Процесс принятия управленческого решения: влияющие факторы, этапы, сущность и содержание

Управление решениями (УР) является набором процессов для оптимизации действий. Его целью является совершенствование метода управления, используя всю имеющуюся информацию для повышения точности, последовательности и эффективности. Для его реализации используют такие инструменты, как бизнес-правила, бизнес-аналитики (BI), непрерывное совершенствование (Kaizen), искусственный интеллект (AI) и прогнозируемую аналитику. Чтобы успешно управлять компанией, необходимо знать все про факторы, влияющие на процесс принятия управленческого решения.

Система решений

Она является основой управленческих действий. Это непрерывный цикл функционирования важного компонента целостного процесса руководства. Решить - это значит прийти к определенному выводу для правильного выбора из множества альтернатив.

Принятый вариант действий команды необходим при организационно-плановом управлении, мониторинге и подборе персонала. Изучение факторов, влияющих на процесс принятия управленческих решений, является обязательным этапом хозяйствования.

Высшее руководство несет ответственность за все стратегические этапы, такие как бизнес-цели, капитальные затраты, операционные события, обучения персонала и другие элементы управления. Без таких УР никакие действия не могут быть приняты, а затраченные ресурсы станут непродуктивными. Решения должны быть максимально точными. В современном бизнес-пространстве они требует научного подхода.

Оксфордская терминология и современность

В оксфордском словаре термин "принятие решений" определяется, как "действие для реализации или реализаций". Он означает выбор двух или более альтернативных курсов. Для любой бизнес-проблемы существуют альтернативные пути со своими факторами, влияющими на процесс принятия управленческого решения.

Управленцы рассматривают эти альтернативы и выбирают оптимальный вариант. Для фактического выполнения менеджерам следует рассмотреть доступную бизнес-среду и выбрать перспективный альтернативный план. Принимая решение, необходимо критически рассматривать различные варианты и выбирать из лучших. Альтернатива бывает правильной или неправильной, но оценка будет дана в будущем, по фактическим результатам, полученным от ее реализации.

Этапы работы руководителя

Принятие решений состоит их ряда шагов, выбранных логическим путем. Это рациональный процесс, который требует много времени и предусматривает некоторые правила и указания о том, как нужно их принимать, включающие в себя много организованных действий.

Питер Друкер первым поддержал научный подход во всемирно известной книге «Практика управления», опубликованной в 1955 году. В ней он четко обозначил все факторы, влияющие на процесс принятия управленческого решения, и рекомендовал научный метод с применением следующих этапов:

1. Определение реальной бизнес-проблемы. Информация, имеющая отношение к ней, должна быть собрана таким образом, чтобы был возможен ее критический анализ. Необходимо четко различать проблемы и симптомы, которые могут затенять реальную причину. Управленец должен искать критический фактор, рассматривать все сбои и выяснять, подлежат они контролю или нет.
2. Анализ ситуации. Классифицируют этот параметр с целью определения круга менеджеров, принимающих решений, и лиц, для которых требуется обязательное информирование. Факторы процесса принятия управленческих решений, учитываемых при анализе: будущий этап, объем влияния, количество привлеченных аргументов и их уникальность.
3. Сбор данных о проблеме. В деловом мире существует мощный информационный поток, обеспеченный новейшими разработками в области информационных технологий. Вся имеющаяся профильная информация полностью используется для анализа проблемы, что позволяет объяснить все ее аспекты.
4. Разработка альтернативных вариантов. Управленец обязан определить имеющиеся альтернативы, которые могут быть использованы для разрешения этой проблемы. В процессе принятия и реализации управленческих решений необходимо рассмотреть только реалистичные альтернативы. Не менее важно учитывать ограничения времени и затрат, а также психологические барьеры, тормозящие их.
5. Оптимальный выбор решения - наиболее рациональный вариант. Выбранная таким образом альтернатива доводится до ведома тех, кто может повлиять на реализацию.
6. Преобразование решения в действие. Без этого оно останется лишь декларацией добрых намерений. Команда должна реализовать его полностью, согласно плану, утвержденному руководством, полученному с учетом всех факторов процесса принятия управленческих решений.
7. Предоставление обратной связи. Менеджер должен принять меры для обеспечения обратной связи с применением постоянного тестирования реальных разработок с целью удовлетворения ожиданий от реализации плана мероприятий. Обратная связь возможна в виде организованной информации, отчетов и личных наблюдений. Она необходима, чтобы решить вопрос, продолжать ли уже принятый план или корректировать его в свете изменившихся обстоятельств.

Разноуровневые факторы

Принятие решений является важным аспектом современного управления, поскольку они определяют организационные действия компания. Это основная функция хозяйствования. Ее можно определить как ход действий, который сознательно выбирается из набора альтернатив для достижения желаемого результата.

Некоторые факторы являются более важными на высших уровнях администрирования, другие - на низких уровнях. Существуют различные типы решений:

• программированные;
• непрограммируемые;
• вводные данные;
• предрассудки;
• когнитивные ограничения.

Программируемые определяются в процессе принятия и реализации управленческих решений в предполагаемых условиях, когда управленцы обладают четкими параметрами и критериями, когда проблемы неплохо структурированы, а альтернативы четко определены. Сложности должны быть разрешены через установленные директивы и процедуры.

Непрограммируемые - следствие уникальных обстоятельств, а результаты их часто непредсказуемы. Руководители сталкиваются с плохо структурированными проблемами, требующими ответа в режиме пользователя. Они обычно обрабатываются высшим руководством.

Вводные данные играют важное значение, поскольку необходимо иметь адекватную и точную информацию о ситуации, чтобы принять решение, иначе его качество будет страдать.

Предрассудки и предубеждения возникают при принятии управленческих решений. В процессе управления из-за особенности восприятия мира человеком могут быть выбраны неэффективные варианты. Поскольку восприятие выборочное, менеджер принимает информацию внешнего мира через фильтрацию своих чувств. Кроме того, субъективное отношение искажает данные в соответствии с предварительно установленными убеждениями, взглядами и ценностями.

Когнитивные ограничения также оказывают влияние на решение проблемы. Человеческий мозг, который является источником мышления и творчества, ограничен в возможностях принятия сложного варианта из многочисленных разобщенных структурных элементов по нескольким причинам. Например, человеческая память недолговечна, способна одновременно сохранять лишь несколько идей, слов и символов. Именно поэтому трудно одновременно сравнить все возможные альтернативы и сделать выбор при принятии управленческих решений.

Процесс управления и риски

Решения формируются у человека через определенные личностные качества и организационные характеристики. На соотношение риска влияют следующие переменные:

1. Разум разработчика. Более высокий уровень интеллекта обычно приводит к очень консервативным взглядам, такие лица принимают низкоуровневые решения.
2. Ожидание успеха. Люди с высоким уровнем ожиданий, как правило, имеют очень оптимистический характер и готовы делать вывод даже при меньшем количестве информации. Управленцам, которые принимают действия с низкоуровневым успехом, понадобится больше информации в процессе принятия управленческих решений в организации.
3. Временное ограничение. В современном мире случаются ситуации, когда в силу ряда личностных причин (семейные, бытовые, по состоянию здоровья) исполнителю требуется больше времени для принятия рационального решения. Тем не менее существует категория работников, которые работают лучше за меньшее время и могут быстро продуцировать идеи.
4. Эвристический подход. Большинство людей в отсутствии времени полагаются на этот подход, основанный на удовлетворительных, а не оптимальных вариантах. Такие действия ограничивают поиск дополнительной информации, рассматривают меньшее количество альтернатив, не сосредотачиваясь на причинах отклонений. Этот подход также может быть использован, когда стоимость сбора информации и оценка ее является слишком высокой.

Личные привычки и социальное влияние

Личные привычки менеджеров формируются в результате социальных воздействий окружающей среды и процессов персонального восприятия, занимают немаловажное место в основных процессах принятия управленческих решений. Их необходимо изучать, чтобы предусмотреть личностный стиль руководства.

Некоторые люди придерживаются только своего мнения, даже если оно не является оптимальным для производственной ситуации. Другие не могут признать, что они ошибались, и продолжают действовать, игнорируя четкие доказательства, указывающие на необходимость изменений. Встречаются менеджеры, которые объясняют неудачу внешними факторами, а не собственными ошибками. Эти личные привычки имеют большое влияние на организационные операции и эффективность.

Социальные и групповые нормы также оказывают значительное влияние на стиль принятия решений. Специалисты определяют социальную норму, как шкалу оценки, и указывают на допустимую и нежелательную широту для поведенческой активности, событий, убеждений или любого объекта, волнующего членов социальной группы.

Иными словами, социальная норма является стандартным и общепринятым способом выработки суждений. Подобным образом, культурное образование и различные ее аспекты имеют глубокое влияние на стиль руководства. Например, в японской организационной системе человек принимает решение по согласованию с другими участниками. Этот стиль ориентирован на культуру и значительно облегчает реализацию, поскольку каждый член команды участвует в этом процессе.

Анализ процесса принятия управленческих решений

Это важный этап и, возможно, самый трудный. Менеджеры должны определить преимущества и недостатки каждой альтернативы и взвесить их в свете различных ситуаций, прежде чем принимать окончательный план.

Методы разработки альтернатив:

1. Мозговой штурм, когда команда работает вместе, чтобы генерировать идеи и альтернативные решения.
2. Техника номинальной группы - это метод, который предусматривает использование высоко структурированной встречи с повесткой дня. Эта модель ограничивает обсуждение или межличностную коммуникацию в процессе.
3. Техника Delphi, когда участники не встречаются, но руководитель группы использует письменные методы в процессе принятия управленческих решений и оценке альтернатив.

Альтернативы могут быть оценены различными способами:

1. Качественные и количественные измерения.
2. Анализ расходов и выгод для каждой альтернативы.
3. Анализ маржи.

После того как альтернативы были проанализированы и оценены, менеджер должен выбрать лучший вариант, который дает наибольшее предпочтение в выполнении всех необходимых критериев. Иногда выбор прост с очевидными преимуществами, но обычно лучшим решением является сочетание нескольких альтернатив. В тех случаях, когда лучшая альтернатива не может быть очевидной, менеджер использует оценку вероятностей, исследования и анализ на основе своего опыта и суждения.

Работа менеджеров не заканчивается принятием решений. Руководители несут ответственность за получение положительных результатов от реализованного плана, эффективность которого проверяется с помощью систем оценки, обеспечивающей обратную связь для контроля за качеством выполнения улучшений.

Основная группа факторов

Ряд факторов может повлиять на определение процесса принятия управленческих решений.

Они делятся на три основные группы:

1. Проблемы восприятия. Это можно описать, как способ участников интерпретировать свою среду. Восприятие человека может влиять на то, как он решает проблемы. Например, когда необходимо собрать информацию о проблеме, это чувство влияет на то, где ведется поиск информации.
2. Организационная политика касается поведения отдельных лиц и групп, которые будут влиять на других исполнителей планов компании.
3. Проблемы окружающей среды. Они являются внешними факторами, влияющими на организацию. Виды внешних факторов - это рынок, на котором работает фирма, экономика, государственное законодательство, реакция клиентов на продукты и услуги организации.

Стиль руководителя

Развитие процесса принятия управленческих решений во многом зависит от личности и подхода к разрешению проблем. Каждый лидер или менеджер имеет свой индивидуальный стиль, дополненный опытом и личностными способностями. Существует несколько стилей поведения управленческого персонала:

1. Легитимное или самодержавное действие. Менеджеры, придерживающиеся этого стиля, оценивают несколько альтернатив, используют ограниченную информацию. Они не считают важным консультироваться с другими, искать более полную и достоверную информацию.
2. Аналитическое действие. Менеджеры, которые используют этот стиль, хотели бы получить больше информации и рассмотреть ряд альтернатив перед тем, как завершить выработку решений. Они ищут соответствующую информацию из своих источников, находят и изучают ее подробно, используя все возможные ресурсы. Такие менеджеры - осторожные люди, они способны адаптироваться и справиться в уникальных ситуациях.
3. Поведенческий процесс принятия решений. Лидеры, которые придерживаются этой модели, верят в совместное управление, учитывают мнение и опыт подчиненных, всегда прислушиваются к ним.
4. Концептуальное принятие решений. Менеджеры, использующие такой стиль, интуитивны в своем мышлении и терпимы к неопределенности. Они изучают много альтернатив и сосредоточены исключительно на долгосрочных перспективах.

Технология

Последовательность процесса принятия управленческого решения включает различные технологические виды. Информационные технологии обеспечивают поддержку бизнес-решений DSS и искусственного интеллекта AI. Сочетание этих систем помогает создавать базу данных через онлайн-аналитический процесс OLAP для облегчения процедуры, требующей значительных усилий и анализа, что упрощает процесс принятия управленческих решений.

Уровень технологии на предприятии обеспечивает формирование плана по осуществлению выбранного варианта:

1. Возможности обработки данных увеличиваются с внедрением технологий, помогающих быстро принимать бизнес-решения, обеспечивающих возможность обрабатывать огромные объемы информации с использованием инструментов интеллектуального анализа данных.
2. Обеспечение скорости технологии процесса принятия управленческого решения, обрабатывая огромные массивы и сложные модели обработки, помогает создавать полезную информацию.
3. Технологии поддерживают групповое принятие решений, команда сотрудников может использовать систему групповой поддержки для быстротечного процесса.
4. Система поддержки принятия решений GDSS является типом системы, которая облегчает формулировку проблем группой, принятие командных планов путем интеграции, групповой работы, возможностей DSS и телекоммуникаций. Чем сложнее и менее структурировано решение, которое команда должна принять, тем больше может помочь GDSS.

Гибкие интерактивные системы

Для того чтобы принимать быстрые и важные решения в организации, используется современная технология:

1. Системы поддержки принятия решений DSS - это очень гибкая и интерактивная ИТ-система, предназначенная для поддержки процесса, когда проблема не структурирована.
2. Группа поддержки принятия решений GDSS - это система, которая облегчает формулировку групповых проблем.
3. Географические информационные системы (ГИС) - это системы, специально разработанные для пространственной информации.
4. Искусственный интеллект (AI) - наука о создании машин, имитирующих человеческое мышление и поведение.
5. Экспертные системы - это системы искусственного интеллекта, которые используют возможности логики для выводов.
6. Нейронная сеть - это интеллектуальная система, которая может научиться различать закономерности.
7. Генетический алгоритм - это система искусственного интеллекта, которая имитирует эволюционный процесс выживания наиболее приспособленных людей для разработки более эффективных решений.

Плюсы стратегического консенсуса

Принятие планов является главной функцией управления. Она начинается только тогда, когда руководство принимает стратегические направления развития. Без этого действия выполнение стадий процесса принятия управленческих решений невозможно, а ресурсы не будут использованы. Таким образом, принятие стратегии является главной функцией управления и облегчает весь процесс, создавая надлежащий фон для первой управленческой деятельности под названием «планирование».

Оно дает конкретную форму для широких решений бизнес-целей, принимаемых топ-менеджером. Этот процесс с непрерывной функцией управления. Руководители всех уровней принимают решение в пределах своих должностных обязанностей. Непрерывность процесса является обязательным для всех руководителей и управленческого персонала.

Дальнейшие действия невозможны, если не будут приняты решения. Их нужно формировать на регулярной основе, поскольку в бизнесе развиваются новые проблемы, сложности и сбои. Это может быть связано с изменениями в окружающей среде. На рынке могут появиться новые продукты, конкуренты, а государственная политика может измениться. Все это приводит к изменениям среды вокруг бизнес-структуры.

Это деликатная и ответственная работа. Руководители должны принимать быстрые и правильные решения, осуществляя свои обязанности. Фактически им платят за их зрелость и способность быть ответственными. Активность управления возможна лишь при условии принятия соответствующих планов. Правильные действия обеспечивают возможности для роста, а неправильные приводят к потерям и нестабильности для компании.

Общие ошибки руководства

Многие факторы, влияющие на процесс принятия решений, могут привести к ошибкам. Лидер группы, который своевременно и полностью осознает все возможные типы ошибок и их причины ошибок, находится в лучшем положении. Некоторые распространенные ошибки и их виды в процессе принятия управленческих решений:

1. Уход от личностного шаблона. Каждый человек имеет свой уникальный набор преимуществ или предрассудков, которые ведут к определенному стилю руководства. Лучший способ справиться с этой проблемой - стараться быть открытым для информации внутри системы управления.
2. Излишнее доверие к чужой информации. Часто руководители полагаются на мнение других людей. Однако если они не принимают непосредственного участия в проблемной ситуации, то не могут иметь необходимого уровня осведомленности для принятия решений.
3. Игнорирование информации, полученной от членов коллектива. Эта проблема может легко возникнуть в командной ситуации. Во многих случаях работники компании являются людьми, которые наиболее тесно связаны с проблемой. Если к их мнению не прислушиваться, возникает общий командный сбой. Лучшим способом разрешения этой проблемы является обеспечение участия всех членов организации в этом процессе.
4. Игнорирование интуиции. Во многих случаях люди действуют правильно на подсознательном уровне. К сожалению, они часто склонны игнорировать свою интуицию, после чего совершают неправильные действия.

Советы топ-менеджерам

Существуют стратегии, которые можно использовать, чтобы избежать распространенных ошибок и отточить свои навыки управленца. Принятие более качественных и быстрых решений поможет команде воспользоваться бизнес-возможностями и избежать ловушек:

1. Переосмыслить проблему. Когда команда столкнется с препятствием в деятельности, нужно изучить ее полный контекст и увидеть проблему с максимально возможной точки зрения. Это поможет не обращать внимания на один аспект или пренебрегать другими. Нужно найти не менее 3-х различных способов рассмотрения проблемы.
2. Принять обоснованные решения. Цель управления - использовать научные доказательства при принятии планов, а не только полагаться на интуицию.
3. Применять данные о производительности для поддержки решений.
4. Получить самую актуальную и полную информацию от бизнес-окружения.
5. Бросить вызов своим внутренним чувствам и найти объективные доказательства в их поддержку.
6. Выслушивать мнение других.
7. Быть непредубежденным.
8. Найти способы поощрения обмена информацией в компании.
9. Быть открытым для разговора и создавать атмосферу, в которой люди могут быть прямыми, даже когда открывается неприятная правда.
10. Развивать чувство риска.
11. Забыть прошлые ошибки. Люди склонны делать выбор, который оправдывает прошлый опыт, даже если предыдущее решение не сработало. Они также склонны тратить время и деньги на исправление прошлых проблем, когда было бы полезнее признать ошибку и двигаться дальше.
12. Быть честным с собой.
13. Быть решительным.

Таким образом, совершенно очевидно, что принятие решений является важным аспектом современного управления и лучше это делать профессионально.