Соглашение Enterprise Agreement: описание, условия соглашения

Соглашение Enterprise Agreement от Microsoft - это выгодное предложение для крупных компаний, которым нужно приобретать программное обеспечение и сервисы Microsoft в больших объемах. EA позволяет заключить 3-летний договор на поставку продуктов и услуг от Microsoft со скидкой до 40% от розничных цен. В рамках соглашения компания получает гибкость в управлении лицензиями, доступ к последним версиям ПО, удобство бюджетирования затрат на ИТ. Чтобы заключить EA, компания должна иметь более 250 ПК и планировать тратить на закупки Microsoft не менее 50 000 долларов в год. Процесс подписания соглашения включает анализ потребностей клиента, подготовку коммерческого предложения, согласование условий и регистрацию контракта.

Основные компоненты соглашения Enterprise Agreement

Помимо лицензий на программное обеспечение, соглашение Enterprise Agreement включает следующие основные компоненты:

• Техническая поддержка (Software Assurance). Предоставляет помощь специалистов Microsoft при возникновении проблем, а также доступ к обновлениям ПО.
• Управление активами (Asset Management). Инструменты для инвентаризации лицензий, отслеживания их использования, перераспределения между подразделениями.
• Обучение и сертификация. Доступ к образовательным ресурсам Microsoft, скидки на курсы и сертификационные экзамены.
• Консультационные услуги. Возможность получить помощь во внедрении решений Microsoft, оптимизации ИТ-инфраструктуры и т.д.

Требования к организации для заключения соглашения EA

Чтобы иметь право на заключение соглашения Enterprise Agreement, компания должна соответствовать следующим критериям:

• Быть зарегистрированным юридическим лицом
• Иметь как минимум 250 персональных компьютеров
• Иметь централизованное управление ИТ на базе Active Directory
• Планировать ежегодные закупки ПО Microsoft на сумму от 50 000 долларов США

Кроме того, у компании должна быть потребность в стандартизации ИТ-инфраструктуры на продуктах Microsoft для эффективной работы соглашения EA.

Принципы лицензирования в рамках соглашения EA

Лицензирование ПО в соглашении Enterprise Agreement основано на нескольких ключевых принципах:

• Единый пул лицензий для всей компании
• Возможность переноса неиспользованных лицензий на следующий период
• Гибкие правила назначения лицензий пользователям
• Отсутствие необходимости покупки лицензий для каждого устройства
• Простое дозаказывание дополнительных лицензий в течение срока действия EA

Такая модель позволяет оптимизировать расходы на ПО и обеспечивает максимальную гибкость использования лицензий в корпоративной среде.

Способы оплаты по соглашению Enterprise Agreement

Оплата в соглашении EA может производиться следующими способами:

• Предоплата за весь срок действия контракта
• Ежегодная оплата по факту использования лицензий
• Ежеквартальная оплата по факту использования
• Почасовая оплата использования облачных сервисов

Компания может выбрать наиболее подходящий для себя вариант оплаты из предложенных Microsoft.

Преимущества перехода на соглашение EA

Основные преимущества для организации при переходе на лицензирование ПО от Microsoft по модели Enterprise Agreement:

• Значительная экономия затрат на ПО
• Удобство бюджетного планирования
• Гибкость в распределении и использовании лицензий
• Упрощение процесса управления лицензиями
• Возможность использовать последние версии ПО
• Доступ к дополнительным сервисам и преимуществам от Microsoft

Переход на лицензирование по модели EA помогает компании оптимизировать расходы, упростить управление ИТ-инфраструктурой и повысить эффективность использования ПО Microsoft.

Изменения в условиях соглашений EA разных лет

Условия соглашений Enterprise Agreement периодически обновляются компанией Microsoft. Рассмотрим основные изменения в версиях соглашений разных лет.

Соглашение EA 2008

В соглашении EA 2008 появились:

• Возможность использования лицензий Office на 5 ПК и 5 устройств
• Гибкие правила переноса лицензий на следующий срок
• Расширенный выбор продуктов и услуг Microsoft

Соглашение EA 2012

Соглашение EA 2012 принесло такие новшества:

• Появление пакетов Office 365 в перечне продуктов
• Возможность лицензирования по подписке
• Увеличение срока действия соглашения до 3 лет

Соглашение EA 2012 R2

Обновление 2012 R2 включило:

• Поддержку Windows Intune для управления мобильными устройствами
• Расширенные опции использования лицензий Office 365
• Новые облачные сервисы в перечне продуктов

Соглашение EA 2016

В соглашении EA 2016 появились:

• Подписки на Windows 10 и Office 365 для бизнеса
• Лицензирование Enterprise Mobility Suite
• Разделение лицензий для государственных организаций

Таким образом, соглашение EA регулярно дополняется новыми продуктами и сервисами Microsoft, чтобы соответствовать потребностям клиентов.

Сравнение с Open Value Subscription

Соглашение Enterprise Agreement часто сравнивают с программой Open Value Subscription. Рассмотрим их ключевые отличия:

• EA ориентировано на крупный бизнес, OVS - на средний и малый
• Минимальное кол-во ПК: для EA - 250, для OVS - 5
• EA - фиксированный набор продуктов, OVS - выборочное лицензирование
• EA - скидки до 40%, OVS - до 10%
• EA - единый пул лицензий, OVS - привязка к устройствам

Подходит ли организации EA или OVS, зависит от ее размера, ИТ-инфраструктуры и бизнес-задач.

Продление срока действия соглашения EA

По истечении срока действия, соглашение Enterprise Agreement может быть продлено на новый период. Для этого компания должна:

• Подать заявку в Microsoft за 60-90 дней до окончания текущего соглашения
• Провести аудит использования лицензий
• Согласовать объемы и условия нового соглашения
• Подписать документы о продлении

Продление позволяет сохранить преемственность программы лицензирования и не прерывать бизнес-процессы компании.

Особенности соглашений EA для государственных организаций

Соглашения Enterprise Agreement могут заключать не только коммерческие, но и государственные организации. Рассмотрим особенности EA для госсектора.

Во-первых, для государственных учреждений действуют специальные цены на продукты Microsoft с дополнительными скидками.

Во-вторых, перечень доступных для приобретения продуктов отличается - исключены решения для бизнеса, недоступны некоторые облачные службы.

В-третьих, госорганизации могут заключать соглашения EA без минимальных требований по количеству ПК и объемам закупки ПО.

Регистрация соглашения EA в системе Microsoft

После подписания соглашения Enterprise Agreement оно должно быть зарегистрировано в системе корпорации Microsoft для активации и отслеживания.

Регистрация осуществляется через портал лицензирования Microsoft или с помощью регистрационного номера соглашения.

В результате создается учетная запись организации, генерируются ключи продуктов и активируется доступ к центру загрузок.

Сопровождение соглашения EA в течение срока действия

После заключения EA требуется обеспечить его надлежащее сопровождение на протяжении всего срока.

Это включает инвентаризацию ПО, назначение и отслеживание лицензий, управление обновлениями продуктов, контроль использования лицензий и регулярную отчетность перед Microsoft.

За сопровождение обычно отвечает специально назначенный сотрудник или подразделение компании.

Досрочное прекращение действия соглашения EA

При определенных условиях допускается досрочное прекращение действия соглашения EA до истечения срока.

К таким условиям относятся: банкротство компании, существенное нарушение условий использования, форс-мажорные обстоятельства.

При расторжении EA неиспользованные лицензии изымаются, доступ к продуктам прекращается.

Переход на новую версию соглашения EA

За 2-3 месяца до окончания действия текущего EA компания может перейти на новую версию соглашения.

Это позволяет получить доступ к обновленным продуктам и услугам без перерыва в использовании лицензий.

Переход оформляется подписанием нового соглашения и регистрацией его в системе Microsoft.

Роли и обязанности в рамках соглашения EA

Для эффективного управления соглашением EA в компании определяются следующие ключевые роли:

• Координатор EA - основное контактное лицо, ответственный за взаимодействие с Microsoft.
• Администратор EA - настраивает портал лицензирования, управляет лицензиями.
• Менеджер программы EA - отвечает за соблюдение условий соглашения в компании.

Обучение сотрудников правилам использования ПО по соглашению EA

Все пользователи должны быть ознакомлены с правилами работы с лицензионным ПО в рамках соглашения EA.

Проводится вводный инструктаж, рассылаются памятки по использованию продуктов, организуется горячая линия поддержки.

Аудит использования лицензий в рамках соглашения EA

Не реже 1 раза в год проводится аудит использования лицензий и соблюдения условий EA.

Аудит позволяет выявить излишки или нехватку лицензий, скорректировать закупки, избежать нарушений.

Возобновление соглашения EA на новый срок

За 3 месяца до окончания действующего EA необходимо инициировать процедуру его возобновления.

Проводится инвентаризация ПО, оценка потребностей, согласование условий и подписание нового контракта.

Переход с EA на другие программы лицензирования

При прекращении действия EA компания может перейти на модели Open Value или Open License.

В этом случае требуется заблаговременно спланировать изменение условий использования ПО.

Расторжение соглашения EA до истечения срока действия

При необходимости досрочного расторжения EA уведомляется Microsoft, производится возврат неиспользованных лицензий.

Компания обязана прекратить использование продуктов после завершения процесса расторжения контракта.