Отдел труда и заработной платы: функции и задачи
Необходимость создания отдела труда и заработной платы (ОТиЗ) возникает не на каждом предприятии и не сразу. Как определить степень потребности в создании новой структуры, какие задачи должны быть решены в процессе построения и работы данного отдела?
Можно заменить?
Часто функционал ОТиЗ распределяется между отделом кадров и бухгалтерией. Многие начинающие предприниматели не видят пользы в создании дополнительной структуры. Объясняют это низкой численностью персонала и небольшими масштабами предприятия. Но задачи, решаемые силами данного отдела, весьма специфичны. Необходимость в подобных специалистах рано или поздно появится. Поэтому очень важно организовать работу грамотно с самого начала.
Для чего создавать отдел
Определимся с задачами создаваемого отдела. Как в любой управленческой структуре, они должны решать 4 задачи менеджмента и формулироваться, исходя из них.
Анализ:
- определение направления для совершенствования систем и форм премирования и оплаты труда;
- усовершенствование систем нормирования через анализ существующих на предприятии.
Планирование:
- планирование всех составляющих процесса труда и заработной платы;
- определение рентабельности использования трудовых ресурсов.
Организация:
- организационные мероприятия по построению процессов труда и систематизированию заработной платы;
- создание и внедрение систем и форм стимулирования и мотивации;
- управление затратами на персонал.
Контроль:
- расходования бюджета;
- над соблюдением законодательных норм.
Примеры взяты из Положений об организации ОТиЗ различных предприятий, в них собраны основные моменты, заслуживающие внимания. Все эти задачи отдела труда и заработной платы можно распределить по трем направлениям:
- Нормирование труда.
- Работа с бюджетом на всех этапах.
- Законодательная составляющая.
Конкретный перечень и формулировка подбирается для каждого предприятия, с учетом специфики.
В чем заключается работа отдела
Эффективное решение задач невозможно без тщательно прописанного функционала. Он определяется, опираясь на особенности структуры, производственного и административного процессов в вашей компании.
За основу можно взять примерный функционал ОТиЗ.
Нормирование труда:
- разработка и внедрение в практику норм затрат труда на всех участках производства и предприятия в целом, а также структурирование их на уровни всех подразделений, отделов;
- анализ качества и эффективности внедренных норм и регламентов;
- контроль за исполнением норм и нормативов.
Организация труда:
- разработка рациональных форм оплаты труда и режимов работы;
- разработка системы по повышению результативности использования рабочего времени;
- контроль над выполнением штатной дисциплины.
Организация заработной платы:
- совершенствование принятых на предприятии норм и систем оплаты труда (СОТ);
- создание положений о стимулировании и премировании;
- контроль над соответствующим применением тарифных ставок, надбавок, коэффициентов, доплат;
- разработка системы грейдирования.
Режим и условия работы и отдыха:
- разработка и планирование производственного календаря;
- внедрение оптимальных современных режимов труда и отдыха;
- внедрение системы рациональной, с современной точки зрения, организации труда.
Из этого примера можно выбрать наиболее подходящие, или на его основе создать свой перечень и определить, какие функции отдел труда и заработной платы будет выполнять.
Отдел внутри предприятия
Задачи и функционал определены. Но для их выполнения не лишним будет четко продумать процессы взаимодействия отдела труда и заработной платы на предприятии с другими подразделениями. Решить, что кому и кто должен, лучше "на берегу" - это поможет избежать конфликтов, пересечения функционала и столкновения интересов
| Бухгалтерия | |
| Предоставляет | Получает |
| данные о фактически начисленной заработной плате | план использования ФМП |
| данные о расходовании бюджета фонда материального поощрения (ФМП) | положения о премировании из ФОТ и ФМП |
| данные о выплатах сверх ФОТ | |
| Функциональные отделы | |
| Предоставляют | Получают |
| обоснованные нормы затрат времени | консультации по трудовым вопросам |
| проект ШР | положения о премировании |
| план мероприятий по рационализации труда | утвержденное ШР |
| Планово-экономический отдел | |
| Предоставляет | Получает |
| плановые показатели, установленные на предприятии на год, квартал с разбивкой по месяцам | утвержденное ШР |
| все корректировки и изменения плана | расчет норм затрат труда |
Построение отдела
Начинать работу надо с главного, определить - кто будет решать поставленные задачи и выполнять необходимый функционал. Как уже отмечалось ранее, их можно распределить между существующими подразделениями и специалистами - отделом кадров и бухгалтерией. В этом случае должностные инструкции будут расширены на дополнительный функционал, а совмещение должностей оформляется надлежащим образом.
Второй вариант - привлечение специализированной компании на условиях аутсорсинга.
Если масштабы предприятия значительны, и есть крупные производственные подразделения, то лучший способ решения проблемы - создание собственного отдела. Оформляется это отдельным документом - Положением об отделе труда и заработной платы.
В этом случае необходимо определиться с числом сотрудников и структурой. Основываясь на численности персонала и специфике компании, рассчитать штат необходимых для отдела труда и заработной платы сотрудников. Руководитель отдела назначается приказом и находится в подчинении у одного из управленцев высшего звена компании.
Отдел труда и заработной платы может иметь в составе структурные подразделения, если их необходимость диктуется объемом предполагаемых работ. Например:
- группа организации труда;
- группа нормирования;
- группа планирования;
- группа управления проектами.
Распределение функционала между подразделениями осуществляется руководителем отдела.
Каких подобрать сотрудников
Требования к кандидатам на должности ОТиЗ обусловлены функционалом.
На позиции руководителя предпочтение отдается профильному профессиональному образованию - экономическому. Обязательно полное высшее образование (магистр, специалист), прохождение программ повышения квалификации и дополнительной профессиональной переподготовки в направлении нормирования и оплаты труда. Опыт работы на крупном предприятии (от 200 человек, как правило) также обязателен.
Необходимы знания и опыт практического применения в следующих областях: законодательные, правовые и нормативные акты; трудовое законодательство РФ; экономика труда; квалификационные характеристики профессий; методики по организации труда; порядок разработки планов по заработной плате и труду; системы тарификации; передовой опыт организации, мотивации и управления персоналом.
Другие сотрудники отдела подбираются по такому же принципу.
Показатели эффективности отдела
Чтобы созданная структура не стала бесполезным балластом, просто дополнительным звеном в цепочке документооборота в компании, надо определить критерии результативности работы отдела организации труда и заработной платы. Разрабатывать и утверждать такие критерии нужно, исходя из стратегических планов предприятия. Один из вариантов показателей эффективности (оцифровать нужно с учетом своих планов):
- Увеличение доли квалифицированного труда за счет оптимизации общей численности штата.
- Конкурентоспособный уровень заработной платы (оценивается через показатели текучести кадров).
- Отклонение среднесписочной численности сотрудников от плановой.
- Отклонение ФОТ от бюджета.
- Отклонение ФМП от бюджета.
- Производительность труда.
Постскриптум
На сегодняшний день в законодательстве Российской Федерации нет нормативных документов с четким определением, каким должен быть отдел труда и заработной платы. Значит, есть возможность создать структуру, максимально соответствующую специфике вашего предприятия.