Проектная деятельность библиотек: формы, методы, этапы развития и примеры

На сегодняшний день уже не осталось в стране таких библиотек, которые не создавали бы разнообразные проекты, не принимали бы участие в самых разных конкурсах, ведь именно проектная деятельность библиотеки улучшает и финансовое состояние учреждения, и усиливает его роль в данной местности. Таким образом и качество услуг улучшается, и читатели довольны. Проектная деятельность библиотек позволяет обрести собственный имидж и сделать его значительно качественнее. Так появляются в работе новые перспективы.

Какие бывают проекты

Характер и целевые задачи у проекта могут быть абсолютно разными. Например, проект пилотный. Это первый, пробный этап реализации, которая позволит убедиться, что выбранная система действий эффективна и легко применима. Одновременно обучается вся рабочая группа из причастных к проекту сотрудников. Определяются формы и методы проектной деятельности библиотеки, необходимость конфигурации системы работы, план организационных и технических мероприятий. Все это дает пилотный проект уже на первом этапе реализации. Затраты значительно уменьшаются, а вместе с этим ускоряется внедрение проекта в полном масштабе. Сроки проведения пилотного варианта проекта ограничены до тридцати дней.

Информационный проект подготавливается сугубо по пожеланиям и потребностям пользователей. Инновационно-проектная деятельность библиотек включает в себя проекты, основанные на значительных переменах, изменениях привычных форматов, применении современных технологий и новшеств. Инновационные проекты всегда привлекают много внимания пользователей. Маркетинговый проект рассчитан на как можно более широкую связь с общественностью данной местности, причем, связь эта должна быть взаимной. Стратегический проект - деятельность длительная, с далекими перспективами. Организационный проект всегда направлен на более сложный уровень. Например, люди объединяются для решения очень сложных задач и разрабатывают проект гораздо более объемный.

Деловой или партнерский проект основан на договоре физических лиц и юридических, где права и обязанности абсолютно равны. Экономический проект составлен в долгосрочной форме, где решаются приоритетные задачи библиотеки. Сроки, тем не менее, в данном виде проекта всегда устанавливаются точно. Образовательные проекты чаще всего используются в проектной деятельности детских библиотек, поскольку направлениями здесь могут быть только обучение, совершенствование умений, знаний, общее просвещение. Социальный проект предназначается обычно одной категории людей и направлен на помощь, улучшение их жизни.

Проект культурно-досуговый повсеместно очень популярен, в любой сельской библиотеке проектная деятельность основана именно на этой форме работы. Здесь библиотека выступает в роли досугового центра, такие мероприятия обычно весьма зрелищны: это музыкальные и литературные вечера, театрализованные представления, презентации, фестивали, массовые праздники, творческие вечера, разнообразные выставки. Проект повышения квалификации реализуется внутри коллектива сотрудников и направлен на усовершенствование, улучшение специальных навыков работников библиотеки.

Мега- и монопроекты

Классификаций проектов необычайно много. Отдельно можно рассматривать их по масштабу и поделить на международные, межгосударственные, региональные и межрегиональные, национальные, отраслевые и межотраслевые, ведомственные, корпоративные, а также проекты, реализованный в одной библиотеке. Последнее можно назвать монопроектом, а есть еще мультипроекты - реализация происходит в нескольких библиотеках, и мегапроекты - очень широкий, как минимум, региональный проект.

Единое определение понятия "мегапроект" в отечественных изданиях отсутствует. Однако даже программно-проектная деятельность сельских библиотек время от времени бывает вовлечена в специализированные комплексные программы с единой целью и множеством разнородных проектов, тесно связанных между собой, реализуемая на самых разных уровнях управления. На уровне региона в мегапроекте участвуют и мультипроекты, и монопроекты, связанные чаще всего с развитием культурной среды - библиотечной сферы, театров, музеев, центров досуга. Но главное условие: все проекты должны быть объединены единой целью, выделенными материальными и финансовыми ресурсами, а также и сроками реализации.

Мегапроекты всегда разрабатываются на верхних уровнях управления - на межгосударственном, государственном, республиканском или на уровне области или края. Они всегда дорогостоящи, трудоемки, с долгой реализацией, с вовлечением отдаленных районов с недостаточно развитой инфраструктурой. Но всегда оказывают влияние на культурную и социальную среду целого региона или даже страны.

Здесь нужны особые методы управления и координации, тщательная подготовка. Пример программно-проектной деятельности библиотек мега-масштаба - проведение в 1998 году инициированного фондом Сороса мероприятия "Пушкинская библиотека", которое проводилось чрезвычайно масштабно, длилось три года, и только первый из всех реализовал 20 миллионов долларов. Участвовали в мегапроекте библиотеки на территории 83 субъектов Российской Федерации.

Замысел проекта

Любой проект - это всегда целый комплекс действий, которые направлены на выявление и решение той или иной проблемы. А каждая проблема имеет свои истоки и окончательное решение. Потому достижение конечного результата в проектной деятельности библиотек присутствует всегда. Замысел проекта обязательно бывает значимым в социальном плане, даже если сам проект невелик и скромен, его результаты непременно будут полезны и нужны определенной части населения. Проектная деятельность библиотек всегда направлена на определенный результат. Это может быть любая концепция или услуга, по своим составу и свойствам имеющие завершенный характер, как и предусматривается в проекте.

Для чего библиотекам нужны проекты? Это, прежде всего, деятельность некоммерческая, но она важна тем, что работает на изменение ситуации в деле обеспечения доступа наиболее качественного, полного, эффективного к всякого рода информации - как для целевых читательских групп, так и для местной общественности в самом широком ее охвате. Наибольшей популярностью пользуется программно-проектная деятельность библиотек. Обычно считается, что самыми эффективными бывают проекты совместные, когда проводится кооперация с другими библиотеками, культурными или информационными учреждениями, с местной властью, а также с некоммерческими организациями. Это, конечно, так и есть, но вовсе не значит, что программно-проектную деятельность библиотека не может успешно проводить самостоятельно.

Фазы работы над проектом

Когда проект реализуется, всегда возникают новые услуги - социальные, культурные, информационные, образовательные, открываются новые возможности, даже появляются новые структуры. Задолго до составления отчета о программно-проектной деятельности библиотеки становится ясна актуальность проведения подобных мероприятий. Каждый проект имеет одни и те же свойства из числа основных. Это ограничение во времени - с момента начала проекта до полного решения проблемы, то есть окончания работ, когда обозначится завершенность результата в решении обозначенной в проекте и досконально структурированной проблемы.

Ниже будет конкретно показано, как пишется отчет о программно-проектной деятельности библиотеки в целом, и как об отдельном проекте в частности. При реализации любого проекта понадобится определенный объем ресурсов, чтобы обеспечить достижение поставленной цели. Фазы работы над библиотечным проектом можно обозначить так: сначала вырабатывается концепция, затем она реализуется, после чего завершается. Вдохновение можно найти, рассматривая другие, уже разработанные проекты. Проектная деятельность в библиотеке всегда начинается с этого. И всегда найдется собственная идея. На начальной фазе собираются и анализируются первичные данные, выявляются проблемные ситуации, которые необходимо изменить. Затем определяются цели, ставятся задачи, обозначаются основные требования и необходимые ресурсы средств и времени.

Уже после этого анализируется окружение проекта, отбор участников, определяются риски. В процессе определяются все возможные пути для решения данной проблемы и выбирается оптимальный. Все успешно разработанные проекты в проектной деятельности библиотеки начинаются именно так. Принимается самое интересное из предложений по решению обозначенной проблемы. И с готовой концепцией можно начинать поиск финансов. Организаций, готовых финансировать библиотеки, не так много, но найти их все-таки можно. Составляется заявка на финансирование.

Идея, цель, задачи

Прежде всего, необходимо определиться с основной идеей проекта: каким группам пользователей реализация его необходима, отвечает ли проектная идея потребностям и требованиям целевой аудитории, а также современной ситуации, почему вообще могла возникнуть эта потребность и сможет ли данная библиотека решить указанные проблемы. Здесь необходимо соотнести требования: проектная деятельность в школьной библиотеке значительно отличается от вузовской. Идею нужно подтвердить конкретными данными, экспертными оценками, реальной статистикой, обращениями пользователей, публикациями в прессе и тому подобным.

Самые большие трудности возникают при формулировке цели и задач. Цель, как водится, отдаленный результат, конечный продукт, именно то, что и вызывает необходимость реализации проекта, то есть - это пока утверждения общие, количественно и качественно ничем не подтвержденные. Формула желаемого результата. Успешные примеры проектной деятельности библиотек показывают, что и долгосрочный характер результата не мешает создателям ответить на вопрос "зачем?". С задачами обычно справиться проще, быстрее и легче, поскольку они тесно связаны с решаемой проблемой, всегда конкретны и дают промежуточные результаты проекта вплоть до итоговых, отражают изменения ситуации - количественные и качественные, а самое главное - в них всегда присутствует действие.

Именно поэтому и необходимо ставить задачи емкие, точные по условиям. Когда в решении звучит: "улучшить то" или "повысить это", сама задача останется не до конца решенной, потому что не обозначен конкретный результат. Отчет по проектной деятельности в библиотеке не должен содержать такие размытые формулировки. Здесь нужны глаголы четкие: "изменить на то-то", "объединить то-то и то-то", "создать вот это" и так далее. Можно проверить себя вопросами при формулировке задачи. Например: есть ли в этой задаче точный срок ее выполнения, повсюду ли "что" и "как" заменяют "зачем" и "почему", можно ли результат решения данной задачи проверить и измерить, выполнима ли вообще эта задача, всем ли понятны условия этой задачи, не станет ли решение данной задачи более весомым по результату, чем сама цель?

Фаза разработки

Содержание фазы разработки заключается в прорабатывании всех основных компонентов, которые содержатся в проекте, и в полной подготовке его к реализации. Во-первых, именно теперь необходимо назначить руководителя проекта и сформировать команду. Во-вторых, разработать структуру проекта, ресурсы, обозначить основные работы и определить конечный результат каждого этапа.

Составляются календарные планы, графики работы, продумывается обеспечение - бюджет и смета проекта, определяются технологии контроля и управления, просчитываются возможные риски. Наконец, на этом этапе заключается договор на финансирование проекта. Все это структурное планирование должно войти в фазу разработки.

Создателям проекта на данный момент уже должно быть абсолютно понятно, какие именно мероприятия необходимы для проведения, чтобы достигнуть намеченных результатов, как промежуточных, так и конечного. На этом этапе уже четко определено, что конкретно будет сделано, кто осуществит запланированные действия, как он это сделает, когда это произойдет, какова последовательность действий, каких ресурсов все это потребует.

Фаза реализации

Теперь необходимо вплотную приступить к основным работам проекта, которые руководитель по мере осуществления каждого действия будет постоянно их контролировать. Для этого ему понадобится подробный мониторинг относительно сбора всех фактических данных для того, чтобы сравнивать их с планами. При завершении проекта должны быть достигнуты все конечные цели, обозначенные еще на первых стадиях работы. Обязательно подводятся итоги и проект закрывается.

На этапе реализации проекта основное содержание работы обычно состоит в организации рекламной компании, в проведении презентаций, после чего проект вводится в действие. Разрабатываются методические материалы, публикации в средствах массовой информации. Оценивается результат проведения проекта, подводятся итоги и затем следует отчетная часть.

Отчеты подготавливаются и содержательные, и финансовые (для тех организаций, которые явились спонсорами). Проводится закрытие проекта, иногда торжественное. Самый лучший проект тот, который не заканчивается никогда в виде пользы, которую он принес. В этом случае результаты устойчивы, и приобретенный опыт позволяет делиться им с другими организациями и библиотеками.

Проектная документация

Оформление проекта в документах должно выглядеть примерно так:

1. На титульном листе - название проекта, авторы его и организация-заявитель.

2. Вводная часть с кратким описанием проекта - не более пяти предложений, где обрисованы постановка и описание проблемы, ради которой создан проект, далее убедительные доказательства необходимости и обоснование актуальности осуществления проекта (многие слегка преувеличивают эту значимость, и это правильно).

3. Обозначается цель проекта и конечный результат после его реализации.

4. Выстраиваются задачи и пути их решения.

5. Об участниках проекта подробные данные. О руководителе проекта. Об исполнителях. О партнерах.

6. Общее содержание проекта с перечнем мероприятий, необходимых для решения каждой задачи. Здесь удобно использовать таблицы и графики с датами мероприятий и указанием ответственных лиц.

7. Смета расходов - бюджет проекта.

8. Все об ожидаемых результатах.

9. О перспективах развития по результатам работы проекта.

Послесловие

Здесь можно приобщить и не только точные, но и эмоциональные составляющие: деятельность по реализации проекта всегда организует коллектив, дисциплинирует, появляется взаимопонимание, когда преследуются единые цели и задачи, а также и взаимопомощь, результаты труда всего коллектива хорошо видны, а потому этот творческий процесс привлекает сотрудников без всякого принуждения, а также посетителей библиотеки и прочих жителей данной местности.

Нужно написать и о том, что проектная работа полна радости и слов благодарности, она способствует не только сохранению, но и процветанию каждой библиотеки, таким образом привлекается внимание органов власти и структур предпринимательства, разнообразных организаций, объединений и широким слоям общественности.

Законодательные акты и новые правила

В последних десятилетиях в нашей стране происходили многие социальные и экономические изменения. Нужно отметить, что ситуация еще не вполне устоялась. Был принят ФЗ-131 о местном самоуправлении, например, что весьма усложнило и жизнь, и деятельность библиотек. Тем не менее разрабатываются другие подходы к управлению сложившейся ситуацией.

И разработка проектов является одним из самых эффективных способов направить библиотечное дело в современное русло. Пока эти методики не вполне отработаны и часто носят стихийный характер, однако и в этих случаях показывают высокий эффект, даже если библиотека ограничивается реализацией только отдельных элементов этого направления.

Плановая распределительная система уже ушла в прошлое, правовое регулирование тоже, управление децентрализовано. Все эти изменения не могут не отразиться на психологии людей и в том числе работников библиотек. Единственное приходит на помощь - компьютерные технологии, которые совершили резкий скачок в развитии за последнее время. Это неоценимо в проектной деятельности любой библиотеки - и городской, и сельской, и детской.