Правила заполнения УПД: виды услуг, порядок оформления с образцами, необходимые бланки и актуальные примеры

Сегодня универсальный передаточный документ применяется с целью упрощения ведения бухгалтерских бумаг и повышения общей производительности. Этот документ создан не очень давно, поэтому он все еще не зарекомендовал себя в качестве действительно необходимой бумаги. Также появляется много вопросов по правилам заполнения УПД (универсального передаточного документа), потому что образцов с уже внесенными данными ограниченное количество. Налоговые органы привыкли возвращать бумагу на корректировку, не объясняя, что именно неправильно оформлено и каким образом исправить ошибку. Накладная на реализацию товарной продукции (сегодня именно так простыми словами именуется УПД) формируется на основе счет-фактуры. Это также выступает отличным аргументом в пользу снижения документооборота.

Необходимо разобраться в данном вопросе. Новый документ, который предложила Федеральная налоговая служба в целях упрощения документооборота, в настоящее время вызывает у собственников бизнеса множество опасений и вопросов, которые в первую очередь относятся к правильности его заполнения. Тем не менее уже не только сформирован формуляр, но и существуют образцы заполнения УПД. Разберемся, насколько полезным является универсальный передаточный документ для индивидуальных предпринимателей и организаций.

Понятие

Прежде чем рассматривать правила заполнения УПД, образцы и соответствующие примеры, целесообразно определить понятие, основные особенности и другие не менее важные аспекты вопроса. Операции, которые проводятся в экономической деятельности предприятия, оформляются посредством первичной документации в обязательном порядке. Сегодня счет-фактуры являются веской причиной для принятия к вычету НДС, они выставляются структурами, хоть и не включаются в категорию первичных документов в налоговом и бухгалтерском учете. Некоторый период времени назад Федеральная налоговая служба предложила ввести единый документ с целью снижения объема документооборота. Именно так появился УПД. Как было отмечено выше, готовится бумага на базе счет-фактуры и дополняется реквизитами первичной документации. Стоит заметить, что ее назначение определяется статусом в каждой конкретной ситуации. Для отметки статуса при заполнении УПД (образец ниже) предусматривается отдельное поле.

Важно дополнить, что предложение ФНС имеет рекомендательный замысел. Использование или отклонение идеи касательно применения бумаги ни при каких обстоятельствах санкций за собой не влечет.

Необходим ли УПД?

Использование УПД сегодня во многих случаях является удобным, особенно для индивидуальных предпринимателей, которые работают на упрощенке (иными словами, без НДС), ЕСХН или ЕНВД. Приведем аргументы:

• Вместо целого ряда бумаг необходимо заполнить лишь одну. Так или иначе, это снижает вероятность ошибок и затраты трудовых ресурсов.
• УПД не содержит незнакомых для предпринимателей реквизитов.
• Он позволяет облегчить учет вычетов и расходов налоговым службам.
• Использование универсального передаточного документа не говорит о необходимости уплаты НДС.
• В актуальную форму УПД можно вносить дополнительную информацию, добавлять новые столбцы или строки.
• Если упрощенец отказывается использовать УПД, он все равно обязан принять данный вид документа от контрагента.

Тем не менее несоблюдение правил заполнения УПД влечет за собой появление налоговых обязательств дополнительного характера, связанных с НДС. Следует помнить, что в случае статуса «2» в универсальном придаточном документе не нужно заполнять обязательные поля для счет-фактур, ведь с ними соотносятся графы 6-11 соответствующего раздела. Чтобы избежать спорных вопросов, целесообразно отметить в них прочерки.

Порядок заполнения УПД

Следует отметить, что два новых поля документа (поле «А» и поле «Б») заполняются исключительно по желанию поставщика товарной продукции. В них указываются коды видов деятельности и номера позиций. В соответствии с одним из примеров заполнения УПД в случае ИП, выбравшего УСН 6 для реализации и установки кондиционеров, поле «Б» будет выглядеть так: ОКУН 042403.

Статус, который проставляется в левом верхнем углу, определяет назначение бумаги. Если она будет использоваться в качестве счет-фактуры и первичного документа, необходимо проставить цифру 1. Данный статус позволяет применять УПД в качестве основания для вычета НДС. Правила заполнения УПД гласят, что цифра 2, прописанная в соответствующем поле, говорит о том, что документ играет роль первичного. Он отражает операцию налогоплательщика. Стоит заметить, что передаточная бумага для индивидуальных предпринимателей, работающих по УСН или ЕСХН, наделяется статусом «2». Многие упрощенцы привыкли осуществлять свою деятельность в соответствии со старой схемой, применяя акты, накладные. Тем не менее сегодня зачастую актуальными становятся ситуации, когда выписывать счет-фактуру приходится покупателю. Именно в таком случае и удобен УПН. Необходимо знать, что назначение бумаги можно определить не только по ее статусу. Немаловажную роль играют те реквизиты, которые в ней указаны. По правилам заполнения УПД, его номер находится и в зависимости от статуса.

Так, в счет-фактурах нужно указывать порядковый номер. В случае статуса «1» он должен соотноситься с нумерацией в счет-фактурах. В документации первичного плана номер не включается в перечень обязательных реквизитов. Именно поэтому в универсальной передаточной бумаге его можно определить по хронологии первичных документов. Стоит заметить, что восьмое поле должно содержать информацию касательно даты и номера соглашения, в соответствии с которым осуществляется отгрузка товарной продукции или оказываются услуги.

Сегодня актуальным является проставление даты в соответствии с правилами заполнения УПД в 3 строках:

• 1 строка – день оформления бумаги.
• 11 строка – осуществление операции хозяйственного плана (предъявление акта оказанных услуг или отгрузки товарной продукции).
• 16 строка – день приемки.

Если в универсальной придаточной бумаге строка 11 осталась пустой, стоит сделать вывод о том, что документ был выписан в день отгрузки. Если же не заполнено поле 16, даты отгрузки и получения товарной продукции совпали. Идеальной картиной является ситуация, когда все три даты одинаковы. Однако чаще всего совпадают лишь строки 1 и 11. Значит, для расчета налогооблагаемой базы в плане НДС является дата отгрузки товарного продукта, иными словами, строка 11.

В соответствии с действующим порядком заполнения УПД иногда бумага может быть составлена до отгрузки. Тем не менее счет-фактура, оформленная еще до реализации операции хозяйственного значения, не может стать причиной для возмещения. Именно поэтому налоговую базу можно определить посредством даты поставки товарной продукции.

Закон предусматривает ситуацию, когда формирование УПД в день отгрузки товара невозможно. Так, документ может быть оформлен несколько позднее. Тогда база по НДС будет определяться непосредственно с момента отправки товарной продукции, иными словами, по строке 11. Стоит отметить, что во всех представленных случаях покупатель вправе заявить вычет НДС после того, как принял заказ (товарную продукцию или какие-либо услуги). Эта дата проставляется в поле 16. Как видно из образца заполнения УПД на услуги или товарный продукт в 2018 году, документ для индивидуальных предпринимателей отличается статусом, а также некоторыми пустыми полями.

Какие подписи проставляются в УПД?

В строках 10 и 15 указываются лица, которые занимаются получением и отправкой товарной продукции со стороны покупателя и поставщика. Ниже также отмечаются их должности. Подписи в заполнении УПД тех граждан, которые являются ответственными за оформление хозяйственной операции своевременно, проставляются в строках 13 и 18. Помимо этого, актуально указание их должностей. При повторном упоминании тех же специалистов, что и в предыдущих строках, подписи можно опустить.

Необходимо знать, что из граф следует заполнить 1, 2 и 2а. Именно в них указывается наименование товарной продукции, ее код, а также единицы измерения. К примеру, в соответствии с правилами заполнения УПД грузоотправителем или покупателем рассмотрим устройство дистанционного пуска ИП 535-07е «ПУСК». Так, в графах 3 и 4 здесь целесообразно проставить цену и количество единиц товарного продукта, то есть устройств.

Строки 14 и 19 предусматривают проставление реквизитов тех лиц, которые ведут бухгалтерский учет. Причем бухгалтеры, которые занимаются формированием документа, должны быть указаны как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя. Стоит отметить, что для индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют предпринимательскую деятельность без печати, ее отсутствие на универсальной передаточной бумаге не может стать причиной отказа в возмещении НДС, так как печать не предусматривается ни в отношении счет-фактуры, ни в отношении первичных бухгалтерских документов. Однако если она имеется, причем с отображением названия структуры, то строки 14 и 19 заполнять не нужно.

Итак, мы рассмотрели правила заполнения УПД, подписи, которые необходимо проставлять, и ряд других нюансов данной темы. Далее изучим, какие поля являются обязательными, а какие – нет.

Заполненные и пустые поля

В соответствии с правилами заполнения УПД на услуги (образец документа представлен) или товарную продукцию можно отметить, что в 2018 году можно оставить пустыми следующие графы:

• Строка 9 не является обязательной к заполнению, тем не менее те реквизиты транспортных документов, которые указаны в них, становятся подтверждением факта доставки груза.
• Строка 12 должна быть заполнена лишь тогда, когда имеются сведения дополнительного характера, которые так или иначе нужно отобразить.
• Заполненное поле 17 говорит о появлении претензий или жалоб во время получения заказа от покупателя.

По правилам заполнения УПД грузополучателем или грузоотправителем, строки 1а – 7, а также остальные поля бумаги используются для отображения реквизитов покупателя и продавца. Помимо этого, там указывается информация из платежной документации, а также разновидность валюты, в которой планируется произведение расчета. Данные строки, как правило, заполняют плательщики НДС. Стоит отметить, что в разделе счет-фактуры в случае статуса «1» должны присутствовать в соответствии с правилами заполнения УПД подписи главного бухгалтера и руководителя. Иногда бумага визируется рядом лиц. Статус «2» не предполагает проставления подписей в данных полях.

УПД от 01.10.2017

Следует знать, что с 1 октября 2017 года правила заполнения УПД, а также форма несколько изменились. Так, в процессе оформления передаточной бумаги при поставке товарной продукции, выполнении работ или услуг, а также передаче прав на имущественные комплексы необходимо руководствоваться новыми положениями.

Сегодня универсальная передаточная бумага – это в первую очередь бумага, которая объединяет документы передаточного характера (товарные накладные, акты и так далее) и счет-фактуру. Так, в ней должны быть указаны реквизиты УПД, реквизиты первичной учетной бумаги, а также реквизиты счет-фактуры. Стоит отметить, что форма УПД является рекомендованной, поэтому ее можно дорабатывать, добавлять нужные графы и столбцы. Однако удаление реквизитов из бланка строго запрещено. В настоящее время как индивидуальные предприниматели, так и организации имеют право на использование рассматриваемого документа. При этом они должны или придерживаться актуальных правил заполнения УПД на услуги, работы, товарный продукт, или осуществлять выписку счет-фактур и передаточной документации по отдельности. Важно отметить, что использование передаточной бумаги существенно ускоряет и упрощает процесс документооборота, бухгалтерского и налогового учета, а также снижает вероятность допущения ошибок и минимизирует количество документов, которые нужно оформить.

В настоящее время известно два варианта использования УПД:

• Вместо счет-фактуры и документации передаточного характера. В данном случае в процессе передачи товарного продукта, работ или услуг оформляется лишь УПД. Он применяется также для расчета НДС и для признания расходов на налогооблагаемую прибыль. Важно знать, что такой бумаге, как отмечалось выше, присваивается статус «1». Она может быть оформлена как в электронном, так и в бумажном виде.
• Вместо передаточной документации. В данном случае универсальная передаточная бумага применяется лишь для признания расходных статей, а выписка счет-фактуры производится строго отдельно. Такой бумаге присваивается статус «2» (речь идет о заполнении УПД без НДС), однако ее оформление допустимо лишь в электронном варианте. Об этом следует помнить и не допускать ошибок.

Что изменилось в новом бланке?

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 625 от 25.05.2017 года, с 1 июля 2017 года на территории Российской Федерации применяется новая форма счет-фактуры. Так, сегодня в ней актуальна строка для идентификатора контракта государственного значения. Стоит отметить, что данный формат заполнения счета-фактуры приведен в Приказе от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155. По причине того, что в УПД входят реквизиты счет-фактуры, его бланк несколько изменился. Так, в нем появилась 8 графа, в которой указывается идентификатор контракта государственного значения. Ее заполнение обязательно и допустимо тогда, когда индивидуальный предприниматель или организация занимаются выполнением тех или иных работ по государственному заказу. Необходимо отметить, что в остальных случаях графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

Внимание! Если вы все еще используете старые бланки УПД и счет-фактуры после 01.10.2017, вы рискуете не получить вычеты по налогу на добавленную стоимость, ведь в данном случае налоговая служба не примет предоставленную вами документацию.

Заполнение УПД в сервисе "КУБ"

Для сведения к минимуму риска ошибок, возникающих в процессе оформления универсальной придаточной бумаги в соответствии с новой формой, а также для упрощения самой операции, целесообразно воспользоваться сервисом "КУБ", который работает на бесплатной основе и имеет множество функций. Стоит отметить, что сегодня автоматическое создание УПД в этой системе занимает примерно несколько минут. Здесь важно:

• Внести информацию касательно контрагентов и сделки в необходимые поля формы универсальной передаточной бумаги.
• Проверить, правильно ли внесены сведения в универсальный передаточный документ.

Далее он сохраняется на жесткий диск и направляется контрагенту посредством электронной почты.

Образец УПД с 01.10.2018. Статус «2»

Далее целесообразно рассмотреть в деталях образец заполнения УПД без НДС. Образец документа можно увидеть выше. Бумаге присвоен статус «2». В число реквизитов первичной учетной бумаги входят следующие:

• Наименование.
• Дата формирования.
• Наименование хозяйствующего субъекта составителя.
• Факт операции и его содержание.
• Величина измерения в денежном (при этом указываются единицы изменения) или (и) в натуральном выражении.
• Наименование должностных лиц (одного лица), которые осуществили (осуществил) операцию, сделку, а также ответственных (одного ответственного) за грамотность ее оформления.
• Подписи лиц. При этом нужно указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, которые необходимы для идентификации.

Важно отметить, что универсальная передаточная бумага была разработана налоговой службой федерального значения на базе актуальных требований Закона о бухучете № 402-ФЗ и Постановления правительства № 1137. Она была предложена к использованию Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3. Необходимо отметить, что начиная с 1 июля 2018 года универсальная передаточная бумага заполняется и по товарной продукции, вывезенной за пределы Российской Федерации в государство, которое является членом Евразийского экономического союза. Так, в случае отсутствия необходимой информации в графах 1а и 1б актуально проставление прочерка в соответствии с пунктом вторым Правил заполнения счет-фактуры и пунктом вторым Правил заполнения корректировочного счета-фактуры в редакции постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. После проставления значений 1 или 2 в «шапке» бланка нужно указать сведения о продавце. Данная информация должна включать следующие пункты:

• Полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя.
• Юридический адрес структуры.
• ИНН/КПП.

Необходимо дополнить, что в том же месте прописывается наименование и адрес отправителя груза, а также его получателя. С 01.10.2017 года на сегодняшний день целесообразно отметить следующие изменения в бланке документа:

• В таблицу, содержащую информацию касательно товарной продукции, был добавлен столбец. В нем продавец товара должен прописывать код номенклатуры ВЭД ЕАЭС. Стоит заметить, что данная ситуация является актуальной для сделок внешнеторгового значения с организациями, сформированными в государствах, которые являются резидентами ЕАЭС.
• Несколько изменились сведения, которые необходимо вписывать в 11 графу универсальной передаточной бумаги.
• После подписи индивидуальным предпринимателем была добавлена приписка, отражающая данные об ином лице, которое выступает как уполномоченное.

Сегодня бланк универсальной передаточной бумаги может оформляться как организацией, так и гражданином, физическим лицом, у которого есть соответствующая доверенность. Актуальная форма документа утверждена в постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011.

Заключение

В заключение целесообразно рассмотреть назначение универсальной бумаги. Так, приведем операции хозяйственного значения, для документирования которых сегодня используется УПД:

• Отгрузка товарной продукции.
• Передача активов (важно заметить, что исключение из данного правила составляет недвижимое имущество).
• Оформление произведенных работ и оказанных услуг (иными словами, в настоящее время универсальная передаточная бумага является отличной альтернативой акту выполненных работ).
• Передача прав.

Целесообразно заметить, что в настоящее время применение универсальной бумаги официально разрешено со стороны налоговой службы федерального уровня в следующих целях:

• Документирование экономических операций субъектом хозяйствования для целей бухгалтерского учета (в данном случае речь может идти также о налоговом учете).
• Подтверждение права, связанного с вычетом по налогу на добавленную стоимость за текущий период.
• Подтверждение затрат, произведенных хозяйствующим субъектом, для расчета налогооблагаемой базы и выявления размера налогов, которые необходимо оплатить в текущем периоде.

Итак, мы подробнейшим образом рассмотрели применение, назначение и основные характеристики универсальной передаточной бумаги в 2018 году, правила ее заполнения, а также иные не менее важные нюансы и тонкости вопроса. Как можно убедиться, сама форма документа достаточно проста. Она универсальна и действительно может стать отличной альтернативой ранее применяемых форм представления документов.