Учет денежных средств в кассе: правила и особенности

Денежные средства в кассе - важнейший актив любой организации. Правильный учет наличности позволяет избежать ошибок и хищений. В статье мы подробно разберем все аспекты работы с кассой - от выбора кассира до отражения операций в учете. Узнаете, как организовать кассу с нуля и оптимизировать ее работу.

Требования к помещению и оборудованию кассы

Как выбрать место для кассы на предприятии

Помещение для кассы лучше всего расположить в центре офиса, чтобы сократить пути перемещения наличных денег. Но при этом касса должна быть изолирована от остальных рабочих мест, чтобы посторонние лица не имели бесконтрольного доступа.

Обязательное оборудование: сейф, стол, стул

• Сейф или металлический шкаф для хранения денег
• Рабочий стол для пересчета и оформления документов
• Стул для кассира

Дополнительное оснащение: сигнализация, камеры, решетки

1. Система охранной сигнализации
2. Видеонаблюдение
3. Металлические решетки на окнах

Порядок хранения ключей и доступа в помещение

Ключ от помещения кассы хранится у кассира. Дубликат ключа в запечатанном конверте находится у главного бухгалтера. Код от сейфа известен только кассиру. Доступ посторонних лиц в кассу запрещен.

Оформление документов по организации кассы

Для оформления кассы издается приказ с указанием:

• места расположения кассы;
• лица, ответственного за кассу;
• утвержденного лимита остатка наличных денег.

Выбор ответственного за кассу

Квалификационные требования к кассиру

На должность кассира назначается лицо, имеющее опыт работы с денежными средствами и документами. Обязательные требования:

• высшее или среднее профильное образование;
• опыт работы кассиром не менее 1 года;
• знание порядка ведения кассовых операций.

Необходимые документы для оформления на должность

Для оформления на должность кассира необходимы:

1. приказ о назначении;
2. должностная инструкция;
3. договор о полной материальной ответственности.

Должностная инструкция кассира

В должностной инструкции прописываются:

• должностные обязанности;
• права и ответственность кассира;
• требования к отчетности.

Порядок оформления договора о материальной ответственности

Договор о полной материальной ответственности заключается в письменной форме в 2 экземплярах. Кассир несет ответственность за недостачу вверенных ему ценностей.

Основания для увольнения кассира

Кассир может быть уволен:

• по собственному желанию;
• в связи с сокращением штата;
• за нарушение кассовой дисциплины.

Установление лимита остатка кассы

Нормативное регулирование лимитов остатка

Лимит остатка наличных денег в кассе регулируется Указанием ЦБ РФ No 3210-У. Для его расчета анализируются объемы кассовых оборотов.

Как рассчитать максимально допустимую сумму

Лимит остатка наличных в кассе = средний размер инкассации за 3 предыдущих месяца + сумма максимальных выдач за 5 предыдущих дней.

Оформление приказа об утверждении лимита

Лимит остатка наличных утверждается отдельным приказом руководителя организации. Лимит пересматривается не реже 1 раза в квартал.

Особенности для малого бизнеса и ИП

Для малого бизнеса и ИП установление лимита остатка наличных в кассе необязательно.

Последствия нарушения установленного лимита

Превышение лимита остатка влечет штраф для организации от 40 до 50 тыс. рублей.

Правила хранения наличных денег

Что можно хранить в кассе организации

В кассе организации хранятся наличные деньги, денежные документы, денежные средства, поступившие во временное распоряжение.

Ограничения по хранению валютных ценностей

Хранение в кассе наличной иностранной валюты и ценных бумаг в иностранной валюте запрещено.

Порядок хранения денежных документов

Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу, отдельно от наличных денег.

Особенности хранения денег в нерабочее время

В нерабочее время наличные деньги из кассы перемещаются в сейф. Сейф опечатывается печатью кассира.

Личная ответственность кассира за сохранность ценностей

Кассир несет персональную ответственность за сохранность всех ценностей, находящихся в кассе.

Приходные кассовые операции

Перечень оснований для внесения наличных в кассу

• поступления выручки от продаж;
• возврата подотчетных сумм;
• внесения собственных средств организации.

Порядок оформления приходных кассовых ордеров

Приходный кассовый ордер заполняет кассир в 2 экземплярах при получении наличных денег для последующей выдачи одного экземпляра вносителю.

Кто имеет право подписи приходных ордеров

Право подписи приходных кассовых ордеров имеет руководитель, главный бухгалтер и кассир.

Отражение поступлений в кассовой книге

Все суммы поступлений в кассу заносятся в кассовую книгу в хронологическом порядке с указанием источника.

Особенности внесения выручки от продаж через ККТ

Выручка от продаж через ККТ регистрируется в кассовой книге на основе Z-отчетов по кассовой технике.

Расходные кассовые операции

Случаи, разрешающие выдачу наличных под отчет

Наличные под отчет могут выдаваться на:

• хозяйственные расходы;
• командировочные расходы;
• выплату заработной платы.

Правила оформления расходных кассовых ордеров

Расходный кассовый ордер заполняется кассиром в 2 экземплярах с указанием получателя, суммы и назначения платежа.

Выплата заработной платы через кассу

Зарплата может выдаваться через кассу по ведомости или расходному кассовому ордеру с подписью работника.

Возврат денег покупателям и контрагентам

Возврат денег оформляется расходным кассовым ордером с подписью лица, получившего деньги.

Отражение расходов в кассовой книге и отчетах

Все выдачи наличных отражаются в кассовой книге с указанием получателя и расходного документа.

Порядок ведения кассовой книги

Унифицированная форма кассовой книги

Кассовая книга ведется по унифицированной форме No КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата.

Правила регистрации кассовых ордеров

В кассовую книгу записываются все приходные и расходные ордера с указанием номера, даты, суммы и источника поступления или получателя наличных.

Ежедневное заполнение книги и итоговый отчет

Кассовая книга заполняется кассиром ежедневно. В конце рабочего дня подсчитывается итоговый остаток наличных в кассе.

Кто имеет право подписи кассовой книги

Право подписи кассовой книги имеют руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

Хранение оформленной кассовой книги

Заполненная кассовая книга хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.

Контроль кассовых операций

Ревизия ценностей в кассе организации

Ревизия кассы проводится комиссией не реже 1 раза в квартал.

Внеплановые проверки кассы начальством

Внеплановые проверки кассы могут проводиться главным бухгалтером или руководителем в любое время.

Ответственность кассира за излишки и недостачи

Кассир несет материальную ответственность за обнаруженные недостачи и излишки при ревизии кассы.

Налоговый контроль кассовых операций

Налоговая инспекция проверяет соблюдение правил работы с кассой при камеральных и выездных налоговых проверках.

Административная ответственность за нарушения с кассой

За нарушение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Синтетический и аналитический учет по счету 50

В бухучете операции с кассой отражаются на активном счете 50 "Касса". Для аналитики используются субсчета.

Типовые проводки по поступлению и выбытию наличных

Основные проводки по кассе: поступление отражается записью Дт 50 Кт счет контрагента, выдача - Кт 50 Дт счет контрагента.

Учет кассовых операций в иностранной валюте

Операции в иностранной валюте отражаются на отдельном валютном субсчете счета 50 с пересчетом в рубли.

Особенности учета операций с денежными документами

Получение и выдача денежных документов учитывается обособленно на субсчете к счету 50.

Отражение суммовых разниц по кассе

Суммовые разницы по кассе отражаются записями по счету 91 "Прочие доходы и расходы".

Кассовые операции в обособленных подразделениях

Варианты организации работы с деньгами в филиалах

В филиалах может быть организована собственная касса или централизованный сбор наличных в кассу головной организации.

Порядок установления лимитов остатков подразделений

Лимит остатка наличных для филиала устанавливается в размере части общего лимита организации.

Оформление документов по движению наличных

Передача наличных из кассы филиала в головную кассу оформляется приходным ордером по месту сдачи и расходным ордером по месту приема.

Передача данных из касс филиалов в головную кассу

Данные кассовой книги филиала ежедневно передаются в бухгалтерию головной организации.

Особенности инвентаризации касс в подразделениях

Инвентаризация кассы филиала проводится одновременно с инвентаризацией головной кассы организации.

Электронные кассовые документы

Законодательное регулирование электронного документооборота

Возможность использования электронных кассовых документов установлена Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

ЭЦП кассира и ее применение

Для работы с электронными кассовыми документами кассир должен иметь электронную цифровую подпись.

Порядок передачи электронных кассовых документов

Электронные кассовые документы передаются по защищенным каналам связи.

Преимущества работы с электронными ордерами

Использование электронных кассовых документов ускоряет документооборот и снижает расходы на бумагу.

Риски использования электронных кассовых документов

Основные риски при работе с электронными кассовыми документами - нарушение конфиденциальности и мошеннические действия.

Типичные нарушения в кассовой работе

Наиболее распространенные ошибки с наличностью

Типичные нарушения в работе с кассой - неправильное оформление и хранение документов, нарушение лимита остатка, отсутствие ревизий.

Превышение установленного лимита остатка

Превышение лимита остатка наличных в кассе является грубым нарушением кассовой дисциплины.

Несвоевременная сдача выручки в банк

Выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет не реже 1 раза в 3 рабочих дня.

Неправильное оформление кассовых документов

Типичные ошибки при оформлении кассовых документов - отсутствие всех реквизитов, подписей, расхождение данных в ПКО и РКО.

Последствия нарушений кассовой дисциплины

Нарушение правил ведения кассовых операций влечет административную ответственность в виде штрафов для организации и должностных лиц.

Автоматизация учета кассовых операций

Возможности бухгалтерских программ по учету кассы

Специализированные программы для бухучета позволяют вести электронную кассовую книгу, формировать ордера и отчеты.

Онлайн-сервисы для удаленной работы с кассой

Облачные сервисы предоставляют возможность удаленно работать с данными по кассовым операциям в режиме онлайн.

Интеграция учета кассы с ККТ и банком

Программные решения позволяют интегрировать учет кассовых операций с данными ККТ и банка для автоматизации документооборота.

Автоматизация формирования кассовых документов

При автоматизации кассовые ордера могут создаваться в системе автоматически на основе введенных данных.

Контроль остатка и лимитов в реальном времени

Автоматизированные системы позволяют в онлайн-режиме контролировать остатки наличных в кассе и не допускать превышения лимитов.

Обучение кассиров правилам работы

Первоначальное обучение кассира

Перед допуском к работе кассир должен пройти обучение правилам ведения кассовых операций и оформления документов.

Повышение квалификации

Действующие кассиры должны периодически проходить повышение квалификации в связи с изменениями законодательства.

Тестирование кассиров

Для контроля знаний целесообразно проводить тестирование кассиров по правилам работы с денежной наличностью.

Разбор типичных ошибок

С кассирами необходимо регулярно разбирать типичные ошибки, выявленные при ревизиях кассы и проверках.

Стимулирование за соблюдение дисциплины

Для поощрения грамотной работы с наличностью кассирам могут устанавливаться стимулирующие надбавки.