Компенсация за использование личного транспорта: особенности расчета, размер и рекомендации

Использование личного автомобиля сотрудником во время исполнения трудовой функции осуществляется, исходя из целей производственной потребности, если деятельность работника носит разъездной характер. При этом работодатель обязан произвести расчет компенсации расходов при использовании личного транспорта. Такое положение закреплено в 188 статье Трудового кодекса.

Основания для расчета выплат компенсационного характера

Использование работником личного автомобиля в рабочих целях необходимо оформлять в виде письменного соглашения, заключаемого между сотрудником и работодателем. Договор компенсации использования личного транспорта может быть дополнительным соглашением к трудовому договору либо отдельным письменным документом.

В условиях договора прописываются правила эксплуатации (срок или период использования; обязанности сотрудника, которые требуют от него использования личного транспорта; периодичность пользования автомобилем и так далее). Отдельным пунктом в обязательном порядке указывается сумма компенсации за использование личного транспорта. Она может рассчитываться в пределах, установленных законодательными нормами, или превышать их.

Условия компенсации использования личного транспорта в служебных целях, прописываемые в документе, зависят от того, в какой форме он составлен. Если заключается договор на аренду автомобиля, передача транспортного средства осуществляется на основании акта. При этом важными условиями договора являются следующие: обязанность работодателя заключить договор по страхованию автомобиля (по ОСАГО) и проводить все виды ремонтных работ.

Если соглашение об оформлении компенсации за использование личного транспорта является частью трудового договора или дополнением к нему, в обязанности работодателя входит только начисление и выплата денежных средств при разъездном типе работы. Управление автомобилем осуществляется лично работником, ремонт также проводится им самостоятельно.

Также выплаты компенсации за использование личного транспорта могут быть зафиксированы в договоре гражданско-правового типа по оказанию транспортных услуг. В этом случае стороны прописывают конкретный срок пользования автомобилем и конкретную сумму выплаты.

В некоторых случаях использование своего автомобиля в рабочих делах носит разовый характер. Здесь также требуется оформление компенсации за использование личного транспорта сотруднику. Основным документом, на основании которого высчитывается и производится выплата, является приказ, изданный работодателем. Форма документа произвольная. В нем должны быть указаны сведения о работнике и его транспортном средстве, периодичности и размере компенсационных выплат. Приказ о выплате компенсации работнику за использование личного транспорта издается на основании проводимого бухгалтерией расчета по итогам месяца.

Типы затрат, которые компенсируются работнику

Нормами Трудового кодекса определено, что выплаты компенсации за использование личного транспорта производятся как замена денежной суммой износа автомобиля и расходов по его эксплуатации. Выплаты осуществляются по нескольким статьям. Всего законодателем предусмотрено четыре вида компенсаций за использование личного транспорта:

• ГСМ и топливо (приобретение);
• проведение текущих ремонтных работ;
• мойка транспортного средства, оплата парковки (при необходимости);
• иные затраты, производимые в процессе использования личного автомобиля.

Указанный перечень расходов, подлежащих возмещению, установлен с учетом позиции налоговых органов.

В отношении компенсации за использование личного транспорта в части выплаты за ГСМ следует отметить, что соответствующий расчет производится работодателем на основании предоставленных сотрудником чеков. Согласно законодательным нормам, расходы на материалы горюче-смазочного типа подлежат покрытию работодателем по итогу фактически затраченной суммы.

Обязательное условие получения компенсации за использование личного транспорта – документы. Это могут быть не только чеки, но и квитанции. При расчете налоговой базы сумма расходов на приобретение горюче-смазочных материалов не учитывается. При произведении выплат учет производится после определения километража пробега и применения норм расходования, установленных некоторыми постановлениями Министерства транспорта и технической документацией автотранспортного средства.

При определении размера компенсации за использование личного транспорта работодатель обязан выплатить денежные средства только за те затраты, которые связаны с текущими автомобильными расходами и износом машины. За непосредственное управление средством передвижения доплаты не происходит. Все выплаты за поездки на автомобиле осуществляются в рамках установленной работнику заработной платы.

Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику

Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.

Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:

1. Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
2. Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.

Расчет суммы производимых компенсационных выплат

Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.

Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.

Этапы расчета и получения выплат компенсационного характера

Чтобы не возникало сомнений в том, что производимые выплаты являются не доходом сотрудника, а выплатой компенсационного типа, необходимо иметь ряд подтверждающих документов, а также правильно оформить расчеты на основании этих документов.

Если потребность использовать автотранспортное средство для исполнения трудовой функции возникает уже после заключения трудового договора, сторонами составляется отдельное письменное соглашение о передаче автомобиля, являющееся приложением к договору, или же договор арендного типа.

Процесс привлечения автотранспортного средства к рабочему процессу осуществляется в пять этапов:

• подача письменного заявления сотрудником;
• предоставление необходимых документов на автотранспортное средство;
• достижение с работодателем договоренности по существенным условиям;
• заключение дополнительного соглашения (договора);
• составление соответствующего акта о приеме-передаче автомобиля.

Первый этап является обязательным, если решение о привлечении к рабочему процессу автомобиля работника принимается после заключения с ним трудового договора. Если договоренность об использовании транспортного средства достигается еще на этапе официального трудоустройства, заявление отдельного типа писать не нужно. Условие будет внесено в трудовой договор.

Второй этап включает предоставление работником документов, подтверждающих право собственности на автомобиль и право на управление этим видом транспорта. Для этого работник предоставляет паспорт транспортного средства, доверенность на управление указанным автомобилем и водительские права.

Третий этап включает установление условий, которые будут удовлетворять обе стороны соглашения. На четвертом этапе отношения работника и работодателя оформляются в форме письменного договора (аренда, передача автотранспортного средства). Пятый этап содержит составление документа (акта о приеме-передаче автомобильного транспорта), на основании которого происходит окончательное закрепление соответствующих отношений между сторонами.

Управление автомобилем может быть осуществлено самим собственником или другим лицом, которое будет назначено работодателем. Поэтому договор на аренду транспорта может заключаться как передача автомобиля с водителем или без него. Если условие о том, кто будет управлять транспортным средством, не оговорено сторонами, работодатель может назначить водителем любого работника. В любом случае акт о приеме-передаче автомобиля подписывается работодателем и сотрудником-собственником.

Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации

Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.

• Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).

• Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.

Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций

В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.

Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.

От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).

Пример соответствующего расчета

Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.

Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2018 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Расчет производится следующим образом:

1. Расчет ежедневной компенсации:

3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.

2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:

136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.

Так как договор на компенсацию составлен в форме дополнительного соглашения к трудовому контракту, налог с этой суммы не уплачивается. Выплата компенсации производится одновременно с выплатой заработной платы.

Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации

Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.

Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.

Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:

• включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
• включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
• компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
• компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
• подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
• в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
• для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.

Как оспорить начисленные суммы компенсационного типа

Когда проводится проверка налоговым органом, компенсация за пользование личным транспортом может быть вычеркнута из статьи расходов. Это связано с тем, что в некоторых случаях при проверке выявляется отсутствие некоторых документов (расчетов, путевых листов, приказов, чеков на оплату горюче-смазочных материалов, паспорта на транспортное средство и прочих обязательных письменных фактов).

Если возникает спор в отношении определенных статей расходов, он разрешается в судебном порядке. Чаще всего спорным вопросом по выплатам, связанным с налогообложением, является составление договора с гражданином, который действует по доверенности. В этом случае сложности состоят в определении понятия личного автотранспортного средства.

Работодатель вправе удерживать налог в форме НДФЛ и начислять взносы страхового типа на рассчитанные денежные суммы или вовсе не взимать этот налог, но отстаивать свою позицию в судебном порядке необходимо.

Частыми вопросами, которые возникают у работодателей, являются следующие:

1. Нужно ли в обязательном порядке указывать конкретную сумму компенсации за пользование личным автотранспортным средством в договоре?
2. Из какого источника выплачиваются расходы, если они превышают компенсационные нормы, установленные законодательством?
3. Необходимо ли разъяснять расходы на использование транспортного средства, если выплаты компенсационного типа выплачиваются в виде платы за аренду?
4. Является ли предоставление путевого листа необходимым условием для подтверждения факта эксплуатации автотранспортного средства?

Сумма не должна быть зафиксирована в обязательном порядке в договоре. Главное – факт перечисления денежных средств в качестве расходов, которые компенсируются работодателем. Кроме того, суммы выплат зависят от наличия документов, подтверждающих факт использования автомобиля и количества дней его эксплуатации. Согласно законодательным нормам, если сумма выплат превышает лимит, установленный законодательством, она выплачивается из прибыли, которая имеется у организации. В отношении предоставления путевых листов однозначного ответа нет.

Выплаты компенсационного характера за использование личного автомобиля в производственных целях являются льготной категорией в расходах организации. Расчет возмещения производится строго на основании норм, установленных законодательством.