Проставление апостиля: понятие, куда обращаться, легализация и список разрешенных документов

В современном мире информацию все чаще сохраняют в цифровом виде на компьютерах. Но многие документы требуют того, чтобы они были изложены на бумаге и подтверждены нотариально, закреплены печатью. Именно такие экземпляры называются оригиналами и имеют юридическую силу. Очень важно при выезде за границу иметь с собой документы, которые были бы действительны и имели законную силу в иностранном государстве. Это прежде всего ваша защита, гарантии. На легальных документах должен быть проставлен апостиль. Что означает это понятие, куда необходимо обращаться? Об этом расскажем далее.

Рассмотрим понятие

В процессе развития между странами политических и экономических связей появилась необходимость легализации документов. Эта процедура была очень продолжительной. В 1961 году Гаагской конвенцией было принято решение, которое отменило необходимость легализовать иностранные документы стран-участниц Конвенции.

Был утвержден специальный штамп - это и есть проставление апостиля на официальных документах, которые были созданы в одном государстве и могут быть переданы в другое, и при этом не требуется процедура легализации.

Документы с апостилем принимаются в другой стране, которая является участником Конвенции, без ограничения и не нуждаются в дальнейшем освидетельствовании.

Процедура легализации

Установлен порядок, согласно которому происходит легализация документов:

1. Требуется у нотариуса заверить копии документов. Это относится не ко всем видам.
2. В некоторых случаях перевод документов также требует нотариального заверения.
3. Документы и их перевод предоставляют в МИД и в Минюст.
4. На документах ставят штамп о легализации.
5. Бумаги подаются в консульство страны, в которой их будут использовать.

Для некоторых стран требуется двойная легализация (Китай и Объединенные Арабские Эмираты).

Процедура двойной легализации следующая:

1. Документ подается в министерство, на нем ставится штамп легализации. Возвращается владельцу.
2. Документ со штампом необходимо заверить у нотариуса.
3. Заверенный оригинал и его перевод подают в министерство, где ставят отметку.
4. Документы направляют в посольство.

Если документы выданы другим государством, то перед использованием в стране необходимо легализовать их в консульстве. Но они должны быть заверены Министерством иностранных дел той страны, откуда документ.

Нужен ли апостиль

Использование апостиля не требуется на территории стран СНГ, Грузии, Украины, Туркменистана. Эти страны подписали Минскую Конвенцию 1993 года. В ней говорится о том, что страны признают официальные документы друг друга без проставления апостиля.

Отметка не понадобится в таких странах:

• Страны Балтии (Эстония, Латвия, Литва).
• Чехия.
• Финляндия.
• Словакия
• Болгария.
• Албания.
• Венгрия.
• Польша.
• Македония.
• Югославия.
• Алжир.
• Тунис.
• Куба.

Заранее сделайте запрос в местные органы о том, есть ли необходимость в проставлении апостиля. Это сэкономит деньги и время.

Страны Гаагской Конвенции 1961 года, а это 30 государств, требуют апостилирования документов.

Канада, Китай, Чили требуют консульскую легализацию документов. В России это происходит в три этапа. Также необходима проверка документов в консульстве страны назначения.

Для того чтобы таких проблем не было, лучше всего самостоятельно обращаться в учреждения. Обратитесь в Министерство за выяснением результата для того, чтобы подавать заявку еще раз.

Поговорим о том, какие документы требуют проставления апостиля, а какие нет.

Требуется апостиль

Только официальные бумаги могут быть заверены апостилем.

К ним относятся:

• Свидетельства о рождении, смерти, браке, разводе.
• Свидетельство о смене имени или фамилии.
• Документы из суда.
• Административные бумаги.
• Нотариальные акты.
• Документы из судебных органов.
• Официальные пометки - справки медицинские, визы без нотариального заверения.

Необходимо отметить документы, на которых апостиль не проставляется.

Апостиль не требуется

Этот перечень также установлен согласно Гаагской конвенции:

• Документы, заверенные консулом или дипломатом.
• Документы экономического и торгового характера для таможенной службы. К ним относят первичные бухгалтерские документы, договоры о поставках продуктов, товаров, опись перевозимого имущества.
• Паспорт.
• Водительское удостоверение.
• Студенческий или ученический билеты.
• Пенсионное удостоверение.
• Документы без официального статуса.

Порядок проставления апостиля

Необходимо отметить, какие понадобятся документы:

• Ваше заявление на проставление апостиля.
• Документы заявленные.
• Паспорт или документ, удостоверяющий вашу личность.
• Документы, требующие заверения апостилем.
• Квитанция об оплате госпошлины.

  Следует добавить:

• На копиях, заверенных нотариусом, может быть проставлен апостиль.
• Нотариально заверенные копии документов с проставленным штампом являются легализованными.

Процедура занимает несколько дней, если это стандартная деловая бумага. Если форма не входит в эти рамки, проставление апостиля на документах может занять около месяца.

Куда можно обратиться

На совершение апостилирования имеют полномочия:

• Министерство юстиции.
• ЗАГС. Может заверять выданные им документы.
• Министерство обороны. Заверяет документы о работе или службе в военных органах или ведомствах.
• Территориальные органы.
• Архивное учреждение и его уполномоченные органы заверяют выданные ими документы.
• Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки. Документы, связанные с образованием.
• Генеральная прокуратура.
• Министерство внутренних дел.
• Частная фирма.

Апостиль не утрачивает своего значения и после заверения в консульстве.

В частных фирмах услуга стоит по-разному. Проставление апостиля в Москве примерно стоит 4200 рублей. Сверхсрочное исполнение в течение 2-3 дней обойдется в 10500 рублей.

Оформление через доверенное лицо

Какие необходимо подать документы, если за услугой обратиться через доверенное лицо?

Для это требуются:

• Заявление.
• Доверенность.
• Документы, подтверждающие личность.
• Оригинал документа для проставления апостиля или заверенная копия.
• Квитанция об оплате госпошлины.

Что представляет собой апостиль

Это квадратная печать размером 9 на 9 сантиметров. Установленного образца должны придерживаться все страны-участницы Конвенции.

Содержит следующие пункты:

• Название государства, где проставляется апостиль.
• Указывается фамилия, инициалы, а также должность того, кто подписывает данный документ.
• Наименование фирмы или организации, которая выдает документ.
• Название города, где проводится процедура.
• Дата проставления.
• Название организации, которая проставила апостиль.
• Номер порядковый.
• Подпись того, кто проставлял.
• Печать организации.

Заполняется апостиль на языке государства, в котором он был выдан. Или на официальном языке Конвенции - это английский или французский. Заголовок «Апостиль» - всегда на французском языке.

Формы апостиля

Обратим внимание на формы апостиля:

• Резиновая печать.
• Клей.
• Рельефная печать.
• Стикер.
• Цветная лента.

Проставляется на свободном месте документа или на специальной бумаге, которая затем крепится к документу. Может быть проставлен с обратной стороны.

Отдельные страны, которые не являлись участниками Гаагской Конвенции, также признают документы, заверенные таким образом.

Проставляется апостиль на документе всего один раз.

Заявление

Порядок требует прежде всего подачи заявления на проставление апостиля.

Что оно включает:

• Личные данные заявителя.
• Перечень документов, которые подаются для проставления апостиля.
• Название страны, для которой необходим штамп.
• Дату.
• Подпись.

Заявление пишется от руки, допускается и в электронном виде. Форма заявления имеется на сайте госучреждения, которое имеет право на проставления апостиля. Заявление подается в одном экземпляре.

Можно обратиться в частную фирму, если нет времени этим заниматься.

Апостиль для диплома (аттестата)

Какие необходимо подать документы:

• Заявление об услуге.
• Оригинал диплома или аттестата с приложением.
• Копия паспорта.
• Копия документа о смене фамилии, если она изменилась.

Рассмотрим процедуру проставления апостиля на дипломе. Необходимо обратиться в департамент образования. Процедура включает следующие действия:

• Составляется заявление.
• Прилагается диплом об образовании.
• Проводится проверка документа.
• Регистрация.
• Проверяется диплом в федеральном реестре.
• Проверяется подлинность подписи лица, которое предоставило диплом.
• Определяется подлинность печати.

Необходимо оплатить госпошлину за проставление апостиля. Есть вариант отправить заявление и диплом заказным письмом с уведомлением. В таком случае необходимо в письмо вложить оплаченную квитанцию.

Отметим, что Департамент принимает заявления и дипломы о высшем образовании и другие документы независимо от того, в каком городе, регионе находилось учебное заведение.

Информацию об исполнительных органах, которые уполномочены проставлять апостиль на документах об образовании, можно найти на сайте Федеральной службы по надзору и контролю в сфере образования.

Апостиль для свидетельства о рождении

Для оформления гражданства в иностранном государстве может понадобиться свидетельство о рождении. В таком случае необходимо проставление апостиля на свидетельство о рождении. В данном случае уполномоченным компетентным органом является ЗАГС. Документы можно отправить по почте или подать лично.

Вам понадобится:

• Заявление об услуге проставления апостиля.
• Документ, подтверждающий личность заявителя.
• Свидетельство о рождении. Можно предоставить копию, при этом она должна быть заверена нотариусом.
• Оплаченная госпошлина, квитанция.

При этом существуют требования к документу:

• Свидетельство не должно быть ламинированным.
• Не должно быть повреждений, нарушающих содержание документа.
• Печать должна быть четкой.
• Текст, печать должны быть читаемыми.

Необходимо отметить, что апостиль на копии свидетельства о рождении проставляет орган Минюста России. При заверении документа у нотариуса штамп ставится в том же регионе, где работает нотариус.

Сроки проставления не превышают 5 рабочих дней со дня регистрации заявления. Выдача - в течение 3 дней. Если требуется дополнительная информация, то срок могут продлить до 30 рабочих дней.

Могут отказать

Следует рассмотреть причины, по которым возможен отказ в проставлении апостиля.

Одной из них может быть непригодность документа, поэтому выделим критерии оценки бумаг:

• Бланк должен быть целым и не ламинированным.
• Подпись - четкая.
• Без помарок и исправлений.
• Все буквы хорошо читаемые.
• Содержит все необходимые реквизиты.
• Ничего не должно нарушать текст документа.

Возможны следующие причины отказа:

• Нет возможности подтвердить документ.
• Нет связи с выдавшим документ нотариусом.
• Организация, которая выдала документ, не отвечает на запрос Министерства.
• Ответ на запрос пришел не в установленные сроки, с опозданием.
• Документы подготовлены или составлены неверно.

Для того чтобы таких проблем не было, лучше всего самостоятельно обращаться в учреждения. Обратитесь в Министерство за выяснением результата для того, чтобы подавать заявку еще раз.

ЗАГС может отказать в проставлении апостиля на документах, выданных в СССР. Нужно произвести обмен документов старого образца на новые.

Кто может обратиться за апостилем

Стоит отметить, что проставление апостиля нужно не только юридическим лицам. Заявления могут подавать:

• Иностранные граждане.
• Лица с российским гражданством.
• Без гражданства.
• С неопределенным гражданством.

Как оплатить госпошлину

Оплата может быть проведена:

• Онлайн на портале.
• Через Сбербанк.

Реквизиты предоставляются на сайте государственного органа или на информационных стендах.

Государственная пошлина за проставление апостиля на сегодняшний день составляет 2500 рублей за один документ.

Стоит обратить внимание на то, что оплату должен производить тот же человек, что указан на документе, который требует проставление штампа.

Важные детали

Если документ апостилирован в Российской Федерации, то необходим перевод на язык страны, куда он требуется. Перевод можно сделать как в России, так и в другом государстве.

Если перевод сделан в России, то документ должен содержать полный перевод апостиля и проставлен в Российском Минюсте.

Удобнее перевод осуществлять у официальных переводчиков в иностранном государстве.