работы с трудовыми книжками требует внимательного отношения и знания всех тонкостей.

Давайте еще раз перечислим основные моменты, связанные с правилами ведения трудовых книжек.

Порядок заполнения

Записи в трудовой книжке должны вноситься своевременно, аккуратно, без исправлений и неустановленных сокращений. Используются чернила или паста черного, синего или фиолетового цвета.

Ответственность

Ответственность за организацию работы с трудовыми книжками несет работодатель. Он обязан завести на каждого работника трудовую книжку и вести ее в соответствии с требованиями.

Хранение

Трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем защиту от пожара, воды и доступа посторонних лиц.

Учет

В организации ведется приходно-расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью.

Проверка

Состояние трудовых книжек проверяется не реже одного раза в год комиссией, созданной приказом руководителя организации.

Таким образом, порядок работы с трудовыми книжками строго регламентирован.

Давайте подробнее остановимся на некоторых нюансах заполнения трудовых книжек.

Даты

Даты в трудовых книжках проставляются арабскими цифрами (05.03.2018). Не допускается использование римских цифр или словесно-цифрового обозначения дат (например, 5 марта 2018).

Наименование должностей

Наименование должностей должно полностью соответствовать наименованиям, указанным в штатном расписании организации.

Подписи

Каждая запись в трудовой книжке заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Исправления

Исправления в трудовых книжках должны быть точно описаны на последней странице с указанием даты и заверены подписью ответственного лица.

Хранение

Трудовые книжки хранятся отдельно от личных дел работников. Выдача трудовых книжек на руки работникам запрещена.

Таким образом, при работе с трудовыми книжками важно соблюдать все требования и нюансы.

Рассмотрим еще несколько важных моментов, касающихся заполнения трудовых книжек.

Ведомости на выдачу зарплаты

В трудовую книжку прикладываются ведомости на выдачу заработной платы, которые также подтверждают трудовой стаж работника в организации.

Подтверждение квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения о присвоении квалификационного разряда, класса, категории, о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания.

Временный перевод

Сведения о временном переводе на другую работу в связи с производственной необходимостью также вносятся в трудовую книжку.

Совместительство

О работе по совместительству делается отдельная запись с указанием должности и организации.

Отпуска

Записи об отпусках в трудовые книжки не вносятся, кроме отпуска по уходу за ребенком.

Таким образом, трудовая книжка содержит различные сведения о трудовой деятельности.

Давайте еще раз перечислим основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с трудовыми книжками.

Актуальность информации

В трудовую книжку должна вноситься только достоверная и актуальная информация, соответствующая действительности. Устаревшие сведения подлежат замене.

Сроки внесения записей

Все записи в трудовую книжку должны вноситься своевременно, в течение трех дней со дня издания соответствующего приказа.

Полнота информации

Записи о приеме на работу и увольнении должны содержать всю необходимую информацию, установленную законодательством.

Сохранность

Трудовые книжки должны храниться в условиях, гарантирующих их сохранность и исключающих утрату или порчу.

Конфиденциальность

Доступ к трудовым книжкам разрешен только лицам, уполномоченным на работу с ними, в целях обеспечения конфиденциальности персональных данных.

Соблюдение этих основных правил гарантирует корректное ведение трудовых книжек.

Рассмотрим подробнее процедуру оформления трудовых книжек.

Подготовка бланков

Для оформления трудовой книжки используются специальные бланки установленного образца. Бланки должны быть чистыми, без помарок и исправлений.

Проверка личных данных

Перед оформлением трудовой книжки проверяются паспортные данные работника, необходимые для заполнения титульного листа.

Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения работника, а также серия и номер трудовой книжки.

Первая запись

Первая запись в трудовой книжке содержит информацию о приеме работника на работу в данную организацию.

Пронумерование страниц

Все страницы трудовой книжки, включая вкладыш, должны быть пронумерованы в порядке возрастания номеров.

Соблюдение всех этих этапов важно для правильного оформления трудовых книжек.

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые следует избегать при заполнении трудовых книжек.

Неточные формулировки

Формулировки причин увольнения, перевода, названий должностей должны полностью соответствовать действительности.

Отсутствие дат

Каждая запись о приеме, увольнении, переводе обязательно должна содержать соответствующую дату.

Исправления и помарки

Любые исправления или помарки недопустимы. В случае ошибки запись аккуратно зачеркивается и вносится правильная.

Пропуск записей

Пропуск записей о переводах или увольнениях недопустим. Все кадровые изменения должны отражаться.

Несоответствие приказам

Записи в трудовой книжке должны полностью соответствовать данным в приказах по кадрам.

Избегая подобных ошибок, можно обеспечить корректное заполнение трудовых книжек.

Давайте еще раз перечислим основные правила ведения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок.

Своевременность

Все записи в трудовую книжку должны вноситься своевременно, в течение недели после издания соответствующего приказа.

Аккуратность

Записи должны вноситься аккуратно, разборчивым почерком, без помарок и исправлений.

Полнота

Записи о приеме и увольнении должны содержать всю необходимую информацию в соответствии с требованиями.

Достоверность

Все вносимые в трудовую книжку сведения должны соответствовать действительности.

Ссылки на документы

Каждая запись сопровождается ссылкой на соответствующий приказ с указанием номера и даты.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок при ведении трудовых книжек.

Давайте подробнее остановимся на процедуре учета и хранения трудовых книжек.

Регистрация

Каждая трудовая книжка регистрируется в журнале учета движения трудовых книжек, куда заносятся ее номер, дата выдачи и другие данные.

Нумерация

Трудовые книжки нумеруются в соответствии с инструкцией по их заполнению. Номер проставляется на обложке и на всех страницах.

Место хранения

Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу.

Ответственные лица

Доступ к трудовым книжкам имеют только лица, ответственные за их ведение и хранение, назначенные приказом.

Регулярные проверки

Не реже одного раза в год проводится инвентаризация трудовых книжек с целью проверки их сохранности.

Соблюдение этих правил учета обеспечивает надлежащее хранение трудовых книжек.