Как все успеть на работе? Принципы тайм-менеджмента

Вы хотите продуктивно работать и все успеть? Как на работе спланировать свое время таким образом, чтобы у вас хватало сил на все задания? Человек, который только постигает искусство тайм-менеджмента, может не знать всех тонкостей и нюансов. Поэтому читайте статью и применяйте советы, которые помогут вам сделать больше за меньшее количество времени.

Пишите план вечером

Первое, что должен сделать человек, который хочет научиться планировать свое время, так это написать план на день. Составлять его нужно вечером на следующий день. Но не нужно строить жесткий план с привязками по часам. Нужно понимать, что может возникнуть форс-мажор, и вам придется на ходу переписывать свои дела. Всегда планируйте только 60 % своего времени. Остальные 40 % можно будет занять ежедневной рутиной, вроде разбора почты или же совершения важных звонков.

План на день поможет вам стать организованным. Ведь с утра кажется, что времени еще навалом, и вы обязательно выполните все, что нужно. Но когда наступает обеденный перерыв, вы можете удивиться, что даже половина дел еще не сделана. План поможет вам понять, какие задачи вы сегодня сделать сможете, а какие – нет. Вы не будете хвататься за все и сразу, а будете продуктивно работать над одним проектом и успеете его завершить уже к вечеру.

Делите "слонов" на "лягушек"

Какой основной принцип тайм-менеджмента следует взять на вооружение? Большие дела, которые образно можно окрестить слонами, нужно разбивать на небольшие действия, называемые лягушками. Когда человек думает о важном проекте, он может его откладывать только по той причине, что не будет знать, с чего начать. Чтобы не возникало подобной ситуации, следует сразу сесть и подумать, за сколько шагов можно выполнить задание и какие действия нужно сделать, чтобы реализовать поставленную перед вами задачу. Когда у вас будет иметься список из 10 действий, вы сможете их распределить на 10 дней и со спокойной совестью выполнять по одному важному делу в день. Проект уже не будет напрягать вас, и вы не будете паниковать, думая о предстоящей работе.

Делайте сначала важное, а потом срочное

Вы составили план работы, но утром поняли, что ваши планы накрываются из-за того, что другие люди имеют свое представление о срочных делах? Вам нужно научиться переносить телефонные звонки и разговоры с коллегами на послеобеденное время. Как делать работу быстро? Утром вы запланировали работу над отчетом. Вы понимаете, что дело важное, и следует его завершить уже к вечеру. Но тут вам позвонил поставщик и решил обсудить с вами партию товара, которую вы заказывали на прошлой неделе. Телефонный разговор – дело срочное, но не важное. Вы можете перенести его на послеобеденное время, когда отчет будет готов, и вы не будете думать о том, как бы побыстрее его закончить. Не нужно бояться обидеть человека. У вас свои планы, у него свои. Вы можете прийти к компромиссу, который всех устроит. Но ни в коем случае не поступайтесь своими интересами, иначе вы не сможете работать продуктивно.

Определите свои часы активности

Вы жаворонок или сова? Нужно определиться с часами своей продуктивности, чтобы работать на полную мощность. Что главное в работе? Знание своих фаз работоспособности. Если вы знаете, что самая продуктивная часть дня – это утро, то старайтесь именно на это время назначать встречи или же планировать работу над сложными проектами. А в послеобеденное время вы сможете заняться рутинными делами, разбором электронной почты или же сканированием и подшивкой документов. Если же вы знаете, что вы сова, то лучше перестройте свой график так, чтобы работать все время во вторую смену. Вы сможете утром высыпаться, а вечером устраивать встречи с клиентами или же сидеть над сведением сложных данных. Нужно понимать, что запас энергии у человека ограничен. И если вы будете работать не в свои часы активности, вы сделаете меньше, а потратите на это большее количество времени.

Утро – время для обучения

Желание работать продуктивно похвально. Но чтобы работать на полную мощность, человек должен постоянно учиться и совершенствовать свои знания. Вы не можете найти время на это? У вас есть утро. Если вы встанете на час пораньше, вы сможете прочитать несколько статей в специализированных журналах по инновациям в области вашей деятельности. Также вы можете изучать информацию в интернете и смотреть обучающие видео. Умейте расставить приоритеты. Сон полезен только в том случае, когда вы спите по 7-8 часов. Но когда вы валяетесь в кровати по 9-10 часов, подобное занятие продуктивным назвать будет невозможно. Не тратьте время попусту. Обучаясь в утренние часы, вы сможете стать намного продуктивнее, чем большинство ваших коллег, а значит, сможете работать лучше и получать многочисленные дивиденды.

Расставляйте приоритеты

Чем вы занимаетесь в часы вашей активности? Сидите в социальных сетях или же болтаете с коллегами? Не теряйте время зря. Научитесь расставить приоритеты. В первую очередь нужно сделать те задания, которые являются важными, во вторую – те, которые являются срочными, а после этого вы можете заниматься своей рутинной работой. В социальных сетях вы сможете посидеть во время перерыва, в это же время вы можете поговорить с коллегами. Но тратить свое продуктивное время на занятия глупостями – очень неразумно.

Приоритеты всегда нужно расставлять вечером. Если утром у вас появляется какое-то очень важное задание, вы должны оценить его срочность. В случае, если эта работа сможет подождать, не спешите приступать к ее выполнению. Сначала сделайте то, что планировали, а если останется время, можете приступить к этому проекту. Если же времени не останется, перенесите его на завтрашний день.

Не откладывайте дела на потом

Вы любите выполнять работу в ночь перед дедлайном? Пора избавляться от этой привычки. Если вы хотите понять, как успеть все на работе, то начните бороться со своей любовью откладывать дела на потом. Помните, что аппетит приходит во время еды. Если у вас в данный момент нет настроения что-то делать или же нет вдохновения для того, чтобы начать новый проект, подумайте над тем, как можно разделить данного "слона" на "лягушки". А когда у вас будет небольшой список из простых действий, вы точно сможете найти то дело, которое можно будет выполнить уже сегодня. Такой простой способ поможет вам избавиться от лени. А когда дело начато, уже проще его продолжать, чем начинать проект с чистого листа.

Устраните пожирателей времени

Что не дает вам работать продуктивно? Вы не можете ответить на этот вопрос? Как успеть все на работе? Следует найти пожирателей времени. Многие люди не отдают себе отчета в том, как много они прокрастинируют. Их день начинается с проверки всех социальных сетей, потом они идут пить кофе и болтать с коллегами. После этого утреннего ритуала человек решает выполнить легкие задания, выполнению которых мешают звонки друзей и родственников. И только к вечеру у человека получается заняться работой. Но к сожалению, времени на продуктивную деятельность остается очень мало.

Как бороться с дурными привычками? Нужно их менять на хорошие. Но делать это следует постепенно. Начните с того, что каждый день вы будете выписывать все, что вы делаете. Вы пришли на работу и сразу зашли "ВКонтакт"? Так и пишите в своем списке. Вас отвлек коллега, обратите на это свое внимание. Позвонил поставщик и помешал вам закрыть месячный отчет? Обязательно укажите это. Записи нужно делать в течение недели. А затем подвести итоги. Посмотрите, что отнимает у вас время? Социальные сети, разъезды, болтовня? Постарайтесь избавляться от вредных привычек. Меньше говорите с коллегами в рабочее время, поставьте блокировку социальных сетей. Так у вас получится заниматься своей работой более продуктивно.

Порядок – залог успеха

Как выглядит ваше рабочее место? Оно похоже на свалку? Тогда не удивляйтесь, почему у вас не получается работать продуктивно. Чем меньше на столе будет стоять предметов, тем лучше. Различные милые фоторамки, кружки, подставки, напоминалки – все это отвлекает ваше внимание и мешает вам сосредоточиться на текущем проекте. Как успеть все на работе? Наведите порядок на своем рабочем месте. Чистота вашего стола – это показатель того, насколько чисто у вас в голове. Человек, который отдает себе отчет в каждом действии, будет стараться все раскладывать по местам и не копить груды документов на столе. А вот персона, которая не может мыслить продуктивно, будет разводить хаос вокруг себя. Не захламляйте свое рабочее пространство или же свой кабинет. Помните, что у каждой вещи должно быть свое место. Если его не будет, то предмет вечно будет вам мешать и попадаться на глаза. На поддержание порядка вам следует тратить от 5 до 7 минут каждый день. Тогда вам не придется наводить генеральную уборку раз в неделю.