Что такое апостилирование документов

Переезд в другую страну - дело очень тяжелое и кропотливое, и касается это вовсе не тяжелого багажа. Большинство проблем у людей возникают с документами, которые зачастую являются недействительными в других государствах. Что же делать, если ваш диплом, свидетельство о рождении или иную бумагу не рассматривают как нечто ценное? Давным-давно было придумано апостилирование документов. Процедура сравнительно недорогая, относительно быстрая и очень удобная.

Что это такое?

Что же из себя представляет апостилирование документов и в чем вся суть этой процедуры? Все мы знаем, что документ, выданный в той или иной стране, является действительным только в ее пределах. Чтобы его поняли приняли за ее пределами, стоит проделать массу переводов и заверений, которые будут очень долгими и дорогостоящими. Поэтому в 1961 году в городе Гааге была собрана конференция. В ходе нее приняли решение разработать апостиль - международный эталон, подтверждающий подлинность любой бумаги. Он представлялся в виде прямоугольной печати с определенной информацией. В результате бумага, на которой стоял этот штамп, принималась "как родная" во всех странах-участниках. Эдакая упрощенная легализация, или апостилирование официальных документов, стало очень удобным приемом для многих людей. Чаще всего процедура проделывается в местных органах самоуправления. Если речь идет о более важных актах и заключениях, то производится апостилирование документов в Москве.

Страны-участники

Собираясь в определенную точку земного шара, удостоверьтесь в том, что в этом месте апостилирование документов будет актуальным. Перечислять по названием все державы мы не будем - это очень долго. Объединим их по географическим признакам. Членами Гаагской конвенции оказались абсолютно все страны Европы, Россия, Казахстан, Турция, Япония, Индия, Австралия, Новая Зеландия, США, ЮАР, Тунис и Марокко, Мексика, все страны Южной Америки, за исключением Боливии и Колумбии, а также большинство государств Центральной Америки и большинство бывших республик СССР. По сути, ключевые страны, в которые чаще всего мигрируют наши жители, являются членами конвенции и поддерживают апостилирование официальных документов. Исключением является Канада, Китай, а также Арабские державы, которые за последние годы стали лакомым кусочком на планете.

Форма апостиля

С теоретической точки зрения мы разобрались в том, что такое упрощенная легализация, или апостилирование официальных документов. Теперь давайте рассмотрим на практике, как будет выглядеть это явление. Апостиль - это квадратный штамп со стороной не менее, чем 9 см. В рамках этой печати должны содержаться следующие данные:

• Название государства, которое выдало апостиль.
• Данные о личности, которая оформила апостиль.
• Должность личности, которая заверяла документ.
• Наименование учреждения, от имени которого был проставлен апостиль.
• название города, в котором документ с помощью апостиля был заверен.
• Дата проставления печати.
• Серийный номер.

Дополнительно проставляется штамп (личный) того учреждения, которое уполномочено ставить апостиль, а также подпись руководящего им лица.

Современная юридическая практика

В нынешней нотариальной и юридической практике многие представители компетентных органов решили отклониться от первоначальных правил. Они начали проставлять апостиль в несколько иной форме, отличной от той, которая была запротоколирована в 1961 году. Поэтому на многих бумагах можно встретить не квадратный штамп с текстом, а приложение в виде дополнительного листочка, сургучную, резиновую или рельефную печать, самоклеящийся стикер и т. д. В большинстве случаев такие отклонения принимаются, но бывают исключения. Что же касается апостилирования документов в России, то наши чиновники ставят стандартную общепринятую квадратную печать.

Языковой барьер

Участники Гаагской конвенции - страны принципиально разные, в первую очередь по языковому принципу. Как же будут понимать ваши бумаги за пределами родины? Согласно принятому на конвенции правилу, апостилирование документов производится на английском или французском языке. Они были приняты в ходе конвенции как официальные. Апостиль может быть продублирован также на язык той страны, в которой он был проставлен. Неизменным является заголовок - он всегда и везде строго прописывается только на французском языке и имеет следующее содержание: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».

Характер документа и апостиль

На первый взгляд кажется, что заветную печать в форме квадратика можно поставить на любую "бумажку" - и счастье за пределами родины вам обеспечено. Но стоит прежде всего четко уяснить, какие документы подлежат апостилированию, а какие не могут быть наделены такой привилегией. Итак, все, что было выдано вам от имени государства, может быть заверено в соответствии с Гаагской конвенцией. Это всевозможные свидетельства, которые вам выдал ЗАГС, нотариальные копии, решения суда и прокуратуры, выписки, сделанные сотрудниками МВД, документы на недвижимое и движимое имущество, иные справки, выданные органами местного самоуправления, дипломы и аттестаты об образовании, бумаги, подтверждающую военную деятельность, архивные выписки.

Апостиль не предусмотрен

Правила апостилирования документов имеют четкое табу. Это список тех видов актов, на которых не может быть проставлена квадратная печать и которые не могут выполнять роль международного эталона. Главным образом в "черном списке" оказались дипломатические и консульские бумаги, коммерческие и таможенные акты, коммерческая переписка. Получается, что заверить таким образом вы никак не сможете чеки, квитанции, накладные, сметы, отчеты, договора, контракты и т. п.

Самый важный вопрос, который интересует многих людей: ставится ли апостиль на паспорт? Конечно же, нет, даже на его копию этот штамп не может быть нанесен. В "черном списке" апостиля находятся подлинники военных билетов, пенсионных свидетельств, водительских прав, трудовых книжек, студенческих удостоверений личности и т. п. Нельзя также подобным образом заверить документы, связанные с вероисповеданием.

Министерство юстиции

В большинстве случаев за апостилем люди приходят именно в Минюст РФ, так как данная государственная организация имеет право заверять практически все акты, составленные теми или иными организациями, юридическими и физическими лицами. Сюда относятся права собственности, решения суда, документы, выданные органами местного самоуправления. Также в Минюсте производится апостилирование нотариальных копий документов, заверенных свидетельств и проч. и проч.

Армия и образование

Очень часто мы нуждаемся в апостилировании документов, которые подтверждают наше образование или военный опыт. В таких случаях Министерство юстиции уже некомпетентно, так как имеются более специфические органы для проведения данной операции. Чтобы заверить копию своего военного билета или иные бумаги, подтверждающие вашу службу в рядах Российской армии, стоит обратиться в Министерство Обороны РФ. А вот апостилирование документов об образовании производится в Рособрнадзоре или в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки.

Выписки из архива

Нередко нам необходимо для того или иного дела достать старый, давно забытый документ, которого на руках у нас сейчас уже нет. Все дубликаты, как мы знаем, из государственных органов сдаются в архив, где хранятся столько времени, сколько им предписано по закону. Если вы достали справку или иную выписку из архива, и вам она необходима в другой стране, вы имеет право заверить ее с помощью апостиля. Для этого стоит обратиться в Федеральное архивное агентство России, и в течение нескольких недель вы сможете получить квадратную печать международного образца. Также в Росархиве можно проставить апостиль на заверенные нотариусом копии архивных документов.

ЗАГС

Также при переездах очень часто требуется заверение таких бумаг, как свидетельство о браке, рождении, смерти, перемене Ф.И.О. и им подобных. Все эти документы выписываются местными отделениями ЗАГСов по всем уголкам страны. Эти органы уполномочены проставлять апостиль на всех документах, которые они сами же и выдали. Сроки чаще всего не превышают 7 рабочих дней, но бывает, затягиваются и до двух недель. По повышенному тарифу апостилировать какое-либо свидетельство можно за один день.

Прокуратура и МВД

С 2005 года прерогативой проставлять апостили на документы государственной важности начали обладать такие органы, как Министерство внутренних дел Российской Федерации и прокуратура. До конца законопроект не уяснил все моменты в данном процессе со стороны этих органов. Скорее всего схема такая же, какая была при существовании СССР, когда МВД было уполномочено ставить апостиль на те документы, которые само и выдало. Прокуратура также имеет право заверить любую бумагу, выписанную ее представителями.

Госпошлина

На удивление, печать, которая позволяет решить буквально все проблемы, которые могут возникнуть с той или иной бумагой в новой стране, Стоит сравнительно недорого. В соответствии со статьей 333.33 пункта 1 подпункта 48, за проставление апостиля с человека снимается государственная пошлина в размере 2500 рублей. В некоторых случаях сумма взыскания может увеличиться, например, в связи с более краткими сроками выполнения процедуры. Отметим, что в соответствии с налоговым законодательством некоторые льготные категории граждан освобождаются от уплаты государственной пошлины и имеют возможность получить апостиль бесплатно.

Длительность процедуры

Сроки апостилирования документов не имеют определенных четких границ. Все зависит от многих факторов - очередь, организация, которая будет ставить вам штамп, график их работы и т. д. Именно поэтому получить апостиль одного документа вы сможете за неделю, а с другим ждать придется более двух месяцев. Чаще всего в Министерстве юстиции работают быстро и слаженно - получить свою бумагу с заветным штампом вы сможете в течение 5 рабочих дней, а быть может, процедура ускорится. Что же касается дипломов и аттестатов, то это самый долгий процесс, который занимает от 2 до 3 месяцев. Аналогичная ситуация складывается в области документов о военной службе. Если определенная бумага с апостилем вам нужна срочно, всегда есть возможность заплатить по повышенному тарифу.

Возможные отказы

Получить отказ на апостиль практически нереально. Вы просто оплачиваете эту услугу в банке, приносите чек и вас ставят в очередь на проставление штампа. Но есть отдельные случаи, когда в апостиле может быть отказано, и вот по каким причинам:

• Документ заламинирован.
• Нарушена целостность документа.
• В документе имеются исправления.
• Документ нечитаемый (затертые буквы, дыры, царапины).
• Пятна на документе мешают определить его содержание.
• Разночтение в определенных данных.

Касательно последнего пункта стоит отдельно сказать, что бывает, ЗАГС ошибается и выдает свидетельства, в который печатается информация, отличная от той, что занесена в архивный журнал. В таких случаях стоит обратиться в другой кабинет данного заведения, и в этот самый журнал внесут изменения, которые будут соответствовать тому, что написано в вашем свидетельстве.

Обратите внимание!

Стоит помнить несколько правил, которые могут стать препятствием на пути получения апостиля на том или ином документе.

• Получить штамп, легализирующий бумагу на территории всех стран Гаагской конвенции, вы сможете только в том государстве, которое выдало вам эту бумагу.
• В России нельзя апостилировать документы, которые были выданы за ее пределами или же в период существования СССР (даже те, которые были выданы РСФСР).
• Если необходимо легализовать бумагу, выданную страной-участником СНГ, то стоит обратиться к представителям ее местной власти - в РФ это сделать будет невозможно.

Приятный бонус

Апостиль, несомненно, процедура простая. Но можно обойтись даже без нее. Если вы отправляетесь в страну, с которой заключен договор о взаимном признании документов, то их можно никак не заверять, просто перевести на соответствующий язык. В основном Россия находится в содружестве с державами СНГ, со всеми странами Восточной Европы, с Грецией, Грузией, Испанией, Китаем, с Кубой, Монголией, Тунисом и Уругваем.