Кадровое планирование в организации: этапы, задачи, цели, анализ

В любой организации и на государственной службе осуществляется кадровое планирование. Данной деятельностью занимается исключительно профессиональная служба. Но все-таки кадровое планирование в организации осуществляется только в тесной связи с представителем нанимателя или непосредственно с самим руководителем.

Определение и особенность

Конечно, стратегическое направление выделяет и осознает только само руководство, но все же это происходит на основе тех выкладок, которые предоставили кадровики. И, соответственно, они же потом и разрабатывают комплекс мер по организации отработанной политики и, собственно, самих планов, которые утверждены нанимателем.

Кадровое планирование в организации — это комплекс таких мер, которые направлены на обеспечение предприятия или государственного органа работниками, способными решать все стоящие перед их учреждением как текущие, так и перспективные задачи. И здесь необходимо выделить очень важный момент.

Когда происходит кадровое планирование в организации, необходимо держать в сознании не только те задачи, которые сейчас стоят перед предприятием, но и возможные перспективы. Всегда нужно отвечать на вопрос, что будет дальше?

Например, та же самая тенденция сокращения штатов государственной службы. Когда руководители предполагают мероприятие по кадровому планированию в организации, им, естественно, нужно иметь в виду такую возможность, что на предприятии не будет больше новых вакансий или, возможно, придется сокращать уже существующие и, исходя из этого, составлять план действий.

Вопросы

Любое кадровое планирование персонала в организации позволяет решить пять задач.

Первой из них является вопрос: "Сколько служащих и какой они квалификации, когда и где будут необходимы?". То есть если говорить вкратце, то это значит: сколько, кого и где.

Второй вопрос

Как наиболее рационально использовать характеристики (способности, знания и профессиональный опыт), которые уже имеются у всего персонала?

Причем здесь нужно помнить об индивидуальном подходе, то есть все сводится к конкретному специалисту. Как добиться, чтобы он оказался на своем месте и принес максимально большую полезность для фирмы, в которой он работает. Повторюсь, кадровое планирование персонала в организации — это дело сугубо, так сказать, личное и не совсем приятное. Это эксплуатация имеющихся служащих.

В данном случае наниматели должны получить максимум от тех людей, с которыми им приходится работать, и это нормально.

Регулировка количества работников

Третьей задачей является решение вопроса: "Как привлечь нужный и сократить излишний персонал без нанесения социального ущерба?".

Это тоже очень важно, потому что планирование кадровой работы в организации, конечно же, сводится к сокращению штатов и непосредственно самих работников. Руководители должны думать о том, что люди, которых они увольняют, в какой-то степени, окажутся на улице. Конечно, кто-то найдет себя в новой профессии или в той же самой, а кто-то не сможет преодолеть такой барьер. И это влечет социальные последствия, ущерб. Зачем нужны толпы безработных чиновников, которые потом могут пойти оказывать, например, консалтинговые услуги. И будет это в такой организации, которая, скажем так, не совсем дружит с законом.

Нужно иметь в виду, что самый опасный преступник — это бывший милиционер. То же самое касается и всех гражданских служащих. Самые опасные лоббисты и наиболее опытные GR-специалисты — это бывшие государственные служащие.

Зачем любой структуре создавать такой опасный прецедент, лучше сгладить этот момент уже на этапе планирования кадровой работы в организации.

Развитие персонала

Любая компания задумывается и над четвертым вопросом: "Какие мероприятия необходимо запланировать для наиболее эффективного профессионального развития всех служащих?".

Это могут быть события, связанные с направлением на дополнительное образование. А также какие-то обучающие семинары по месту службы и тренинги, не связанные напрямую с профессиональными знаниями, но развивающие личностные характеристики специалистов.

В последнее время входят в моду семинары психологического характера и командообразования. И при наличии определенных ресурсов и политической воли государственные органы могут планировать эти мероприятия.

Заключительный вопрос

Каких затрат будут стоить все запланированные мероприятия?

Руководство может сколько угодно задумывать, но у любого предприятия есть рамки бюджета. И здесь опять же раскрывается новая цель кадрового планирования в организации. Руководство не может выйти за те рамки, которые установлены вышестоящими властями. Например, для федерального органа ограничитель — это само правительство.

Такая цель кадрового планирования в организации исходит из того, что у некоторых предприятий нет возможности зарабатывать свои деньги, потому что они не являются частной конторой. Поэтому обязательно нужно действовать только в тех бюджетных рамках, которые утверждены свыше. Следовательно, если у предприятия нет запланированных средств на, например, дополнительное образование служащих, то придется каким-то другим образом обеспечивать профессиональное развитие.

Комплекс мер по планированию

Задачи кадрового планирования в организации сводятся во многом к проектированию потребности в персонале, кадрах и конкретных мероприятиях. Они устанавливаются для предприятия на календарный год.

И наконец, наиболее техническая задача в организации кадрового планирования, в управлении персоналом — это деятельность служб по реализации профессионального штата на предприятии. Если обратить внимание на Федеральный закон № 79 о государственной и гражданской службе, то в статье 44 можно увидеть все направления государственного органа.

В первую очередь это, конечно же, подготовка соответствующих актов по кадровому вопросу представителем работодателя: приказы о приеме, аттестации и увольнении, а также направления на дополнительное образование и так далее.

Во-вторых, это, безусловно, организация соответствующих мероприятий. Например, создание конкурсов, проведение аттестации и квалификационных экзаменов, обеспечение работы комиссии по служебным спорам и урегулирования конфликта интересов, а также текущее кадровое делопроизводство, ведение трудовых книжек, личных дел и так далее.

Помимо этого, данная служба в своих рамках осуществляет серьезную методическую работу. То есть именно кадровики определяют способ, вернее, они только предлагают, а утверждает, естественно, сам наниматель, кандидатуры на службу и осуществляет оценку претендентов. Естественно, в тех рамках, которые устанавливаются законодательством.

Планирование кадровой политики в организации также заключается в создании методики проведение аттестации и оценки персонала, в том числе и текущих. И здесь особенность государственной службы в том, что в разных госорганах эти процедуры, с одной стороны, должны быть унифицированы, и это требование законодательства, а с другой стороны, в России фактически нет единого органа, который бы занимался данным вопросом. Хотя закон и предусматривает создание единой ячейки, но на федеральном уровне ее нет и эти функции отчасти берет на себя Министерство труда. А также многие вопросы даются на откуп кадровым службам, в том числе и методика проведения конкурсных, аттестационных процедур.

Для сравнения можно привести в пример ряд различных европейских стран: Италия, Франция и так далее. В них такие органы созданы. Во Франции высшей структурой является Государственный совет, который и берет на себя в том числе и функции администрации и управления государственной службой. В Италии аналогичными обязанностями наделяется высший совет магистратуры.

Подобная структура создается не всегда в статусе министерства или подобного органа, но в таких странах, как Великобритания, Соединенные Штаты Америки, Германия и во многих других европейских государствах она существует.

Система кадрового планирования в организации

Под данной политикой понимается порядок правил, в соответствии с которыми и действуют люди, входящие в предприятие. Это наиболее общее определение и важнейшая составная часть кадрового планирования в деятельности организации.

Система определяет философию и принципы. И именно в соответствии с ними руководство реализует свои решения в отношении кадровых ресурсов и строит потенциал кадровой политики.

Цель — это обеспечение оптимального баланса, соотношение процессов обновления и сохранения численного потенциала работников, а также формирование их качественного состава и удовлетворение потребности организаций, которые определяются в соответствии с ее стратегическими и тактическими стремлениями, а также в соответствии с состоянием действующего законодательства и рынка труда.

Именно поэтому процесс кадрового планирования в организации может иметь как широкое, так и узкое толкование.

Первое определение

В широком значении кадровая стратегия — это концепция сознательных и конкретных образов, сформулированных и скрепленных надлежащими документами, правилами и нормами, которые приводят общечеловеческий ресурс в соответствии с длительной стратегией компании.

Поэтому при таком представлении следует концентрировать внимание на отличительные черты реализации властных возможностей и стили управления. Это определяет собственное отражение, пускай и довольно не прямо, в философии учреждения, ее миссии и так далее.

Отсюда следует, что все события по службе с кадрами, будь то поиск персонала, формирование штатного или нормативного расписания, аттестации, обучения, продвижения и так далее, в любом случае нужно спланировать, конечно же, заранее. При этом все это должно быть заранее согласовано со стратегическими целями развития организации, таким как, например, выход на другие рынки или решение текущих проблем со всевозможными инстанциями и так далее.

Второе определение

Кадровая политика в узком смысле — набор некоторых конкретных правил, пожеланий и ограничений, зачастую неосознаваемых, которые реализуется как в процессе непосредственного взаимодействия между сотрудниками, так и во взаимоотношениях между работниками и организацией в целом. Например, в какую-то фирму набираются только люди с высшим образованием. Это решение конкретно и не обсуждается. Такой пример показывает, какое направление кадрового планирования в организации может быть в самом узком смысле.

Исходя из этих двух определений можно выделить следующие типы политики:

1. В основе которых лежит уровень осознанности правил и норм кадровых мероприятий:

• пассивная,
• реактивная,
• превентивная,
• активная.

2. По степени открытости организации, отношению к внешней среде при формировании рабочего состава, ее принципиальной ориентации на внутренние или внешние источники комплектования:

• закрытая,
• открытая.

Итак, теперь стоит сказать более подробно об этих основных принципах.

Особенности кадрового планирования в организации

Начнем с пассивной и реактивной. Что они означают?

В случае с первой кадровой политикой само словосочетание представляется некоторым противоречием в терминах. Однако нередко встречаются ситуации, когда руководство организации, так или иначе, вынуждено не проявлять избыточных инициатив. Если у кадровых работников предприятия нет выраженной программы действий в отношении собственного персонала, то политика руководства по этому направлению становится пассивной. И наниматели в таком случае вынуждены работать в режиме экстренного реагирования на внештатные ситуации. И вот отсюда возникает второе дополнительное состояние.

Реактивная кадровая политика состоит в том, что руководство на предприятии осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом. В таком случае наниматели предпринимают попытки прогнозировать причины таких ситуаций. А также руководство следит за возникновением конфликтов и осуществляет некоторый мониторинг квалифицированной рабочей силы или мотивации персонала к высокоэффективному труду.

Поэтому осуществляются действия, которые направлены на анализ причин, приводящих к возникновению различных кадровых проблем. В таком случае профессиональные службы включают в перечень своих задач мониторинг, прогнозирование, профилактику.

Таким образом, этапы кадрового планирования в организации значительно расширяются при реактивной политике.

Превентивная и активная

Это те виды, которые направлены на предупреждение и на прямое воздействие.

В подлинном смысле термина существует превентивная и предупредительная кадровая политика тогда, когда руководство располагается действенным прогнозом развития той или иной ситуации. И когда на предприятии такое положение дел развито и есть профессиональная политика, можно говорить об анализе кадрового планирования в организации.

В этой ситуации может быть такое положение вещей, когда у руководства абсолютно нет средств на личную конкретную ситуацию. В этом случае возникает сложная задача перед работниками кадровой службы. Им необходимо прогнозировать ситуацию на среднесрочный период, который не является ни предметом стратегического планирования, ни тактического реагирования.

Именно это является одной из особенностей активной кадровой политики, которую можно охарактеризовать следующим образом.

Кадровая служба должна быть способны разработать целевые программы, основанные на мониторинге конкретной ситуации в режиме реального времени и на их корректировке в соответствии с предыдущими действиями. Выработать необходимо такие формулы, которые обеспечивают одновременно и прогнозирование, и регулирование конкретной штатной ситуации.

Такова характеристика активной кадровой позиции, которая должна носить реалистический характер.

Открытая и закрытая

Открытая кадровая политика характеризуется тем, что каждая организация является прозрачной для сотрудников на абсолютно любом структурном уровне. Она открыта даже для потенциальных сотрудников. Новый персонал может начать работать в организации как на низшем, так и на высшем уровне. И в некотором, конечно же, идеальном случае данное предприятие с полностью открытой кадровой политикой должно быть способно принять на работу любого специалиста на абсолютно любой уровень. Конечно, только если он обладает соответствующей квалификацией и, вообще, организации нужен. Именно в этом особенность открытой политики.

Возможно, те читатели, которые обладают опытом работы в кадровой структуре, скажут, что все это звучит достаточно утопично. Однако в современных компаниях такая открытая политика не является настолько уж экзотическим положением вещей.

На сегодняшний день это характерно, например, для многих современных телекоммуникационных, автомобильных или радиокомпаний, которые работали на высоком уровне и продолжают это делать не первый год. Особенность организации в том, что они хотят покупать людей на любые должностные уровни, независимо от того работали они раньше в компаниях подобного рода или нет. И также не важен опыт в целом, а иногда, даже и образование.

В таких организациях открытость кадровой политики имеет свою определенную гибкость, которая дает значительный экономический эффект. Конечно, в зависимости от предприятия могут меняться и условия приема на работу.

Как было отмечено выше, существует и обратная закрытая политика. Многие экономисты считают, что это несколько отходящая форма. Но тем не менее надо признать, что именно закрытая кадровая политика является в нашей стране наиболее распространенной.

Данная форма исходит из того, что организация ориентируется исключительно на включение в свой высший руководящий состав только сотрудников из своей же компании с предыдущего уровня. То есть это и есть распространенная в России карьерная лестница.

Замещение вакансии на каждом следующем уровне происходит только из числа сотрудников этой же самой организации, а новые лица появляются лишь на самой нижней ступени.

Не стоит данный формат ассоциировать только с консервативностью отечественной кадровой среды, поскольку такая закрытая политика характерна для многих западных компаний. И создана она, безусловно, для тех организаций, которые ориентированы на создание положительной корпоративной атмосферы внутри компании.