Выпадающий список в Excel

Сегодня компьютер стал необходимой частью нашей жизни. Различные программы настолько упрощают всю работу, что обойтись без них нельзя даже неопытному начинающему пользователю. Одной из них стала программы Excel – удобная, простая и довольно эффективная. Благодаря своим многочисленным функциям, ее можно использовать как на домашнем компьютере, так и в офисной работе. Для некоторых она стала просто незаменима.

Конечно, начинать работать с Excel достаточно трудно, но со временем, разобравшись в ее функциях, становится намного легче. Начинающему пользователю иногда тяжело понять все нюансы работы, поэтому в статье пойдет речь о конкретном вопросе, который интересует многих: «Как сделать выпадающий список в Excel?». Попробуем разобраться.

Прежде всего, надо понять, что такое выпадающий список в Excel. Довольно часто, работая в Excel-документе, у пользователя появляется необходимость вводить одинаковые данные в несколько ячеек. Дело это хлопотное и ненужное. Чтоб как-то упростить процесс, надо знать о такой функции приложения, как выпадающие списки. Это очень удобная вещь, и сделать такой список можно разными способами.

Итак, выпадающий список в Excel можно организовать при помощи стандартного метода и с использованием элементов управления программой. Первый случай подойдет для начинающих пользователей, так как совершаемые действия одинаковы на всех видах операционных систем. Для начала выделяем все нужные ячейки с теми данными, которые надо внести в выпадающий список. Затем осуществляется вход в меню, и последовательно выполняются следующие действия: «Вставка» – «Имя» – «Присвоить».

Вводится имя диапазона выделения (оно может быть любым, главное условие – оно не должно содержать пробелы). Действия подтверждаются нажатием на «Ок». Теперь надо отметить ячейки, в которых список будет выпадать. Можно указать сразу несколько. Снова открывается меню и выбирается команда «Данные» – «Проверка». Затем вкладка «Параметры». Из всех предложенных типов данных надо выбрать «Список». В поле «Источник» вводится знак «равно» и указанное в самом начале имя списка без пробелов. Готово. Выпадающий список Excel создан стандартным способом.

В роли источника данных может выступать динамически именованный диапазон, к примеру, любой прайс-лист. Если возникает необходимость добавления данных к основному документу, то они автоматически добавятся в выпадающий список в Excel. Существует еще и функция связанных между собой списков. Это значит, что если вносить изменения в один, то они автоматически поменяются в другом.

Второй случай создания выпадающего списка предполагает использование элементов управления. В версии Excel 2007-2010 на панели инструментов открываем вкладку «Разработчик» (если установлена более ранняя программа, то открывается вкладка «Формы»). Здесь, в перечисленных инструментах, надо найти значок выпадающего списка, выбрать его и изобразить прямоугольником. Это и будет будущий выпадающий список в Excel.

При помощи правой кнопки мыши выбираем «Формат объекта». В появившемся диалоговом окне выполняем по порядку следующие команды: «Формировать список по диапазону» (выделить те ячейки, которые должны быть в списке), «Связь с ячейкой» (указать ту ячейку, в которой будет прописан номер элемента), и последнее – «Количество строк списка» (вводится нужное количество строк будущего списка). Везде подтверждаем действия нажатием на «Ок». Выпадающий список создан, можно начинать работать.

А совсем простой способ создания выпадающих списков, который подойдет даже для тех, кто мало разбирается в компьютерах, заключается в следующем. В столбик вводится два-три значения (можно больше). На одно из них наводится курсор и нажимается сочетание клавиш клавиатуры Alt+Стрелка вниз, или же при помощи правой кнопки мыши выбирается пункт «Выбрать из раскрывающегося списка».