Дополнительное соглашение: правила составления и процедура подписания

В современном деловом мире достаточно много официальных, регламентированных, корпоративных, этических и других правил. Многие из них касаются правильности оформления документации. Помимо делового этикета, необходимо соблюдать юридические и законодательные рекомендации. В первую очередь это необходимо для финансовой и административной безопасности собственной организации и ее участников. Один из наиболее важных моментов в оформлении деловых бумаг - правильное составление различного рода договоров и дополнительных соглашений. В этой статье подробно рассматривается последнее. Ниже будут описаны смысл, разделы, содержание, реквизиты и другие моменты, касающиеся данной темы. Также будет представлен образец дополнительного соглашения.

Основание для оформления

У любой хозяйственной, экономической или финансовой операции должно быть основание, согласно которому и составляется описываемый в данном обзоре документ. Для дополнительного соглашения таковым является договор или контракт, заключенный между организациями или физическими лицами ранее, и требующий внесения корректив на данном этапе сотрудничества. Причины, по которым может возникнуть необходимость в оформлении этой бумаги, могут быть самыми разнообразными. В некоторых случаях ее подписание может быть единственным возможным выходом. В других же это наиболее рациональный подход к решению задачи. Есть ситуации, в которых заключение дополнительного соглашения невозможно. Все эти ситуации мы подробно разберем ниже.

Описание термина

Дополнительное соглашение - акт, заключаемый между сторонами договора при возникновении определенных обстоятельств. Заключается он тогда, когда возникает необходимость внести в договорные отношения какие-либо изменения. В дальнейшем условия дополнительного соглашения становятся неотъемлемой частью договора. Если выразиться более простым языком, договор без этого приложения становится юридически недействительным. Такая же ситуация и в обратном порядке - соглашение не имеет силы без договора.

В каких целях оформляется

Подписание дополнительного соглашения практикуется во многих сферах - от продаж до кадров. У всех свои нюансы, но по структуре и общему смыслу они тождественны. Их использование имеет смысл при внесении различного рода изменений в основные условия договора. Так, например, дополнительные соглашения могут быть оформлены в следующих ситуациях:

• продление сроков договора, по которому еще не завершена отгрузка заявленного количества товара;
• увеличение партии поставляемого товара в действующем договоре;
• продление трудового контракта;
• перевод работника на другое рабочее место;
• возложение на работника дополнительных обязанностей сроком более, чем на месяц с увеличением оплаты труда;
• расширение арендуемой площади к договору аренды;
• произошла реорганизация или смена собственника в фирме работника;
• смена платежных или налоговых реквизитов одной из сторон любых договорных отношений;
• смена адреса регистрации одной из сторон отношений.

Как видно из списка выше, дополнительное соглашение может быть оформлено практически к любой сделке, носящей договорной характер. Это могут быть и договор поставки, и аренды, и трудовой контракт, и договор подряда, займа, купли-продажи, лизинга, оказания услуг. Со стороны законодательства нет каких-либо особых требований к разновидности правовых отношений между участниками в этом вопросе.

Примерное содержание документа

Любой документ должен иметь четкую структуру и конкретно отражать суть и смысл, ради чего он был оформлен. Пункты дополнительного соглашения должны полностью соответствовать этому принципу делопроизводства. К тому же неправильно оформленный документ может быть забракован юристами в судебном процессе, если проведения такового потребует ситуация. Образец дополнительного соглашения должен содержать следующие пункты, чтобы точно отражать условия, о которых договорились стороны:

• ссылка на первичный договор, в условия которого вносятся изменения, его номер и дата;
• наименования организаций-сторон и данные лиц, которые их представляют;
• данные документов, на основании которых действуют эти лица (устав, доверенность, приказ, свидетельство о постановке на учет индивидуального предпринимателя);
• новые условия, которые вносятся в договорные отношения;
• обязательства сторон;
• реквизиты сторон (платежные, налоговые и регистрационные);
• подписи ответственных лиц и печати организаций.

Форма документа

Договоры различного рода, а также дополнительные соглашения не имеют четко установленной формы. В каждый из них можно что-то внести, что-то убрать. Естественно, что форма дополнительного соглашения должна содержать тот минимум информации, который необходим юридически. Однако совершенно не обязательно в нем будут все пункты типовых образцов, созданных на примере огромных корпораций, так часто мелькающих в интернете. В этот документ необходимо внести именно ту информацию, которая полностью отражает суть сделки, снижает шансы неправильного толкования операций и уменьшает риски организации проиграть в суде при возникновении такой ситуации. Не обязательно, чтобы этот документ был оформлен на фирменном бланке, не обязательно отрисовывать логотипы, хотя некоторые компании все-таки стараются использовать в своих бумагах только брендированные символы и записи. Достаточно того, что бумага будет гарантировать организации соблюдение ее прав.

Особенности составления

При составлении дополнительного соглашения, следует особенно внимательно отнестись к нескольким нюансам. Во-первых, в соглашении к договору должны быть четко прописаны пункты и конкретные условия первоначального документа, которые подлежат изменению. Перед тем как подписать документ, все стороны должны внимательно прочитать этот фрагмент текста. Это необходимо, так как после подписания данные части основного договора утратят юридическую силу, а нововведения соглашения ее приобретут.

Также при составлении документа стоит помнить, что каждая из сторон-участников договора должна получить свой экземпляр. На практике сторон чаще всего две, значит, и экземпляров дополнительного соглашения должно быть столько. Если сторон больше, соответственно и равнозначных экземпляров печатается и подписывается соответственно их количеству.

Все правила оформления договоров, приложений и соглашений к ним прописаны в Гражданском кодексе Российской Федерации. Все эти требования должны неукоснительно соблюдаться.

Когда нельзя оформлять соглашение

Выше было сказано, что практически к любому договору может быть оформлено дополнительное соглашение. Однако есть ситуации, в которых этого делать нельзя. Ярким примером является фактическое исполнение договора или истечение большого срока времени с момента его окончания. Так, не имеет смысла продление договора поставки, когда его срок закончился задолго до решения продлить сотрудничество или уже израсходован лимит партий, прописанный в основном документе, срок действия которого подошел к концу. Нельзя составить дополнительное соглашение к договору займа или лизинга, если долг по нему уже выплачен. То есть, можно сделать вывод, что дополнительное соглашение не следует оформлять в тех случаях, когда основной договор уже утратил свое значение для сторон.

Процедура утверждения и подписания

Решение об оформлении дополнительного соглашения не является секундным делом. Для того чтобы выпустить этот документ и наделить его законной силой, необходимо пройти несколько этапов.

• На первом этапе выносится предложение другой стороне о внесении корректив в имеющийся договор. Вторая сторона или стороны должны поддержать это предложение.
• На втором этапе разрабатывается проект соглашения, вносятся необходимые условия, заполняются реквизиты. Далее проект представляют компаньону.
• На третьем этапе стороны рассматривают проект, утверждают или отменяют пункты, добавляют свои коррективы, идут на компромиссы, и в итоге приходят к консенсусу.
• На четвертом этапе происходит выпуск конечного варианта соглашения с оговоренными изменениями, который подписывается всеми сторонами и вручается каждой из них.

Сроки действия документа

Сроки действия дополнительного соглашения должны быть прописаны в самом документе. Например, если речь идет о продлении договора, в нем должна быть указана конкретная дата, до которой дополненный договор будет действовать. Обычно продление осуществляется на календарный год.

Если точная дата не указана, соглашение действует до момента исполнения сторонами обязательств по договору и условиям самого документа, прописанным в его теле.

Приложения

Договор может дополняться различными приложениями, содержащими различную информацию, важную для конкретной сделки. Например, это могут быть спецификации, акты приемки, протоколы выявления брака, сертификаты качества и прочие документы. Приложения к дополнительным соглашениям же не всегда могут быть оформлены. Ключевой момент - возможность наличия приложений должна оговариваться в самом договоре и в дополнительном соглашении. Если поставка товара сопровождается спецификацией по условиям договора, значит, приложение имеет право на жизнь, даже более того, обязано быть выпущено. Если такой оговорки в основном документе нет, то и юридической силы они иметь не будут.

Продление договора с помощью соглашения

В договорах большинства разновидностей есть пункт о сроках действия. В нем может стоять формулировка об автоматической пролонгации, если стороны не изъявили желания прекратить сотрудничество по истечении определенного времени, о прекращении договора по выполнению сторонами всех обязательств друг перед другом, либо стоять определенная конкретная дата окончания действия. Дополнительное соглашение о продлении договора оформляется в том случае, если основной документ не пролонгируется автоматически, а обязательства по факту не выполнены полностью. Тогда создается и обсуждается проект соглашения. Затем подписываются оригиналы, в которых указана оговоренная дата окончания действия. С момента подписания соглашение вступает в силу.

Особенности соглашений о расторжении

Дополнительное соглашение может заключаться не только с целью продлить договорные обязательства, но и с намерением их прекратить. Такой подход возможен, если у одной из сторон (или у обеих) остались невыполненные обязательства перед партнером, но продолжать сотрудничать обе компании не видят смысла. В этом случае в дополнительном соглашении описываются пункты, выполнение которых перестает быть значимым для сделки. Организации приходят к компромиссам, подписывают соглашение и с этого момента прекращают ведение сделки.

Обычно компании извлекают выгоду из подобного рода соглашений. Даже если контрагент не в силах выполнить свои обязательства, с них можно взыскать штраф, недоимку или пеню. Обычно несостоятельный партнер как-то возмещает свою невозможность выполнить условия договора. Все это прописывается в тексте соглашения и имеет законную юридическую силу.

Соглашения в трудовых договорах

Соглашения к трудовому договору - дополнительные соглашения, которые часто применяются в отношениях между работодателем и подчиненным. Здесь также есть свои нюансы, но в целом процедура составления и содержание соответствуют общему составу. Основными ситуациями, при которых необходимо оформление изменений к трудовому договору дополнительным соглашением, являются следующие:

• перевод совместителя на основную работу;
• изменение условий оплаты труда (увеличение, уменьшение, смена тарификации или способа начисления зарплаты);
• изменение графика работы;
• изменение штатного расписания и наименования должностей;
• изменение руководителя, собственника организации;
• перемещение между отделами компании.

Самым главным нюансом является срок оповещения о необходимости заключить дополнительное соглашение. Обо всех изменениях в работе начальство должно уведомлять сотрудников не менее, чем за два месяца до их вступления в законную силу.