Документооборот в организации: принципы, правила, образец

Эффективный документооборот является залогом успешной работы любой организации. От того, насколько продуманно организован документооборот, зависят скорость и качество бизнес-процессов, возможности оперативного анализа данных и принятия решений.

В данной статье мы разберем основные принципы организации документооборота в компании, правила составления и оформления документов, этапы их согласования и утверждения. Также на конкретном примере рассмотрим оптимальную схему документооборота и способы ее автоматизации.

Погружаясь в тему документооборота в организации, важно понимать его ключевые задачи: фиксация информации, обеспечение взаимодействия между структурными подразделениями, контроль исполнения и оперативный доступ к данным. От того, насколько эти задачи решены, зависит результативность всей компании.

Принципы организации документооборота

Основополагающими принципами организации документооборота в компании являются упорядоченность, гибкость, оперативность и целесообразность. Это означает, что движение документов должно происходить по четко установленным правилам и схемам, при этом система должна легко адаптироваться под изменяющиеся потребности бизнеса. Кроме того, обработка и передача документов не должна занимать много времени, а все операции должны быть оправданы целями и задачами компании.

Еще одним важным принципом является исключение дублирующих действий. Документооборот в организации пример каждого документа должен быть выстроен таким образом, чтобы он проходил через минимальное количество инстанций и этапов. Также следует избегать повторного ввода одних и тех же данных.

Организация документооборота на предприятии подразумевает выполнение принципа однократности операций одинакового целевого назначения. Это значит, что однотипные документы должны проходить по одному и тому же маршруту в системе.

Единообразие порядка прохождения документов также является важным принципом. Правила организации документооборота должны устанавливать четкие требования к оформлению и обработке всех категорий документов в компании.

Наконец, следует обеспечить оперативность движения документов. Система документооборота в организации должна позволять максимально быстро обрабатывать и передавать информацию между сотрудниками и подразделениями предприятия.

Соблюдение всех этих принципов поможет организации делопроизводства и документооборота в организации с максимальной эффективностью, что положительно скажется на оперативности бизнес-процессов и производительности труда сотрудников.

Правила составления и оформления документов

Для обеспечения единообразия в документообороте в организации устанавливаются правила составления и оформления документов. В первую очередь они регламентируют использование бланков, которые придают документам официальный вид. Бланки могут содержать информацию об организации, а также иметь место для реквизитов.

Реквизиты - это обязательные элементы официального документа. К ним относятся название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись и т.д. Существуют утвержденные стандарты оформления реквизитов для обеспечения их единообразия.

Текст документа также оформляется по определенным правилам. Он должен быть четким, лаконичным, не допускать двусмысленных толкований. Используемые термины и определения должны соответствовать нормативным документам.

Отдельно регламентируются процедуры подписания и утверждения документов в зависимости от их вида и статуса. Порядок согласования также может устанавливаться внутренними правилами организации.

Унифицированные правила позволяют повысить исполнительскую дисциплину, ускорить обработку документов, систематизировать состав документации предприятия.

Этапы документооборота в организации

Движение документов в документообороте в организации в общем виде складывается из следующих этапов:

  1. Создание или получение документа;
  2. Регистрация документа;
  3. Рассмотрение документа руководством;
  4. Направление документа на исполнение;
  5. Исполнение указанных в документе действий;
  6. Подшивка исполненного документа в дело для архивного хранения.

Более детальные схемы документооборота разрабатываются для конкретных видов документов и типовых бизнес-процессов. Например, можно выделить этапы обработки входящего документа, договора, претензии, приказа по кадрам и т.д.

Регламентация стадий движения каждой категории документов позволяет выстроить четкую систему документооборота и исключить возможные накладки при обработке и исполнении.

Внутренние нормативные документы по документообороту

Для регламентации документооборота в организации разрабатывается комплекс внутренних нормативных документов. К ним относятся стандарты предприятия, положения, инструкции, приказы и распоряжения.

Стандарты организации устанавливают общие правила по документационному обеспечению деятельности компании. Они могут регулировать порядок разработки, оформления, учета и обращения основных видов организационно-распорядительных документов.

Более детально отдельные процессы документооборота описываются в положениях и инструкциях. Например, может быть положение о входящей корреспонденции или инструкция по заполнению и обработке первичных учетных документов.

График документооборота определяет сроки прохождения документов на всех стадиях обработки и исполнения от момента поступления или создания до отправки в архив. Он позволяет контролировать исполнительскую дисциплину.

Приказом руководителя утверждается номенклатура дел организации. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. На основе номенклатуры формируется структура архива компании.

Таким образом, комплекс внутренних документов позволяет регламентировать деятельность компании в сфере документооборота на всех уровнях.

Классификация документов в организации

Для упорядочения документооборота в организации осуществляется классификация документов. Существуют различные основания для классификации:

  • По происхождению выделяют внешние и внутренние документы;
  • По содержанию - организационно-распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские и др.;
  • По степени гласности - несекретные, для служебного пользования, конфиденциальные, секретные;
  • По срокам исполнения - оперативные и плановые;

Также может проводиться классификация по назначению, направлению деятельности, уровню управления, месту составления, авторству, виду носителя информации.

Существуют типовые формы документов, которые унифицируют документооборот для однотипных ситуаций. К таким документам относятся накладные, акты, служебные письма, заявления, приказы по кадрам и др.

Классификация документов лежит в основе организации рационального документооборота, а также построения удобной системы хранения и поиска документации.

Автоматизация процессов документооборота

Эффективный инструмент оптимизации документооборота в организации - это внедрение автоматизированных систем. Они позволяют ускорить обработку документов и сократить трудозатраты за счет исключения ручных рутинных операций.

Программные решения для автоматизации документооборота выполняют следующие функции:

  • Регистрация и учет документов с присвоением уникальных индексов;
  • Маршрутизация документов в соответствии с установленными схемами;
  • Контроль исполнения документов;
  • Хранение документов в электронных архивах с возможностью быстрого поиска по различным критериям;
  • Формирование различных отчетов о документообороте.

Автоматизация позволяет существенно повысить скорость и качество работы с документами. Руководители получают надежные инструменты мониторинга и контроля исполнительской дисциплины в компании.

Анализ и оптимизация документооборота

Для выявления недостатков существующей системы и поиска резервов ее совершенствования проводится анализ документооборота в организации. Он может включать:

  • Анализ состава и содержания основных документопотоков;
  • Оценку времени прохождения документов по этапам обработки;
  • Анализ полноты и правильности оформления документации;
  • Изучение мнений сотрудников о недостатках существующей системы.

На основе результатов анализа разрабатываются меры по оптимизации документооборота. К ним могут относиться:

  • Внедрение систем электронного документооборота и автоматизации рутинных операций;
  • Упрощение и типизация форм документов;
  • Сокращение этапов согласования документов;
  • Перераспределение документопотоков и полномочий между подразделениями и должностными лицами.

Регулярный анализ и оптимизация являются обязательными для поддержания эффективности системы документооборота на высоком уровне.

Организация электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) - это организация работы с электронными документами в организации. ЭДО позволяет перевести весь документооборот компании в цифровой формат и автоматизировать процессы работы с документами. Внедрение ЭДО дает ряд преимуществ:

  • электронный документооборот в организации ускорение процессов создания, согласования, подписания и отправки документов
  • сокращение расходов на печать и хранение документов
  • удобный поиск документов по различным параметрам
  • контроль исполнения документов и мониторинг документооборота в целом

Для внедрения ЭДО необходимо:

  1. правила организации документооборота выбрать программное обеспечение для организации ЭДО
  2. организация документооборота на предприятии настроить бизнес-процессы в программе
  3. система документооборота в организации организовать обучение сотрудников работе в системе
  4. документооборот в организации пример наладить интеграцию ЭДО с другими информационными системами компании

Принципы организации документооборота. Перевод документооборота в электронный вид позволяет повысить скорость и качество работы с документами. ЭДО способствует росту производительности труда и эффективности управленческих процессов в компании.

Пример оптимальной схемы документооборота

Документооборот в организации. Для построения эффективной схемы документооборота важно учитывать специфику деятельности и оргструктуру компании. Рассмотрим пример оптимальной схемы на примере торгового предприятия.

Допустим, в нашей компании есть отдел продаж, бухгалтерия, склад и руководство. Схема движения документов при продаже товара может быть следующей:

  1. Менеджер отдела продаж оформляет заказ от клиента и отправляет его в бухгалтерию.
  2. Бухгалтер готовит счет для клиента и отсылает его по электронной почте.
  3. После оплаты счета менеджер отдела продаж передает заказ на склад для комплектации товара.
  4. Склад формирует товарно-транспортную накладную и передает ее в бухгалтерию.
  5. Бухгалтерия на основании накладной оформляет реализацию товара.

Документооборот в организации. Такая схема позволяет разграничить полномочия подразделений и исключить дублирование действий. Обмен документами происходит оперативно посредством электронного документооборота. Руководство может контролировать выполнение заказов и формировать отчетность.

Комментарии