Путевой лист: формы и требования к заполнению

Путевой лист является документом первичной отчетности у юридических лиц, а также водителей коммерческих автомобилей. Согласно данным, внесенным в него, происходит учет расходов на топливо и горюче-смазочные материалы (ГСМ). Сумма, указанная в путевом листе, вычитается из налогооблагаемой базы при уплате налогов юридическим лицом.

Ответственность за верное заполнение документа возлагается на директора фирмы-перевозчика, а уже потом - на механика, медика и водителя.

Общие требования оформления документа

Как правило, путевой лист составляется на 1 день. Но существует допущение - максимальный срок действия этого документа может составлять 1 месяц. Если в течение 30 дней указанный в бланке автомобиль эксплуатируют несколько водителей посменно, то целесообразнее составить путевой лист на каждого из них.

Нужно сказать, что если автомобиль оснащен электронной системой подсчета пробега и расхода топлива, то это не означает, что такой документ не нужен вовсе. Отчет о расходе и пробеге не содержит информации о медицинском освидетельствовании, о техническом осмотре автомобиля, а также информации об организации. Таким образом, такая система будет являться лишь вспомогательным элементом при заполнении путевки.

Штрафы

Медицинский осмотр водителя при отбытии и прибытии автомобиля должны проводить работники, имеющие документ о соответствующем образовании и работающие в уполномоченных учреждениях. Если же по каким-либо причинам сотрудник ГИБДД не найдет в путевом листе водителя отметки о прохождении медосмотра, то компании выписывается штрафы: 30 000 рублей для организации, 5000 рублей для медицинского работника, выпускающего водителя в рейс, и 3000 рублей для водителя. В случае если необходимого документа не оказалось у ИП, работающего на себя и занимающегося перевозками людей и грузов, штраф достигнет 100 000 рублей.

В соответствии с нормами ПДД, отсутствие путевого листа карается штрафом в размере 500 рублей. Если же путевка признается сотрудниками ГИБДД поддельной, то для водителя и директора фирмы наступает ответственность по статье 327 УК РФ «Изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков».

Далее рассмотрим требования и основные формы путевых листов для разных категорий автотранспорта. Здесь есть несколько важных моментов.

Легковые автомобили

Путевой лист легкового автомобиля заполняется по форме 3, согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, устанавливающему унифицированные формы первичной отчетности для работ в транспорте. Существуют следующие требования к содержанию:

• указание даты и номера документа;
• указание сведений об организации (адрес, номера телефонов, коды по ОКВЭД);
• указание марки, модели, государственного регистрационного номера, гаражного номера автомобиля;
• указание ФИО водителя, табельного номера, номера водительского удостоверения, категории и типа лицензионной карточки);
• подтверждение прохождения медицинского осмотра;
• информация о задании водителю с указанием мест и временных интервалов;
• сведения об исправности автомобиля при выезде и въезде в гараж за подписью механика, а также сведения о выданных объемах ГСМ.

Грузовые автомобили

Существует 2 типа путевых листов для грузового автомобиля: 4-с и 4-п. Отличаются они лишь способом определения оплаты за грузоперевозки. Первый из перечисленных используется при сдельной оплате, второй - при повременной.

Немаловажным является и то, что в случаях грузоперевозок и транспортировки опасных грузов к документу прилагается и товарно-транспортная накладная.

Сведения для заполнения путевого листа для грузовых автомобилей остаются такими же, как и для легковых.

Специальный транспорт

К категории грузовых автомобилей также относят и специальный транспорт (например, мусоровоз, бетономешалка, цистерна и т. д.). Для этого вида транспорта также существует отдельная форма путевого листа - 3-спец.

В случае ошибки при заполнении какой-либо графы или при внесении поправок, необходимо воспользоваться графой "Особые отметки" и указать верные данные.

Легковое такси

Бланк путевого листа к автомобилю, который официально используется для осуществления пассажироперевозок, включает, помимо остальных, еще и поля для записи показаний таксометра. Путевка вручается водителю лишь на смену, по отработке которой, он обязан вернуть бланк диспетчеру.

Автобусы

Обязательным условием для начала работы водителя на конкретном автобусе, кроме всего прочего, является отметка медицинского работника с разрешением к выезду. В бланке после медицинского осмотра водителя врач ставит дату и точное время осмотра. Для городских и междугородних автобусов на оборотной стороне листа предусмотрено место для описания маршрута с указанием остановок, пробега, времени прибытия и отбытия. Водитель обязан прописывать в бланке 2 величины пробега - с пассажирами и без них.