Как зарегистрировать обособленное подразделение - особенности, инструкция и требования

Если компания работает активно, то со временем наступает такой момент, когда ей просто необходимо увеличить количество своих территориальных отделений. Все открытые офисы, торговые площадки и склады, находящиеся за пределами адреса регистрации компании требуют прохождения регистрации в виде обособленного подразделения. Как зарегистрировать обособленное подразделение, какие виды бывают? давайте разберемся с этим вопросом.

Разновидности обособленных подразделений

Если следовать НК РФ ст. 11 п. 2, то к обособленным подразделениям относят все части компании, расположенные не по ее юридическому адресу, но они должны полностью удовлетворять таким условиям:

• должны быть открыты сроком более 30 дней;
• в них есть стационарные места для работы (достаточно будет и одного).

Обязательно необходимо правильно различать обычные обособленные подразделения (ОП) и представительства компании. Последние − это виды подразделений, но у них более широкие полномочия:

1. Они выполняют роль, полностью отвечающую их названию: представляют интересы юридического лица вне зависимости от того, где он находится.
2. Филиалы как отдельные обособленные части фирмы, обладающие всеми функциями, так и головной офис.

Подобные подразделения не считаются самостоятельными компаниями, но у них есть право действовать в соответствии с отдельными положениями, у них есть собственное имущество и орган управления. А основное − их преобразовать можно будет только после того, как будут внесены изменения в учредительные документы юридического лица.

Если открыто подразделение, то его не считают филиалом или отдельным представительством, оно просто находится в компетенции руководителя и для него не нужно переделывать устав. Также этому подразделению не нужно открывать отдельный расчетный счет, назначать руководителя. Бухгалтерский учет также может вестись централизованно. После открытия достаточно зарегистрировать обособленное подразделение (как это сделать, рассмотрим позже) в инспекции ФНС и можно дальше работать.

Что нужно знать перед регистрацией?

Перед тем как принять решение о регистрации обособленного подразделения, нужно знать, как же правильно пройти весь процесс. Ориентироваться руководитель обязательно должен ст. 11 НК, где можно узнать обо всех требованиях, которые касаются вопроса, как зарегистрировать обособленное подразделение.

Функционировать по закону оно имеет право, только если выполнить ряд требований:

• в учредительную документацию обязательно следует внести сведения о том, что ОП прошло регистрацию;
• владельцы компании должны в обязательном порядке утверждать Положение, в котором будет содержаться вся необходимая информация о нюансах работы представительства;
• нужно назначить руководителя и оформить на него доверенность, дающую ему возможность выполнять разного рода действия по управлению подразделением;

• руководитель компании издает внутреннюю документацию, а ее основное назначение − это определение правил и особенностей работы филиала.

Теперь понятно, как зарегистрировать обособленное подразделение ООО. Только руководство принимает решение, будет сформирован отдельный филиал со своим адресом или только отдельное представительство. Филиал со своим адресом выполняет все функции основного предприятия и представляет его в соответствии со ст. 55 ГК. А вот представительство отличается обособленностью территориально от основного офиса. Его главное назначение − это представление и полная защита интересов компании.

Зачем нужны отдельные представительства?

Зачем нужно регистрировать обособленное подразделение и как это сделать? А обусловлено такое открытие несколькими причинами. Чаще всего это нужно сделать в таких ситуациях:

• фирма планирует расширить сферу деятельности, чтобы охватить большее количество потребителей;
• проводится агрессивная политика компании, в результате чего просто необходимо охватить большую территорию;
• выбираются регионы, где наиболее выгодно осуществлять деятельность;
• есть острая необходимость полного удовлетворения спроса потребителей в конкретном регионе;
• преследуется цель продвижения бренда в различных городах страны;
• снижение риска банкротства.

Прежде чем узнать, как зарегистрировать обособленное подразделение в налоговой инспекции, нужно помнить, что процесс проходит только с учетом всех положений в законе РФ. Если идет присвоение индивидуального адреса и работа будет проводиться на протяжении 30 дней или большего периода, то в этом случае регистрация в налоговой обязательна. Это требование прописано в ст. 23 НК.

Поэтапный процесс регистрации

Перед тем как зарегистрировать в налоговой обособленное подразделение и в других инстанциях, руководитель должен принять соответствующее решение, а после уже на основании него открывается представительство или филиал. Пошагово регистрация проходит так:

1. Собираются все учредители компании, где принимается решение, нужно ли открывать дополнительный филиал.
2. После принятия окончательного решения оформляется соответствующий протокол собрания.
3. Выпускается приказ руководителя основного предприятия.
4. Выбирается форма регистрации, ведь это может быть подразделение или отдельный филиал.
5. Определяется место для его функционирования, которое должно быть оборудовано всем необходимым для полноценной работы.
6. После того как подразделение отработает месяц, нужно сообщить об этом в ФНС, используя специальную форму С-09-3-1. Обязательно нужно выбрать отделение налоговой службы по месту локализации филиала.
7. Обязательно нужно поставить подразделение на учет в ФСС и ПФ, но только в том случае, если у филиала будет свой отдельный расчетный счет в банке. Также это необходимо сделать, если есть наемные работники, за которых нужно будет перечислять средства в различные фонды.
8. Если во время работы планируется изменить название подразделения или же его адрес, то об этом обязательно должны быть проинформированы сотрудники ФНС.

Если разобраться во всех нюансах вопроса, каким образом, в какие сроки нужно зарегистрировать обособленное подразделение, то процесс окажется несложным. Обязательно нужно пройти регистрацию и в налоговой инспекции, иначе компанию могут привлечь к административной ответственности. А в серьезных случаях придется приостановить свою деятельность на неопределенное время.

Пакет документов для регистрации

Перед тем как пройти все этапы и зарегистрировать обособленное подразделение в ИФНС, нужно подготовить пакет документов, который будет включать:

• паспорт представителя компании;
• если процессом занимается доверенное лицо, то должна быть правильно оформлена доверенность, заверенная у нотариуса;
• приказ руководства компании о том, что открывается подразделение;
• свидетельство о том, что подразделение уже поставлено на учет в ФНС;
• заявление на регистрацию филиала.

Этот пакет документов подается в ФНС. Если нужно обратиться в ПФ, то нужен такой список документов:

• свидетельство о том, что фирма состоит на учете в ПФ;
• заверенная у нотариуса копия приказа об открытии подразделения;
• заявление, заполненное по специальной форме, которую выпускает ПФ.

Если компания зарегистрировала обособленное подразделение во всех инстанциях, ей еще нужно пройти регистрацию в ФСС. Сюда потребуются такие документы:

• приказ о том, что открыто подразделение;
• учредительная документация;
• уведомление из ПФ, что регистрация пройдена;
• свидетельство о том, что филиал поставлен на учет в ФСС.

На основании предоставленного пакета документов выдается извещение, которое подтверждает, что у филиала есть статус страхователя.

Форма заявления на регистрацию подразделения

Уже понятно, где зарегистрировать обособленное подразделение, а теперь нужно разобраться, как правильно заполнить заявление в налоговую, чтобы все было сделано в рамках действующего законодательства. Оно оформляется в соответствии с формой С-09-3-1. Заполнять ее нужно так:

1. ИНН компании.
2. КПП главного офиса.
3. Номер страницы (0001).
4. Код налоговой, куда подается заявление.
5. Полное наименование юридического лица - строго так, как указано в учредительной документации. Если обнаружится несоответствие, то придется все бумаги переделывать.
6. Регистрационный номер налогоплательщика.
7. Количество открываемых филиалов.
8. Причина подачи заявления.
9. Количество листов в документе.
10. Число страниц приложений.
11. Код заявителя: если это доверенное лицо, то 4, а если руководитель, то 3.
12. ФИО заявителя.
13. ИНН лица, которое подает заявление.
14. Телефон.
15. Дата и подпись, печать, если таковая имеется.
16. Реквизиты паспорта заявителя.

На второй странице нужно указать все данные об открываемом подразделении:

1. ИНН и КПП основной организации.
2. Номер страницы − 0002.
3. Наименование подразделения.
4. Фактический адрес филиала.
5. Дата его создания.
6. Код деятельности в соответствии с ОКВЭД.
7. Если руководитель подразделения уже назначен, то указать его ФИО, ИНН и телефон.
8. Подпись заявителя.

Этот лист нужно заполнять для каждого отдельно открываемого филиала.

В какие сроки необходимо зарегистрировать обособленное подразделение?

Длительность процедуры зависит от того, насколько правильно и последовательно были пройдены все этапы регистрации. Срок стандартно не превышает 30 дней. Начать проведение процедуры нужно не позднее 30 дней с даты начала работы представительства.

Что делать, если филиал открывается в другом городе?

Часто компании, чтобы увеличить количество потребителей, принимают решение открыть подразделение в другом городе. Как зарегистрировать обособленное подразделение в другом городе правильно, чтобы все было законно?

Чтобы открыть представительство в другом городе, нужно:

• провести собрание всех учредителей, чтобы решить, целесообразно ли открывать филиал, и все ли с этим согласны;

• составить положение о представительстве;
• в устав внести сведения о новом филиале;
• провести собрание, чтобы сообщить об изменении устава всем служащим;
• пройти регистрацию изменений в уставе в налоговой;
• назначить руководителя нового представительства.

Дальше пройти регистрацию в ПФР и ФСС.

Регистрация в ip schet ru

Если организация занимается торговлей и у нее есть кассовый аппарат, то ей обязательно нужно согласно ФЗ № 54 провести регистрацию кассового аппарата и для обособленного подразделения. Как зарегистрировать обособленное подразделение ip schet ru?

Порядок регистрации проходит в соответствии со ст. 4.2 ФЗ № 54. Если следовать ему, то есть два способа подать заявление:

1. Подать заявление, оформленное на бумаге. Его подают в любое отделение налоговой инспекции и не обязательно по месту расположения открытого филиала.
2. Оформить личный кабинет через официальный сайт ФНС. Заявление подается в электронной форме. Чтобы попасть в личный кабинет, нужно изначально получить усиленную квалифицированную электронную подпись.

После открытия кабинета нужно в него войти, заполнить форму заявления, точно указав все данные. После отправки формы заявления орган его рассмотрит, возможно, потребует указания дополнительных сведений. После рассмотрения орган уведомит о том, что касса открыта.

Что грозит за нарушения?

Все владельцы компании, открывая отдельное обособленное подразделение должны знать, как правильно все сделать. Если по истечении 30 дней после открытия обособленное подразделение не зарегистрировано, штраф могут выписать. Штрафные санкции могут быть такими:

• если вовремя не подать уведомление в ФНС, то может быть выписан штраф в размере 10 000 руб.;
• если филиал работает без уведомления ФНС, ПФ и ФСС, то может быть выписан штраф в размере 10 % от полученного за время его работы дохода, но не менее 40 000 руб.;
• если вовремя не подать уведомление в ПФ или ФС, то штраф составит 5-10 тыс. руб.

Обязательно выявляется виновник, после чего должностное лицо привлекают к административной ответственности, и он оплачивает штраф в размере 2-3 тыс. руб.

Чтобы не платить штраф, нужно все документы подавать вовремя. Также важно узнать, прошла ли регистрация. Как узнать, зарегистрировано ли обособленное подразделение? Обратиться в налоговую инспекцию и все лично уточнить. Также стоит узнать, когда можно получить уведомление о том, что подразделение поставлено на налоговый учет.

Подводя итог, можно точно сказать, что, начиная процесс открытия обособленного подразделения, нужно изучить все нюансы и этапы проведения процесса. Для этого нужно помнить, что уведомления должны быть отправлены не только в ФНС, но и ФСС и ПФ. Также важно соблюдать все сроки отправки пакета документов, какие бумаги необходимо приложить к заявлению и какие последствия, если вдруг будут выявлены нарушения. Если правильно пройти весь процесс, то подразделение может официально функционировать и полностью защищать интересы компании. Если есть некоторые сомнения или неуверенность в правильности действий, то лучше получить консультацию у компетентного специалиста, чтобы избежать проблем в будущем.