Отгрузка товара - это что такое?

Перед тем как отгрузить товар, между отправителем и получателем должен быть подписан соответствующий договор. Любую изготовленную продукцию необходимо доставить к месту назначения. После подписания составляется акт по приему и передаче товаров и иная требующаяся документация. Статья расскажет о том, что такое отгрузка товара. Определимся, как составить документы правильно и в соответствие с существующими законами РФ.

Статьи закона, регулирующие правила загрузки и разгрузки

1. В статье 506 ГК РФ указано: исполнитель, подписавший договор поставки обязан в условленные сроки осуществить доставку товаров получателю (покупателю).
2. В статье 509 ГК РФ обозначено, что поставка - это отгрузка и момент передачи стороне, которая указана в договоре.
3. В статье 223 ГК РФ указано, что заключившие договор стороны могут обговорить в тексте договора, в какой момент право собственности на продукцию перейдет от продающей к покупающей стороне.

Отсюда делаем вывод: отгрузка товара - это процесс, при котором происходит передача продукции. Она производится сразу продающей стороной или передается перевозчику для доставки определенному лицу или организации.

Примеры:

• Фирма, выполняющая перевозку, доставляет товар в определенный пункт (город, поселок), где покупатель и становится собственником товаров. Из этого места покупатель своим транспортом доставляет полученное на свои склады или в другие, необходимые ему места.
• Перевозчик довозит товар до склада или другого места для хранения покупателю. С этого момента покупатель становится собственником полученной продукции.

Почему это важно?

Момент, когда право на собственность переходит от одного лица к другому, очень важен в договоре при реализации продукции любого вида. В процессе перевозки риски очень велики и могут составить большие убытки. Грузы, которые транспортируются, могут быть утеряны, испорчены, повреждены или некоторые их элементы и детали могут выйти из строя. Это может негативно сказаться на внешнем виде изделий. Именно этот фактор и требует оговорить такие риски заранее, чтобы было понятно, кто за них отвечает и их оплачивает.

Вот тут и наступает важнейший момент - правильно оформленные документы на отгрузку товара поставщиком. Если будет все сделано в соответствии с законом, то при необходимости такие документы станут доказательством вашей правоты или невиновности в суде. Это даст возможность одной из сторон договора возместить понесенный ущерб.

Понятие договора

Первичным документом, по которому может начаться поставка или реализация товара между организациями, является договор. Как купля, так и продажа предполагают в дальнейшем поставку продукции в определенное место.

Договора такого типа составляются, если продающий сам эту продукцию и изготавливает.

Чтобы оформление отгрузки не было усложнено, необходимо в самом договоре четко обозначить, что этот товар из себя представляет. Его следует подробно описать в документации, которая заполняется для отгрузки товара и в накладных к нему.

Без такого описания договор может быть признан недействительным, если будет в случае разногласий по оплате возникшего ущерба передан в арбитражный суд.

Как правильно описывается перевозимый товар

Следует указать следующее:

• соответствие транспортируемой продукции общероссийской классификации;
• соответствие ГОСТу;
• соответствие технических параметров;
• наличие технического паспорта;
• необходимые сертификаты по каталогу поставляющего предприятия.

Обязательно необходимо указать количество товаров, которое обозначено в договоре, и его цену.

При оформлении описательной части документации, касающейся количества товара, желательно согласовать этот момент с отправителем.

При транспортировке следует учесть

Товар должен соответствовать всем параметрам, которые оговорены подписанным договором. Если это условие не выполнено или в документах нет описания, могут возникнуть сложности.

Например, произошла непредвиденная ситуация, нанесен ущерб, и в суд направлено исковое заявление. При разбирательстве такие тонкости становятся решающими в процессе. Суд имеет право при отсутствии в договоре части, конкретно обозначающей товар, признать его не заключенным.

Для любой из сторон такое решение будет не из лучших, поэтому следует проявить внимание при составлении документации по сделке.

Обязательно следует указывать:

• наличие ассортимента или количество комплектов;
• сроки, в которые доставка должна быть выполнена;
• цену товара.

оформив договор об отгрузке товара со склада, к нему необходимо приложить спецификацию. Под этим понятием подразумевается название каждого товара и его количество, которое транспортируется. Допустимо указать в документе, какие-то другие признаки, характерные для данных товаров.

Основные правила

Самое важное при отгрузке товара — это сохранение качества и передача перевозчику.

Для этого требуется:

• Строгое соблюдение предъявляемых правил, которые существуют. Перевозимая продукция должна быть в упаковке, маркирована и опломбирована.
• При отгрузке товара на складах обязательно нужно проверить его количество и указать точно вес товара и его упаковку.
• При передаче товара нужно выполнить все требования, установленные при этой процедуре.
• Документ должен правильно отображать качество перевозимого товара.
• При отгрузке цифры в документации должны совпадать с товаром, который имеется в наличии.
• Сопроводительные бумаги на товары могут быть переданы получателю или высланы почтой. Главное, чтобы в подписанном договоре был пункт с такими условиями.
• Все действующие при транспортных перевозках правила следует соблюдать в обязательном порядке.

Оформление отгрузки

Основным документом при отгрузке товара покупателю, кроме договора, должен быть акт приема-передачи, в котором указано, что приемка товара будет осуществляться в месте, указанном продавцом. В акте указывается его качество, характеристика и количество, которое прописано в существующем договоре между отправителем и перевозчиком. Такой вид договора должен иметь подписи уполномоченных лиц, которые назначаются приказами руководителей предприятий.

Второй документ - это лист на упаковку. В нем описывается упаковка товара. Этот же документ должен содержать список товаров, вес в таре и без нее, какой номер у него, артикул или номер, значащийся по каталогу. Документ делается в трех экземплярах. Один является сопроводительным документом. Два других экземпляра укладывают в тару и отправляют с товаром.

Для транспортировки потребуются следующие документы:

• Форма ТОРГ-12.
• Счет-фактура.
• Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т.
• Сертификат, технический паспорт.
• Чек, удостоверяющий оплату товара.

Оформление документации

Существует ряд моментов, которые важно знать при оформлении документов на отгрузку товара:

1. Бухгалтерия должна составить и выдать всю необходимую документацию, утвержденную законодательно на такой вид операций.
2. Если оплата производится наличными средствами, они должны быть внесены посредством выдачи кассового чека.
3. Обычно все условия поставок, которые имеют отношение к перевозчику груза, в договоре должны быть прописаны.
4. Транспорт может быть заказан продавцом или покупателем. Бывают случаи, когда перевозку берет на себя одна из сторон.
5. Компания, перевозящая груз, должна оформить накладную на перевозимый товар.

Нужно отметить, что покупатель должен оформить доверенность на получение своему представителю.