Оптимизация процессов: методы и цели

Любой процесс, любое предприятие и любая организация преодолевают различные этапы в ходе работы, конечным результатом которой, так или иначе, является направленность на достижение главной цели. В своем стремлении добиться своих основных приоритетных установок, которые изначально были прерогативой работы всего комплекса (производства, коммерции, образования, логистики и т. д.), управленцы ищут наиболее перспективные и приоритетные варианты осуществления поставленных перед ними задач. Существующая система управления рано или поздно теряет свой квалификационный уровень на фоне новых разработок, новых внедрений, инновационных изменений в развитии той или иной отрасли. Именно поэтому руководители предприятий и организаций прекрасно понимают всю важность и значимость необходимости идти в ногу со временем и не отставать от специфики постоянно трансформирующегося и совершенствующегося процесса развития конкретного сегмента деятельности. Будь то коммерция, производство, промышленность, образование, логистика – в любом случае рано или поздно необходимо прибегать к организационной или технологической оптимизации процессов управления на том или ином предприятии.

Понятие

Оптимизация любого процесса – это совокупность действенных методов и способов улучшения протекания этого самого процесса в целях получения более быстрого, более оптимального и более качественного результата. То есть оптимизация – это понятие, означающее повышение эффективности, синоним слова «улучшение». Чтобы смысл данного определения стал понятнее, необходимо проследить особенности оптимизации на конкретном примере.

Допустим, сотрудницы отдела швейной фабрики работают на своем участке вдвоем, выходя на смену шесть дней в неделю и работая по девять часов. Производительность их труда заметно снижается ближе к вечеру и работоспособность становится менее продуктивной ближе к концу недели, когда физические возможности работниц иссякают. Соответственно, снижается объем проделанной ими работы, ухудшается качество ее выполнения, вследствие чего падает спрос на произведенную продукцию, а за ним – и общий уровень дохода швейной фабрики. Мыслящий рационально управленец, который стоит в непосредственном руководстве над этими сотрудницами, заметив подобную негативную тенденцию, должен сразу принять меры по оптимизации производственного процесса. Для этого ему необходимо составить план по улучшению эффективности работы на данном участке производства и обязательно учесть все нюансы, сопутствующие процессу. К примеру, необходимо просчитать, каковы будут затраты предприятия, если в помощь работницам вывести третьего человека или же предложить девушкам работать посменно с увеличением дневных часов и с уменьшением количества выходов в месяц. Так, поставив третьего человека в помощники швеям, можно будет добиться увеличения скорости и объема проделываемой работы на одну треть. А если сэкономить на заработной плате третьей сотрудницы и выводить двоих девушек посменно через день, за выходные у них будет возможность набраться сил и выполнять работу гораздо более усерднее и быстрее в рабочие дни.

И так в любом отраслевом сегменте – возникающие проблемы в процессе функционирования любого предприятия требуют обязательного их устранения посредством составления конкретного плана действий, направленного на оптимизацию рабочего процесса в целом.

Цели и задачи

Как и любая процедура, применяемая руководством предприятия или организации в ходе их непосредственной деятельности (будь это образовательное бюджетное учреждение, коммерческая торговая компания или промышленный комплекс), программа повышения производственных мощностей в обязательном порядке направлена на достижение конкретных поставленных задач и целей. Оптимизация процессов на предприятии любой отраслевой сферы деятельности характеризуется основными ключевыми моментами:

• увеличение производительности компании;
• улучшение качества обслуживания потенциальных клиентов и посетителей;
• повышение конкурентоспособности на рынке предоставляемых услуг;
• модернизация основополагающих процессов производственного цикла;
• повышение доходности фирмы;
• оценка соотношения существующих трудовых и физических ресурсов с затратами на их содержание;
• расширение бизнеса (в случае необходимости).

Естественно, что главной и безапелляционной целью любой фирмы, работающей на коммерческой основе, будет получение прибыли. Соответственно, задачи и цели оптимизации процессов управления торговой предпринимательской деятельностью будут направлены исключительно на повышение эффективности производственных мощностей и увеличение продаж.

Если речь идет о бюджетной структуре, то здесь упор делается на повышение качества работы сотрудников внутри самой организации. К примеру, оптимизация учебного процесса или оптимизация образовательного комплекса (ДОУ, ОШ, вуза) в целом должна быть направлена на улучшение методики преподавания, привлечение только высококвалифицированных специалистов и педагогов, изменение в структуре учебной программы специфики преподавания в целях максимальной отдачи от обучающихся. Здесь смысл заключается в том, чтобы для учеников процесс обучения стал легче, проще, понятнее, но при этом коэффициент полезной деятельности должен оставаться на том же уровне или даже повышаться.

Методы

Само собой разумеется, что для того, чтобы добиться достижения поставленных целей и задач, необходимо вначале разработать комплекс соответствующих мероприятий, которые непосредственно поспособствуют получению в конечном итоге требуемого результата. Для этого разрабатываются соответствующие методы оптимизации процессов на разных уровнях. Иными словами, чтобы достигнуть желаемого, нужно продумать способы, посредством которых это желаемое можно заполучить.

Естественно, что в зависимости от того, каким направлением деятельности характеризуется конкретное предприятие или организация, методы оптимизации процессов работы в каждой конкретной компании отличаются. Но в целом разные способы повышения эффективности в функционировании компаний разных отраслевых структур нацелены все же на одни и те же приоритетные направления в развитии.

• Метод исключения – предусматривает ликвидацию тех внешних и внутренних факторов воспроизводства, которые выступают в роли помех и препятствий и мешают предприятию повышать свою рентабельность.
• Метод упрощения – предполагает снижение уровня сложности в структуре производственного (сбытового, образовательного, логистического) процесса посредством рассредоточения основного объема работы на отдельные сегменты и участки.
• Метод стандартизации – характеризуется внедрением новых программ, инновационных технологий, принципиально отличных техник, продуктов, комплектующих и этапов в продвижении рабочего процесса.
• Метод сокращения – обусловлен необходимостью уменьшения затрат производственного, ресурсного, трудового, запасного, финансового характера.
• Метод ускорения – предусматривает необходимость снижения временных потерь, а также внедрение параллельного инжиниринга, симуляции, быстрого проектирования образцов и автоматизации рабочего процесса.
• Метод изменения – самые провальные участки, тормозящие процесс производства, должны быть заменены на принципиально новые, эффективные и действенные. Некачественные материалы должны заменяться на добротный продукт, нерезультативная методика должна сменяться действенным оперативным аппаратом и т. д.
• Метод взаимодействия – вся работа на предприятии должна осуществляться в слаженном, объединенном единой целью и идеей коллективе. Взаимодействие сотрудников на разных уровнях иерархического подчинения и совместная продуктивная работа помогут реализовать те цели и задачи, которые поставлены перед штатом сотрудников в целом.

Чтобы понимать, каким образом можно достичь оптимизации систем и процессов в наиболее приоритетных отраслях деятельности, необходимо более подробно остановиться на каждой из них.

В управлении

Принятие решений – важнейшая составляющая управленческого комплекса на любом предприятии, хоть производственном, хоть торговом, хоть бюджетном. Любая оптимизация процессов в организации так или иначе предусматривает задействование человеческого фактора. От того, как будет построен рабочий процесс, и как в этом процессе будут взаимодействовать человеческие ресурсы, зависит производительность труда на фирме в целом. Грамотно составленный менеджмент и умение внедрять эффективные методы функционирования в процесс управления в целом позволят не только оптимизировать структуру взаимоотношений между сотрудниками, но и повысить рентабельность предприятия в комплексе.

Итак, какими методами можно достичь продуктивности менеджмента, как главного инструмента управления предприятием?

• Обеспечение легкой управляемости– чем проще будет сформирована структура взаимодействия и иерархического подчинения одних сотрудников другим, тем оперативнее и плодотворнее будут протекать все процессы в целом.
• Внедрение новых предложений по увеличению качественных показателей произведенной продукции в уже существующую систему менеджмента.
• Содействие в снижении такого показателя, как зависимость предприятия от человеческой составляющей – имеется в виду переход к автоматизированным системам труда.
• Обязательное установление контроля за результатами деятельности предприятия, а также проведение последующего анализа его рентабельности, исходя из оценки конкретных факторов.
• Минимизация издержек и затрат в тех сегментах, где это наиболее рационально.
• Планомерное и логически обоснованное разделение ответственности и соответствующих полномочий между функциональными отделами компании.
• Проведение тотальной проверки на предмет повторения выполняемых одних и тех же задач разными подразделениями во избежание нерационального распределения рабочего времени и функциональных обязанностей.

В чем заключается главная цель оптимизации процессов управления? В том, что правильно составленный аппаратом управления в лице руководства план мероприятий по внедрению продуктивных способов и ликвидации нерезультативных видов деятельности позволяет снизить расходы компании в целом, не ущемляя интересы работников.

В производстве

Основоположным правилом рентабельного предприятия и эффективного производства считается увеличение разницы между затратами на изготовление продукции и ценой ее реализации. То есть, если говорить конкретно о производственном предприятии, то здесь весь смысл работы заключается в том, чтобы цена на конечный продукт оправдывала расходы, связанные с его производством. И чем больше разница между расходами и стоимостью, тем более рентабельным и продуктивным считается производство (разумеется, в случае, когда цена одной единицы готовой продукции выше затрат, потребовавшихся на ее изготовление).

За счет чего же возможно осуществление оптимизации процессов производства? Какими методами достигается повышение его эффективности?

• Реструктуризация системы учета затрат – принципиальная и главнейшая составляющая оптимизационного процесса. Только грамотный и корректный подход к переквалификации и перераспределению расходов способен вывести производство на новый уровень.
• Расчет и анализ текущей себестоимости продукции – речь идет об исчислении затрат на сырье, на заработную плату сотрудников предприятия, оплату услуг коммунального хозяйства, износ оборудования и т. д.
• Проведение трансформации производственного цикла – выявление критических моментов в производственном круговороте и устранение тормозящих процесс факторов.
• Модернизация оборудования – замена старого, полностью самортизированного рабочего инвентаря на новое техническое оборудование даст возможность увеличить коэффициент полезного действия на производстве в разы.
• Увеличение производственных мощностей – расширение производства служит основой для увеличения прибыльности предприятия исходя из получения новых возможностей.
• Автоматизация рабочего процесса – снижая затраты на выплату заработной платы дополнительно нанимаемому штату сотрудников, у руководства производственного предприятия появляется возможность сэкономить существенную сумму средств.
• Выявление оптимального перечня закупаемого сырья – анализ действительно нужных запасов, которые приобретаются предприятием для производства готового продукта, помогает выявить исключительно приоритетные направления (самые продаваемые партии) и сконцентрировать внимание именно на них.
• Минимизация отходов – для оптимизации затрат необходимо использовать вторсырье, применять перерабатывающие комплексы, не выбрасывать отходы, которые вполне пригодны для переработки и вторичного использования.
• Возведение собственной электроподстанции – крупные предприятия тратят огромные средства на снабжение цехов электропитанием. Построение собственной распределительной электрической станции даст возможность свести эти затраты к минимуму. Однако стоит учесть, что такие возможности присущи лишь крупным производителям.

В коммерции

Торговые предприятия, равно как и производственные, стремятся повышать свою эффективность в целях привлечения больших инвестиций и увеличения чистой прибыли от продаж. Оптимизация коммерческого бизнеса проявляется в основном в следующих методических шагах:

• корректная организация планирования;
• прогнозирование и изучение рынка;
• занятие правильной ниши на рынке товаров и услуг;
• выявление потребностей потенциального покупателя;
• замена невыгодных поставщиков на более приоритетных;
• закупка исключительно окупаемого товара;
• дополнительное стимулирование спроса (реклама);
• расширение товарного ассортимента (исключительно рациональное);
• правильное формирование ценообразования;
• улучшение организации сбыта и продажи товаров.

Коммерческое предприятие как никакое иное направлено в первую очередь на зарабатывание денег и получение прибыли. Поэтому оптимизация процессов сбыта направлена непосредственно на повышение доходности коммерческой фирмы.

В педагогике

Дошкольные учебные учреждения и детские сады, будучи бюджетными учреждениями, страдают от консервативных методов ведения воспитательного процесса не менее сильно, чем негосударственные структуры. Здесь педагогам приходится работать не с вещественными изделиями конечного производства, а с теми знаниями, умениями и навыками, которые они могут и должны вкладывать в головы подрастающего поколения. Тот уровень знаний, который сегодня предоставляет нынешняя педагогическая воспитательная система, естественно, регулируется существующими ГОСТами и прописанными правилами. Но насколько эффективно сегодняшнее преподавание? И от чего зависит повышение эффективности педагогического процесса?

Оптимизация воспитательной деятельности зачастую направлена на:

• активизацию каналов восприятия – принятие детьми конкретной информации и ее активное усвоение;
• разработку комплекса мероприятий по привлечению повышенного внимания детей к воспитательному процессу и обучению новым умениям;
• внедрение новейших методик воспитания, повышающих вовлеченность детей в воспитательный процесс;
• использование наглядных примеров для быстрого закрепления полученной информации и умения мыслить ассоциативно;
• применение оперативного тестирования;
• принятие детьми участия в непосредственной подготовке некоторых аспектов занятия;
• эффективное распределение времени.

Помимо всего прочего, оптимизация работы воспитателей в детских садах достигается постоянным повышением квалификации, дополнением их собственных знаний новейшими идеями и спецификой преподавания в дошкольных учреждениях. Только грамотный и квалифицированный педагог может заложить в развитие детей информацию правильно, доходчиво и корректно. А это, в свою очередь, главная цель любого детского сада.

В образовании

Не менее высоки требования к оптимизации учебных процессов школьного и послешкольного образования. Учителя общеобразовательных школ и преподаватели вузов нуждаются в еще более частой переаттестации, нежели педагоги дошкольных учреждений. В чем заключаются основоположные аспекты оптимизации деятельности учителей и преподавателей на уроках?

• Работа над обеспечением корректного первичного восприятия учебного материала – чтобы учащимся (студентам) был интересен представляемый преподавателем материал, последнему необходимо потрудиться и поразмыслить над тем, как можно улучшить подачу новой темы. Ведь именно от степени вовлеченности учащегося в рабочий процесс зависит то, как он усвоит материал в дальнейшем.
• Усвоение полученных знаний – одного лишь умения донести до слушателей лекции тему занятия не достаточно для того, чтобы знания укоренились в сознании учащихся. Поэтому учитель (преподаватель) обязан строить свои практические занятия с обязательной демонстрацией легких, простых и понятных примеров. Это многократно увеличивает способность у учеников запоминать полученную новую информацию.
• Применение приобретенных навыков – проведение всевозможных экспериментов на практикумах или задание на дом в виде творческого применения полученных знаний считается действенной методикой в оптимизации закрепительного этапа в усвоении темы.

Главная цель оптимизации процесса образования – качественная подача материала преподавателем и оптимальное использование им своих возможностей для повышения эффективности усвоения учениками новой информации.

В логистике

Крупные логистические центры, занимающиеся перевозками, транспортировкой груза и связью с контрагентами, также требуют проведения обязательных мероприятий по оптимизации логистических процессов. На что она направлена?

• Планирование операций исходя из соотношения временных и финансовых показателей, ориентирование на девиз «время – деньги».
• Активное использование новейших информационных технологий – применение компактных портативных компьютеров и прочих гаджетов для связи с перевозчиками, экспедиторами, клиентами.
• Системный расчет финансовых и трудовых ресурсов на перевозку груза из пункта А в пункт Б, исходя из оценки рентабельности и выгодности таких транспортировок.
• Минимизация рисков при транспортировке груза, построение системы депремирования в случае порчи груза по вине перевозчика или экспедитора.
• Сведение риска порчи груза ввиду температурных или сроковых условий к минимуму (приобретение холодильных камер, соблюдение правил хранения груза в виде скоропортящегося товара).

В организации

Оптимизация технологических процессов очень тесно связана с правильно организованной работой на предприятии в целом. От того, как построена организационная структура фирмы, зависит эффективность ее функционирования. А исходя из того, что структура компании целиком и полностью основывается на сотрудниках и выполняемых ими обязанностях, важнейшей организационной задачей любой фирмы является оптимизация персонала. Сюда можно отнести:

• снижение затрат работодателя на обеспечение трудовой деятельности;
• повышение фактической квалификации сотрудников;
• автоматизация труда – замещение физической работы машинизированной;
• избавление от неэффективных сотрудников – сокращение;
• улучшение системы управления кадрами.

Здесь представлен лишь краткий перечень тех моментов, которые являются основополагающими в реорганизации управления персоналом. Но они отражают ключевые аспекты, которые способствуют достижению главной цели оптимизации процессов организации на предприятии – минимизацию затрат.