Экономические информационные системы: определение, понятие и структура

Современное развитие мира невозможно без широкого применения информационных технологий. Они играют существенную роль во всех сферах жизни человеческого общества, в том числе и в экономической.

С помощью информационных технологий решается целый комплекс задач. Они позволяют повысить конкурентоспособность экономики, а также расширить возможности ее интеграции в систему мирового хозяйства. И это не говоря о тысяче предприятий, миллионах налогоплательщиков, реестрах акционеров и биржевых котировках! Все это представляет собой крупные информационные потоки, которые необходимо обработать, оценить, сделать те или иные выводы, позволяющие принять оптимальное решение.

Подобная работа возлагается на современного экономиста. Именно поэтому такому специалисту, помимо традиционных знаний, таких как банковское дело, основы менеджмента и внешнеэкономической деятельности, налогообложение и административное управление, необходимо владеть умением построения информационных систем.

На сегодняшний день обработка таких данных является самостоятельным направлением, обладающим разнообразием методов и идей. Причем отдельные элементы этого процесса достигли высокой взаимосвязи и хорошей степени организации. Это дает возможность объединения всех средств обработки информации на определенном экономическом объекте, который носит название «экономическая информационная система» (ЭИС).

Немного истории

В 50-е годы ХХ в. были разработаны и внедрены первые ЭВМ. Предназначены они были для решения отдельных экономических задач, в которых возникала необходимость переработки внушительного количества информации. Это касалось, например, составления статистических отчетов, начисления заработной платы и проч. Помимо этого, операторами ЭВМ выполнялись различные оптимизационные расчеты. Примером тому может служить решение транспортных задач.

Спустя десятилетие появилась идея, предполагающая создание комплексной автоматизации в сфере управления предприятием, а также интеграции получения информации, основывающейся на имеющихся базах данных. Внедрение подобных систем стало возможным лишь в 70-е годы ХХ века, после создания 3-го поколения «умных машин». С этими ЭВМ стали создаваться вычислительные комплексы, имеющие распределенную терминальную сеть. Однако такие машины обладали недостаточной надежностью и быстродействием, что не позволило им стать основным инструментом, позволившим повысить эффективность работы предприятий.

В 80-е годы начался процесс внедрения персональных ЭВМ. Ими стали пользоваться управленческие работники. При этом было создано большое число автоматизированных рабочих мест (АРМов). Однако подобное рассредоточение ЭИС представляло собой локальное внедрение данного средства. Именно поэтому проводимая работа также не позволила интегрировать управленческие функции для повышения эффективности деятельности предприятия.

В 90-е годы 20 в. начали развиваться телекоммуникационные средства. Данный процесс и привел к созданию глобальных и гибких локальных сетей, позволяющих решать вычислительные задачи. Именно с их появлением и стала возможной разработка и дальнейшее внедрение корпоративных экономических информационных систем. Они объединили в себе возможности комплексной автоматизации 70-х годов с локальными ее наработками, внедренными в 80-х годах.

На сегодняшний день использование экономических информационных систем позволяет связать деятельность управленческих работников на предприятии, предоставляет возможность осуществления коллективной работы всех сотрудников. При этом менеджеры, принимающие управленческие решения, могут, исходя из имеющихся данных, пересмотреть основные принципы своей работы.

Понятие информации

Данный термин происходит от латинского informatio. Обозначает это слово «изложение», «осведомление» и «разъяснение». Если рассматривать понятие информации с точки зрения материалистической философии, то она является отражением реального мира, получаемым с помощью сведений. Они, в свою очередь, являются формой предоставления определенных данных в виде изображения, текста, цифровых таблиц, графиков и т.д.

В своем общенаучном понимании понятие «информация» включает в себя обмен, происходящий между людьми и устройствами, и только между людьми, а также обмен сигналами между объектами неживой и живой природы.

Самым распространенным на сегодняшний день является понятие информации как ресурса, аналогичного денежному, трудовому и материальному, позволяющего при этом улучшить процессы, которые связаны с преобразованием энергии, вещества, а также самой информации. Помимо этого, под данным термином мы понимаем новые сведения, которые были приняты, поняты и оценены конечным потребителем как полезные. При этом они расширили его сведения об окружающем мире.

Экономическая информация

Под данным термином мы понимаем одну из разновидностей общей информации. Ее отличительной чертой является связь с организацией и процессами, предназначенными для управления коллективом.

Экономическая информация постоянно сопровождает каждый из процессов производства и распределения, обмена и дальнейшего потребления услуг и материальных благ. Большая ее часть имеет связь с общественным производством. Именно поэтому экономическую информацию называют еще и производственной.

Каково определение данного понятия? Под экономической информацией понимают сведения, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления ими, а также коллективами организаций как производственной, так и непроизводственной сферы. При этом она должна быть точной, что обеспечит ее однозначное восприятие у всех потребителей, достоверной, допускающей лишь небольшой уровень искажений, и оперативной, то есть актуальной для принятия оптимального варианта решений при изменившихся условиях.

Понятие ЭИС

Экономические информационные системы и экономическая информация имеют тесную связь друг с другом. Что же такое ЭИС? Это система, основная задача которой заключена в сборе информации, ее хранении, обработке и дальнейшем распространении. Касаются такие данные определенного экономического объекта, существующего в реальном мире.

Основное предназначение

ЭИС решают задачи по обработке данных и по автоматизации управленческих работ. Они выполняют поиск информации и необходимы при решении отдельных задач. Вся работа экономических информационных систем основана на методах применения искусственного интеллекта.

Выполнение поставленных перед ЭИС задач позволяет людям избежать рутинной обработки данных. При этом полученные цифры и сведения поступают на хранение, откуда выдаются регулярно или по запросам для осуществления управления организацией.

Информационные системы экономического анализа могут быть созданы для различных целей. Среди них:

• проведение анализа одного из экономических объектов;
• оценка работы структурных подразделений предприятия;
• сравнительный анализ деятельности подразделений на нескольких хозяйствующих объектах.

Информационное обеспечение экономической системы представляет собой определенные сведения, в том числе:

• о данных предприятия и их истории;
• показатели экономической деятельности в настоящий период;
• о сотрудниках;
• о сделках и партнерах;
• о кредитной истории, доходах, расходах и т.д.

Информационные системы экономического анализа позволяют быстро принимать оптимальные решения в сфере:

• прогнозирования;
• обработки данных;
• оперативного поиска необходимой информации;
• автоматизации операций офисных работников;
• реализации методик, созданных для работы с искусственным интеллектом.

Использование ЭИС позволяет тиражировать профессиональный опыт обработки информации. Одновременно с этим оперативно решаются сложные интеллектуально-производственные экономические задачи. К ним относят, например, анализ и сохранение данных. Подобные сведения важны для управления предприятием. Экономическая информационная система управления предусматривает выполнение таких операций офисных работников:

• Создание базы данных.
• Формирование картотеки.
• Построение отчетов, графиков и аналитических таблиц.
• Работу с презентациями и графикой.
• Обработку данных, полученных по электронной почте.
• Установление каналов связи.

Создание экономической информационной системы позволяет без особого труда найти в ней необходимые данные. Это помогает решить стоящую перед сотрудником интегральную задачу. А вот использование искусственного интеллекта помогает в управленческих вопросах перспективного планирования. Они и являются ключевыми при принятии решений, касающихся работы предприятия.

Классификация

В целом выделяют два вида экономических информационных систем, каждый из которых является не чем иным, как совокупностью каналов, ресурсов и средств, предназначенных для сбора, хранения, дальнейшей обработки и последующего распространения данных. Главным их предназначением является выполнение функций, связанных с экономическим управлением предприятием.

Одной из разновидностей ЭИС является система, имеющая самостоятельное целевое назначение и область применения. Вторая представляет собой человеко-машинный комплекс, имеющий автоматизированную технологию получения информации. Он носит название АИС. Это автоматизированная информационная система, включающая в себя экономико-математические модели и методы, технические, программные и технологические средства. Входят в нее и специалисты, обрабатывающие полученные данные и принимающие управленческие решения.

Существуют и другие классификации видов экономических информационных систем. Так, разграничиваются они по основным целям, которые преследуются при их создании.

1. По сфере применения. В этом случае информационная система экономического объекта может быть бухгалтерской и банковской, страховой, налоговой и т.д.
2. По степени автоматизации. ЭИС данного назначения бывают ручными, автоматическими, а также автоматизированными.
3. По характеру выполняемых задач. Существуют системы для решения структурированных, неструктурированных, а также частично структурированных задач.
4. По режимам обработки. Экономическая информационная система предприятия может работать с использованием как пакетной, так и интерактивной технологии.
5. По виду используемых программ. Это могут быть мини-бухгалтерии, рассчитанные на малый бизнес, бухгалтерские конструкторы, настраиваемые на специфику необходимых для выполнения расчетов, комплексы бухгалтерских АРМ, а также централизованные системы, децентрализованные и предназначенные для коллективного пользования.
6. По сфере действия. В этом случае ЭИС бывают коммерческими и государственными, управленческими, производственными и т.д.
7. По режиму работы. Исходя из данного направления, информационные системы в экономической деятельности бывают непрерывными и дискретными.

Существует также классификация АИС. Так, автоматизированная экономическая информационная система, исходя из процессов управления, бывает следующих видов:

1. АИС, предназначенная для управления технологическими процессами. Она представляет собой человеко-машинную систему, которая обеспечивает бесперебойную работу станков и автоматических линий.
2. АИС, созданная в целях управления процессами организационно-технологического характера. Такие системы являются многоуровневыми. Они представляют собой совокупность управления предприятием и технологическими процессами.

Выделяют также отраслевые и территориальные, межотраслевые АИС. Первые из них функционируют в границах агропромышленного и промышленного комплексов, на транспорте и в строительстве. Такие системы создаются для информационного обслуживания управленческих кадров соответствующих ведомств. Территориальные АИС стоят на ступеньку ниже в иерархической лестнице. С их помощью формируется отчетность, выдаются оперативные сведения для местных хозяйственных и государственных органов.

Специализированными системами являются межотраслевые АИС. Они функционируют в работе статистических, снабженческих, финансовых и банковских органов, осуществляющих управление национальной экономикой. С помощью таких АИС разрабатываются хозяйственные и экономические прогнозы, государственный бюджет, регулируется работа всех предприятий, а также контролируется наличие и распределение ресурсов.

Проектирование

Для создания или дальнейшего развития экономической информационной системы необходимо прохождение процесса разработки технической документации. Создание проекта позволит организовать ЭИС с получением и преобразованием исходных данных в результативные. Целью таких работ является подбор технического, а также формирование организационно-правового, программного, математического и информационного обеспечения. Какими должны быть данные элементы?

Прежде всего при проектировании экономических информационных систем подбираются технические устройства. По своим характеристикам они должны быть такими, чтобы с их помощью можно было производить своевременный и бесперебойный сбор, а также регистрацию и передачу, хранение и обработку данных.

Следующий этап проектирования экономических информационных систем включает в себя выбор информационного обеспечения. Необходимо, чтобы оно предусматривало создание единой базы и ее надежное функционирование. Желательно также, чтобы данный элемент был представлен большим количеством массивов, наборов и баз данных.

Экономическая эффективность информационных систем обеспечивается оптимальным формированием математического обеспечения. В этом случае понадобится определиться с комплектацией алгоритмов и методов решения имеющихся функциональных задач.

Организация экономических информационных систем потребует и формирования программного обеспечения. При рассмотрении данного вопроса особое внимание следует обратить на создание и выбор наиболее эффективных продуктов.

Проектирование ЭИС преследует выполнение следующих целей:

• оказание непосредственного влияния на улучшение вопросов организации плановой, учетной, а также аналитической работы на предприятии;
• выбор необходимого оборудования с одновременной разработкой информационных технологий экономических систем, позволяющих рационально решать поставленные задачи и получать результатные данные;
• возможность составления графиков показателей как внутри функциональных и производственных подразделений, так и между ними;
• создание базы данных, относящейся к планированию, учету и анализу хозяйственной деятельности и способной обеспечить оптимальное их использование;
• разработку информации нормативно-справочного характера.

Работы по созданию автоматизированной системы по обработке информации должны проводиться в той очередности, которая установлена техническим проектом. В первую очередь рассматриваются задачи учета и анализа, а также оперативного управления и планирования тех решений, которые наиболее поддаются обработке ЭИС. При разработке дальнейших этапов происходит наращивание имеющегося комплекса. Оно потребует расширения математического и информационного обеспечения с одновременной его интеграцией. Одновременно с этими работами возникает необходимость в модернизации технических средств. Таким образом, задачи экономических информационных систем будут решаться эффективнее.

Оборудование ЭИС

Организация информационных экономических систем невозможна без установки на предприятии:

• компьютеров любых моделей;
• устройств, предназначенных для сбора и накопления, обработки и передачи, а также вывода информации;
• устройств линий связи и передачи данных;
• оргтехники, а также аппаратов для автоматического съема данных.

Для работы данного комплекса понадобятся и разнообразные эксплуатационные материалы.

Организация ЭИС может быть осуществлена при использовании:

• отдельно стоящих компьютеров;
• вычислительных систем или сетей различного масштаба.

Для работы ЭИС может быть предусмотрена установка как универсальных, так и специализированных компьютеров. В последнем случае это может быть машина для получения баз данных, которая реализует реляционные математические функции.

Коммуникационное оборудование, входящее в комплекс ЭИС, необходимо для обеспечения взаимодействия между различными компонентами распределенных систем. Примером тому может служить обмен данными внутри компьютерной сети или же удаленный доступ к имеющимся ресурсам. Процесс автоматизированной обработки информации возможен как в диалоговом, так и в сетевом режиме.

Получение и регистрация текстовых и табличных данных могут быть осуществлены:

• при измерениях (наблюдениях) фактов, которые имеются в реальном мире, с последующим их вводом в систему при помощи манипуляторов или клавиатуры;
• полуавтоматически, когда информация вносится с определенных носителей;
• автоматически, при использовании различных датчиков или обмена данными с другими АИС.

Добиться максимальной экономической эффективности информационных систем можно лишь при создании сети. Она является совокупностью коммуникационных, программных и технических средств и обеспечивает наиболее рациональное распределение всех вычислительных ресурсов. Сеть является продуктом и одновременно с этим мощным стимулом для развития человеческого интеллекта. С ее помощью становится возможным:

• создать распределенные базы данных (хранилища информации);
• расширить список задач, которые необходимо решить в процессе обработки информации;
• повысить степень надежности информационной системы благодаря дублированию работы ПК;
• снизить финансовые затраты на обработку информации;
• настроить на предприятии новейшие виды связи (примером тому может служить электронная почта).

Технологическое обеспечение АРМ

Пользователи ПЭВМ нередко сталкиваются с необходимостью подготовки статей и писем, отчетов и служебных записок, рекламных материалов и других документов. Для выполнения такой работы необходимый текст выводится на экран специалистом. Это позволяет вносить в документ изменения, используя диалоговый режим. Все поправки тут же будут зафиксированы машиной. Распечатав документ, пользователь увидит уже отформатированный текст.

Помимо этого, специалисты предприятий призваны решать в своей работе множество задач учетно-аналитического характера, требующих подготовки данных в табличной форме. При этом требуется подведение итогов в различных разделах и группах данных. Это относится, например, к составлению баланса, декларации для налоговых органов, финансовых отчетов и т.д. В этом случае с целью хранения и последующей обработки информации находят применение электронные таблицы. Они позволяют выполнять самые разнообразные бухгалтерские и экономические, а также инженерные расчеты. При применении ЭТ становится возможным построение различных диаграмм, проведение сложного анализа данных, оптимизирование и моделирование решений при различных хозяйственных ситуациях и т.д.

Для проведения офисных работ предлагается интегрированный пакет взаимодействующих между собой программных продуктов. В его основе помимо текстового редактора и электронной таблицы находятся и другие разработки. Но при этом все программы, входящие в интегрированный пакет, обладают общим интерфейсом пользователя, что позволяет специалистам применять похожие приемы, работая с разными приложениями. Подобный нюанс позволяет уменьшить временные затраты на обучение работников.

Одним из программных продуктов, применяемых в ЭИС, являются СУБД. Это системы, позволяющие производить управление базами данных. Предназначены они для ввода данных, их накопления, удаления при необходимости, фильтрации и эффективного поиска.

В экономических информационных системах применяется достаточно широкий спектр СУБД. Используются они для приложений самого различного масштаба. Существует также международный стандарт, применение которого позволило создать универсальный интерфейс языка запросов, что во многом облегчает работу специалистов.

В работе ЭИС применяется также экспертная система (ЭС). Она представляет собой программный комплекс, аккумулирующий в себе знания специалистов в той или иной предметной сфере, выполняя при этом функции эксперта. Целесообразность применения ЭС вызвана:

• узкой специализацией задач и небольшими пространственными рамками возможных решений;
• необходимостью в получении самых оптимальных ответов, которые не зависят от общечеловеческих знаний, а также соображений здравого смысла.

Немаловажную роль для технологического обеспечения АИС отводят интегрированным и нейросетевым технологиям. Первые из них представляют собой программы:

• «клиент-сервер»;
• позволяющие совместно пользоваться ресурсами в масштабе глобальных сетей;
• универсального общения пользователей (электронная почта).

Понятие «нейронные сети» включает в себя группы алгоритмов, наделенных умением обучаться на примерах и извлекать при этом скрытые закономерности из поступающего потока данных. Такие компьютерные технологии позволяют решать самый широкий круг задач. Работая по принципам нейронов, функционирующих в головном мозге человека, они распознают речь людей и абстрактные образы, классифицируют состояние сложных систем, управляют финансовыми потоками и технологическими процессами, решают аналитические, исследовательские и прогнозные задачи, в которых задействованы обширные информационные потоки.

Нейросетевые технологии являются на сегодняшний день достаточно мощным технологическим средством. С их помощью специалисту становится намного проще принимать важные и неочевидные решения в условиях дефицита времени, неопределенности и ограниченных данных.

Безопасность ЭИС

Информационные системы должны быть защищены от преднамеренного или случайного вмешательства в процесс их функционирования. Недопустимыми также являются разрушение ее компонентов и хищение данных.

Информационная безопасность экономических систем создается с помощью различных методов и средств. Все они позволяют защитить данные, в том числе и имеющиеся в банковских учреждениях.

Информационная безопасность экономических систем создается при:

• физическом преграждении пути к защищаемым данным;
• управлении доступом информации в виде идентификации пользователя, проверки его полномочий, регистрации обращений к ресурсным базам, реагировании системы при попытке осуществления несанкционированного действия;
• использовании механизма шифрования;
• регламентации, то есть создании условий, при которых норма стандарта по защите присутствует в полной мере;
• принуждении пользователя и персонала ЭИС соблюдать правила обработки информации и ее передачи под угрозой ответственности;
• использовании морально-этических средств защиты данных, в которые включены нормы поведения, принятые в компании.

Оценка эффективности ЭИС

При внедрении программного продукта необходимо придерживаться концепции сбалансированности системы. На ее организацию компании желательно выложить минимальное количество средств, получив при этом максимальную выгоду.

Экономическая оценка информационных систем производится с использованием определенных методов, которые условно делят на три группы:

1. Традиционные. Это финансовые методы, с помощью которых определяется экономическая привлекательность, чистая приведенная прибыль, совокупная стоимость владения и т. д.
2. Качественные. Среди таких методов оценки можно выделить информационную экономику, систему сбалансированных показателей, управление портфелями активов и т. д.
3. Вероятностные. Данные методы оценки представляют собой справедливую оценку опционов, прикладную информационную технологию и т. д.

У каждой из перечисленных выше групп имеется своя область применения, доля конструктивности и возможность интегрирования в стратегию развития предприятия.