Постановка на учет основных средств: порядок постановки, как оформить, советы и рекомендации

Основными средствами предприятия признаются материальные объекты, используемые в выпуске товаров, производстве работ, предоставлении услуг, а также для управленческих нужд. В эту категорию относят как эксплуатируемые ценности, так и активы, находящиеся в запасе, сданные в аренду или законсервированные.

Общая характеристика ОС

Для постановки на учет основного средства срок полезного использования должен быть больше 12 мес. При этом стоимость имущества значения не имеет.

Следовательно, ценности, срок службы которых менее года, в качестве ОС не признаются. Не относятся к основным средствам и материальные запасы, оборудование и машины, переданные на монтаж или подлежащие установке, объекты в пути либо находящиеся в группе незавершенных капвложений.

Важный момент

Обратите внимание, что основным средством признается объект со всеми его принадлежностями и приспособлениями либо конструктивно обособленное изделие, предназначенное для выполнения конкретных самостоятельных функций, или комплекс нескольких механизмов, узлов и пр., используемый для выполнения определенных работ. В качестве такого комплекса выступает один или несколько объектов одинакового либо различного назначения, имеющие общее управление, принадлежности, приспособления, смонтированные на одной плоскости, вследствие чего каждый элемент может выполнять функции исключительно при взаимодействии с другими компонентами, а не самостоятельно.

Общий порядок постановки основных средств на учет

Объекты ОС приходуются по первоначальной стоимости. Она рассчитывается как сумма всех фактических вложений в сооружение, приобретение или изготовление актива. Для постановки на бухгалтерский учет основных средств во внимание принимаются суммы, уплаченные:

• по договору поставки (купли-продажи);
• за проведение работ по договору подряда или иному соглашению;
• за оказание посреднических, консультационных, информационных услуг, связанных с приобретением ОС;
• при получении прав на имущество;
• в качестве таможенных пошлин;
• за доставку объекта до места эксплуатации, в т. ч. расходы по страхованию;
• в иных случаях, если они связаны с приобретением, изготовлением или сооружением ОС.

Первоначальная стоимость признается балансовой стоимостью имущества. Она может изменяться исключительно при дооборудовании, достройке, модернизации, реконструкции, частичной разукомплектации (ликвидации элементов) и при переоценке.

Оприходование в бюджетных организациях

При постановке основных средств на учет проводки формируются следующим образом:

• Дт сч. 106 01 310 Кт сч. 208 00 000 (302 00 000).

На счете 106 01 310 обобщаются сведения обо всех затратах, связанных с приобретением имущества.

НДС в бюджетном учете

Если подрядчиками и поставщиками предъявляются суммы налога при поставке ОС, то их учитывают или в составе капвложений (приобретение на средства бюджетного финансирования или от деятельности, приносящей доход и не облагаемой НДС), или относят на сч. 2 210 01 560 "Увеличение суммы дебиторской задолженности по НДС по полученным материальным ценностям, услугам, работам" (покупка на средства от деятельности, приносящей прибыль и облагаемой НДС).

Отражение первоначальной стоимости

Вне зависимости от способа поступления объектов на предприятие, суммы затрат на приобретение обобщаются на сч. 08. В момент введения ОС в эксплуатацию первоначальная стоимость списывается. В результате при постановке на учет основного средства проводка делается следующим образом:

• Дт сч. 01 Кт сч. 08.

Приобретение за плату

Это наиболее распространенный способ получения имущества. Первичными документами для постановки на учет основного средства выступает в таких случаях договор купли-продажи и акт приема-передачи. Первоначальная стоимость формируется, как выше уже говорилось, из всех затрат на покупку, за исключением НДС и иных возмещаемых платежей. Такое правило закреплено в ПБУ 6/01 (п. 8).

Для постановки на бухгалтерский учет основного средства, приобретенного за плату, как правило, составляются такие записи:

• Дт сч. 08 Кт сч. 60 (76 и пр.).

Рассмотрим пример. В соответствии с договором купли-продажи, предприятие приобрело актив, стоимость которого 238 950 руб. (в т. ч. НДС 36 450 руб.). Кроме этого, были оплачены услуги по доставке объекта на склад – 29 тыс. руб. Для наглядности проводки представим в таблице.

Аналогичным образом (с небольшими поправками) осуществляется постановка на учет объектов основных средств, созданных самим предприятием. В таком случае, кроме расчетов с подрядчиками, поставщиками и иными кредиторами/дебиторами, отражаются и другие затраты, входящие в состав первоначальной стоимости. Речь, в частности, о зарплате работников, стоимости материалов, амортизации ОС и т. д. Соответственно, при постановке основных средств на учет будут составляться такие записи:

• Дт сч. 08 Кт сч. 02 (05, 10, 23, 70, 69 и пр.).

В некоторых случаях при формировании первоначальной ст-сти могут учитываться проценты по займам и кредитам:

• Дт сч. 08 Кт сч. 66 (67).

Имущество как вклад в капитал

Если предприятие получило ОС в качестве вклада в его уставной капитал, первоначальную стоимость определяют в виде денежной оценки, согласованной учредителями. Такое правило предусмотрено ПБУ 6/01 (п. 9). Здесь, однако, следует учесть, что в ООО, к примеру, согласованная учредителями сумма не может быть выше, чем оценка независимого оценщика, притом что его привлечение при получении неденежного вклада в капитал общества является, согласно п. 2 ст. 66.2 ГК, обязательным.

При постановке на учет основного средства, переданного в качестве вклада, бухгалтер составляет следующую запись:

• Дт сч. 08 Кт сч. 75.

Обратите внимание, что при получении актива от предприятия-плательщика НДС, получатель вправе принять к вычету предъявленный налог, ранее восстановленный передающим субъектом.

Рассмотрим пример. Предположим, что предприятие получило в качестве вклада в капитал оборудование, оцененное учредителями в сумму 160 тыс. руб. Эта оценка оказалась равной стоимости, установленной независимым оценщиком. НДС составил 23 тыс. руб.

В таблице приведены записи, которые составит бухгалтер при постановке основного средства на учет.

Безвозмездное получение ОС

При приобретении имущества по договору дарения, за первоначальную стоимость принимают рыночную цену имущества, существующую на дату постановки основного средства на учет. В таком случае составляют запись:

• Дт сч. 08 Кт сч. 98.

Обратите внимание, что поступления предстоящих периодов будут включаться в прочие доходы по мере начисления амортизационных платежей:

• Дт сч. 98 Кт сч. 91 (субсч. "Прочие доходы").

К примеру, предприятию был безвозмездно передан станок, использование которого предполагается в основном производстве. Рыночная стоимость оборудования 218 300 руб. Период полезной эксплуатации для станка составляет 37 мес. Начисление амортизации производится линейным способом. В таблице отразим проводки, которые составляет бухгалтер.

Получение ОС по договору мены

Исполнение договора мены осуществляется неденежными способами. В таком случае при принятии ОС в качестве первоначальной ст-сти признается цена ценностей, переданных либо подлежащих передаче в обмен. Она обычно равняется той стоимости, по которой предприятие реализует соответствующие объекты. Если же цену этих предметов установить не представляется возможным, учитывается рыночная стоимость аналогичных активов.

Запись бухгалтера при получении ОС по договору мены, в целом не отличается от проводки при приобретении за плату:

• Дт сч. 08 Кт сч. 60.

Вместе с тем к этой записи будут сформированы и другие проводки, отражающие продажу имущества, передаваемого в обмен, а также зачет взаимных требований.

Допустим, предприятие, использующее ОСНО, в обмен на свои товары стоимостью 312 тыс. руб. (плюс НДС 56160 руб.) получает оборудование компании, находящейся на УСН. Сделка признана действительной – обмен равноценен. Себестоимость готовых изделий 298 тыс. руб.

Неоприходованное имущество

Его можно обнаружить при инвентаризации. Постановка на учет основных средств, выявленных при проверке, осуществляется по текущей рыночной цене объектов.

Результаты инвентаризации оформляют утвержденными унифицированными документами. При проведении проверки комиссии необходимо осмотреть все выявленное имущество и внести в опись:

1. Полное наименование.
2. Инвентарные номера.
3. Назначение.
4. Технические и эксплуатационные показатели.

Если неучтенным является объект недвижимости, необходимо проверить наличие у предприятия первичных документов, удостоверяющих право собственности.

Отражение информации о выявленных при инвентаризации ценностях осуществляется по Дт сч. 01 в корреспонденции с Кт сч. 91 (субсч. "Прочие доходы").

Определение рыночной стоимости

Цена объектов определяется предприятием в соответствии со стоимостью, действующей в данной местности в отношении иных аналогичных предметов на дату оприходования. Сведения о рыночной стоимости активов подтверждаются документами или заключением эксперта. Многие специалисты сходятся во мнении, что определять цену целесообразно в порядке, предусмотренном для оценки безвозмездно полученного имущества.

Нюанс

Бухгалтер может обнаружить неучтенный объект ОС и без проведения инвентаризации. Как в этом случае производить его оприходование?

Постановка на учет таких объектов осуществляется только после проведения инвентаризации. Приходуется ОС на дату проверки.

Начисление амортизации на такие ценности осуществляется в общем порядке.

Постановка основных средств на забалансовый учет

Информация о некоторых видах имущества может отражаться на специальных счетах за балансом. Это происходит при:

1. Передаче/получении ОС в аренду (лизинг).
2. Принятии оборудования на монтаж.
3. Начислении износа отдельных видов ОС.

Коротко рассмотрим каждую ситуацию.

Аренда ОС

Предприятие может сдавать или брать основные средства в пользование (лизинг). При этом оформляется соглашение и подтверждающий приемку-передачу акт. Постановка на учет основных средств, переданных/взятых в аренду, производится обособленно от прочего имущества.

Если договором не предусмотрен выкуп объекта, то в течение всего срока пользования право собственности остается за передающей стороной. Соответственно, у него это имущество остается на балансе. Из данного правила, однако, есть исключения. Оно не действует в случае аренды компании как единого имущественного комплекса и при лизинге. В первом случае ОС отражается в балансе принимающего субъекта, во втором – балансовый учет ведет та сторона, которая определена условиями договора.

При лизинге объект должен быть поставлен на баланс получателя, лизингодатель отражает сведения о нем за балансом. Для этого используется сч. 011. Сведения здесь отражаются на протяжении всего периода действия договора в сумме, установленной по его условиям.

После завершения лизинга объект возвращается в баланс. Происходит его списание со сч. 011 на сч. 01 или 03 либо на счет 41 (если предусмотрена его последующая продажа).

Износ ОС

Для его отражения используют забалансовый счет 010. Информация по нему отражается, если имущество является:

• собственностью НКО;
• объектом жилфонда, внешнего благоустройства, судоходной обстановки, дорожного/лесного хозяйства, если они были приняты к учету до 01.01.2006 г.

Последнее положение действует и в отношении продуктивного скота, одомашненных животных.

Начисление износа производится линейным способом по дт сч. 010 ежемесячно. Суммы не включаются в затраты предприятия.

Организационно-распорядительные документы

Один из ключевых документов, обеспечивающих введение имущества в эксплуатацию, - приказ о постановке на учет основного средства. Нормативными актами не закреплена унифицированная форма такого распоряжения. Однако существует перечень сведений, который должен присутствовать в этом документе в обязательном порядке. В их числе:

1. Название предприятия.
2. Наименование документа.
3. Дата составления.
4. Основание для издания.
5. Описание объекта, подлежащего оприходованию.
6. Указание на то, что имущество учитывается в составе ОС.
7. Определение срока полезной эксплуатации и первоначальной стоимости.
8. Инвентарный номер объекта. Он указывается в специальной карточке, сформированной на каждое ОС или группу средств.
9. Группа или категория, в которую включено имущество.
10. Ф. И. О. сотрудника, ответственного за сохранность ОС.
11. Помещение/цех, в котором будет находиться актив.
12. Подпись руководителя или иного уполномоченного сотрудника.
13. Подпись материально-ответственного работника.

Составить распоряжение может специалист бухгалтерии или юридического отдела, а также помощник руководителя.

Приложением к приказу является акт приемки-передачи.

Назначение распоряжения

Необходимо отметить, что издание приказа о постановке ценности на учет необходимо не только для правильного составления отчетности. Распоряжение является основанием для составления акта о вводе имущества в эксплуатацию. В таком акте указываются:

1. Характеристика объекта.
2. Описание внешнего вида, технического состояния.
3. Ф. И. О. сотрудников, ответственных за эксплуатацию.
4. Уровень готовности объекта к использованию.

Этот документ должен быть подписан специальной комиссией, в которую в т. ч. входит руководитель и главный бухгалтер.