План управления проектом: описание, составление, анализ

Что такое план управления проектом, можно понять, разобравшись с термином Project management. Это искусство и наука одновременно, хорошо зарекомендовало себя в рыночной экономике, ориентированной на потребителя. Оно представляет собой структурированную проработку плана работ с обозначением промежуточных целей на определенные даты. В рамках его осуществления назначаются ответственный проекта, кто будет выполнять работу, и контролирующие органы, которые будут следить за соблюдением регламента. Всегда ли управление проектом является эффективным? Кто или что влияет на конечный результат?

Теоретический аспект

План управления проектом всегда связан с инновационными внедрениями и состоит из элементов анализа нового товара, рынка, категорий потребителей. Основное его предназначение заключается в решении запланированной задачи в минимальные сроки с максимальной экономией денежных ресурсов.

По своему замыслу каждый проект имеет ограниченное инновационное действие. Инновационность проявляется в индивидуальном подходе к созданию товаров, отличающихся от аналогичных товаров либо сервиса. Эта способность позволяет систематически дорабатывать и вносить поправки в свойства продукта либо услуги.

Этот параметр – неотъемлемая часть плана управления коммуникациями проекта, разработки новых товаров, проведения ремонтных строительных работ или избирательной кампании, формирования информационной системы в компании.

Теоретический аспект предполагает собранные в одно целое знания, навыки, способы и средства для создания нового продукта и услуги. Для удовлетворения требований рынка и ожиданий инвесторов необходимо находить оптимальный баланс между затратами, сроками, целями и качеством выполняемого проекта.

План проекта должен логически связывать все области знаний с имеющимися ресурсами и потенциалом исполнителей.

Виды систем

Любая задача, к примеру, создание нового товара с последующей реализацией, может выполняться при существовании плана управления проектом либо его отсутствии.

Первый вариант будет основываться на применении матричной системы, при которой определяется ответственный (руководитель) проекта. Он будет подчиняться директору, а его группа будет состоять из работников различных подразделений, которые на время проекта освобождаются от прямых рабочих обязанностей. Для таких кадровых перестановок необходима слаженность команды и четкое представление целей проекта и результата.

Второй вариант предполагает, что ответственным назначат одного из руководителей отделов. Все задачи по проекту будут выполняться сотрудниками этого подразделения. Но в целом работники не будут иметь полного представления о данной задаче и будут воспринимать ее в качестве дополнительной нагрузки. В итоге сроки и результаты могут быть непредсказуемыми.

Разновидности проектов

Компании применяют проекты в работе в качестве нетрадиционного метода осуществления инициатив, который невозможно использовать в повседневных операциях. Их доля в компаниях с каждым годом увеличивается.

Проекты всегда разные, но у них есть общее. Это условия ограниченного времени, поиск грамотных исполнителей и дополнительных денег. Выделяют следующие направления:

1. Архитектурное конструирование. Чтобы добиться успеха в деле необходимо участие инженеров, конструкторов, потребителей, инвесторов. В качестве яркого примера можно привести изобретателя и архитектора из США Б. Фуллера, который сумел заинтересовать людей и разработать макет модульных ванных помещений. Эти комнаты представляют собой экономный вариант и используются по сей день при постройке жилых домов.
2. Концептуальное видение. Суть заключается в том, чтобы сформировать условия, способствующие созданию новых идей. Можно привести в пример проект с телефонными компаниями в США, искавшими метод защиты телефонных будок от мародеров. Из множества вариантов остановились на конструкции из нержавеющей стали. Сегодня этот элемент можно наблюдать на входной двери во многих зданиях.
3. Планирование. Очень важно выстроить последовательность исполнения проекта. Например, по этому критерию в Йеллоустонском национальном парке удалось реализовать генеральный план транспортной развязки и его обслуживание.
4. Строительство объектов. В работе ставится акцент на соблюдении норм и правил строительства, а также на систематическом контроле каждой стадии. Отсутствие контролирующего органа может привести к разрушению объекта с непредвиденным ущербом.

Прежде чем остановиться на одном из подходов, необходимо разработать план управления качеством проекта. При производстве медицинского оборудования или медикамента основной акцент лучше сделать на качественной проработке стадий планирования. В случае, когда готовый товар нужно перепрофилировать из одной области в другую, к примеру, монтаж систем кондиционирования и отопления в многоэтажных домах, основное внимание уделяют контролю.

Фактор успешного результата

План управления проектом выступает сегодня выступает неотъемлемой частью успешного результата. В прошлом его создание было характерно для традиционных сфер производства (обороны, энергетики, строительства). В настоящее время такой подход использует почти каждая вторая фирма, а точнее, 45 % всех организаций. К ним относятся финансово-кредитные учреждения, предоставляющие услуги и товары компании.

Часто фирма, сосредоточенная на выпуске определенного продукта, ощущает необходимость в его систематической модификации в ответ на новые требования клиентов. В данном случае поможет создание плана проектного управления. Сегодня большинство организаций функционируют за счет такого подхода.

Советы для создания плана

На практике множество компаний в своих начинаниях сталкиваются со сложностями и разоряются. Например, фирма Lockheed, потерпевшая неудачу с самолетами модели L-1011, или проект «Глубокий тоннель», направленный на увеличение канализационной инфраструктуры города Чикаго. Компании понесли большие издержки, пытаясь сохранить то, что в коей мере получилось сделать и реализовать - свой продукт.

Главная причина неудач заключалась в том, что не была осуществлена детальная разработка плана управления проектом, и руководство компании полностью сосредоточилось на конечном результате, а не на последовательных этапах достижения цели.

Для реализации успешного предприятия необходимо разрабатывать концепцию с четкой последовательностью действия, при этом учитывая следующие советы:

1. Смотреть на проект с третьей стороны. Эта методика позволит объективно оценивать происходящее, по-новому взглянуть на ситуации, решить возникшие проблемы, пересмотреть затраты;
2. Делегировать принятие решений. Такой подход обеспечит понимание промежуточных целей проекта, в несколько раз увеличит результативность;
3. Составлять резервный план. Дополнительные варианты решений появившихся проблем помогут сэкономить время и деньги. А дробление концепции на несколько частей приблизит к ее завершению.

Ответственный за управление

План управления качеством проекта тогда эффективен, когда его руководитель соответствует определенным критериям. Выбор человека, который в состоянии осуществлять необходимую деятельность и вывести компанию на новый уровень, является рискованным мероприятием. Однако с решением вопроса лучше не затягивать.

Главными атрибутами кандидата должны быть ответственность, амбициозность, умение управлять людьми и высокий уровень компетентности. На практике этого недостаточно, ведь ему также нужно знать содержание работы. План управления содержанием проекта в большинстве случаев состоит из стадий:

• разработка документации;
• распределение полномочий и задач;
• утверждение плана работы;
• создание сценариев для непредвиденных ситуаций.

Конечное лучше отдавать предпочтение мотивированным и самовыдвигающимся претендентам. В этом проявляется главная черта руководителя – способность оперативно принимать серьезные решения.

Риски проекта

План управления рисками представляет собой структурированную систему идентификации факторов, их оценки и реагирования на них. Он состоит из доступных и допустимых норм прогнозирования в части последствий сценария развития событий.

В бизнесе выделяют несколько ступеней управления рисками:

• выявление подходов и составления плана действий;
• поиск рисков, способных изменить результат проекта;
• качественная и количественная оценка рисков;
• разработка методик и процедур для уменьшения возможных угроз;
• мониторинг за исполнением всего цикла проведения проекта.

Ресурсы

Воздействовать на повышение итоговых результатов концепции, а также снижение стоимости и сроков выполнения работ можно, выбрав современные технологии, квалифицированных сотрудников и денежные ресурсы для выполнения поставленной задачи. Используемые технологии и план управления ресурсами проекта относят к ключевым инструментам успеха компании.

Наряду с ключевыми есть дополнительные средства, необходимые для управления ключевыми. К примеру, ими могут быть заключенные контракты, позволяющие привлекать необходимые ресурсы в нужное время. Суда относят систему управления персоналом и самой концепцией, формирование информационного взаимодействия всех участников.

Оценка

Анализ планов управления проектом включает два элемента: оценку структуры и изучение степени реализации. Анализ нужен для полного понимания, насколько концепция результативна с позиции вкладываемых ресурсов.

Первый элемент включает оценку сотрудниками показателей, задач, конечных результатов работы. Здесь вносят корректировки в будущий процесс работы. Все дальнейшие процессы будут относиться к элементу анализа исполнения, при котором происходит учет выполняемой работы и разрабатываются прогнозы.

Большинство компаний применяют систему оценки критериев концепции, где оценивают затраты, длительность работ и их качество. При несоблюдении какого-либо из критериев формируют план управления изменениями проекта. В таком случае происходит пересмотр значений показателей, задачи корректируются.

Заключительной стадией анализа является сравнение достигнутых итогов с запланированными.

Непредвиденные обстоятельства

Собранность директора в непредвиденных ситуациям и его адекватная оценка возникших проблем играют немаловажную роль при реализации плана управлением проекта.

Отсутствие этого качества у руководителя и нехватка времени на обдумывание последствий некоторых решений – главные причины появления проблем. Нерешенные задачи, появившиеся в самом начале работы, могут так и не разрешиться, что приведет к срыву сроков либо лишним экономическим издержкам. При этом страх и неуверенность в действиях руководства способны быстро распространиться на всю рабочую группу. Это психологическое поведение. Именно поэтому руководителю очень важно обладать концентрацией и не терять самообладание, спрятав эмоции.

Многогранность проекта

Любой план управления проектом требует одновременного решения множества задач. При этом на каждый вопрос необходимо точно и детально ответить. Любой возникающий нюанс определяет судьбу самого проекта. Вопрос предотвращения рисков в основном решается за счет грамотного подхода специалистов.

Для осуществления успешного проекта нужно соблюдать быстроту выполнения заданий, проявлять внимание к мелочам, делегировать работу коллегам и на всех этапах запуска проекта оценивать его качество.

Внимание к деталям

Проведение анализа рынка, SWOT-анализа, расчета денежного потока и других ключевых показателей обеспечивает повышение результативности проекта. Бизнес план управления проектом не только определяет тип реализуемого предприятия, но и включает в себя прогнозы доходов и расходов. Он включает следующие элементы:

• описание бизнеса;
• маркетинговая стратегия;
• оценка конкурентов;
• операционные процедуры;
• сотрудники.

План как единое целое

Все сотрудники проекта выступают как часть единого целого, ведь от их действий зависит конечный результат.

Каждый участник в рамках своей зоны ответственности оказывает влияние на дух рабочей группы и на эффективность работы в целом. При управлении важным остается не постоянная агитация к выполнению поставленных задач в целях достижения требуемых показателей эффективности, а то, чтобы каждый участник ощущал свою значимость в общем деле.