Образец заполнения путевого листа 4-С: правила заполнения, графы, обязательные к заполнению

Образец заполнения путевого листа 4-С – это документ, который заполняется водителем во время поездки на служебном или личном транспорте. Путевой лист 4-С содержит всю необходимую информацию о маршруте движения автомобиля и пробеге за определенный период. Правильное заполнение этого документа очень важно, поскольку на основании данных из путевых листов рассчитываются различные показатели работы транспорта и водителя.

Основные требования к заполнению путевого листа: образец

Существует ряд общих правил, которыми нужно руководствоваться при заполнении путевого листа 4-С:

• Все данные в путевом листе должны быть разборчивыми, без помарок и исправлений.
• Записи производятся только синей или черной пастой (чернилами).
• Не допускаются записи карандашом, фломастером или маркером.
• Исправления должны быть заверены подписью ответственного лица.
• Путевой лист должен быть полностью заполнен.
• Обязательными для заполнения являются все графы, кроме тех, которые прямо указаны как необязательные.

Наглядный образец заполнения путевого листа 4-С вы легко найдете в интернете.

Порядок заполнения основных реквизитов

Рассмотрим последовательно основные графы путевого листа и порядок их заполнения.

Реквизиты организации

В верхней части бланка указываются данные об организации, на балансе которой находится автомобиль:

• Полное наименование.
• Юридический адрес.
• Фактический адрес (если отличается от юридического).

Данные о транспортном средстве

Здесь указываются:

• Государственный регистрационный номер ТС.
• Марка, модель.
• Пробег ТС на начало пути.

Сведения о водителе

В этом разделе заполняются:

• Фамилия, имя, отчество.
• Серия и номер водительского удостоверения, дата выдачи.
• Подпись водителя.

Заполнение сведений о поездке

Эта часть путевого листа является основной. Здесь хронологически записывается вся информация о маршруте движения автомобиля. Указываются:

• Дата и время выезда.
• Показания одометра.
• Маршрут движения (пункты отправления и назначения).
• Пройденный километраж.
• Цель поездки.
• Данные о пассажирах (если есть).

В конце поездки записываются дата и время возвращения, общий пробег за весь маршрут. Путевой лист подписывается водителем.

Особенности заполнения путевого листа 4-С - образец

При заполнении путевых листов следует обращать внимание на некоторые особенности:

• Если в течение одних суток совершается несколько поездок, то для каждой оформляется отдельный путевой лист.
• При командировках путевой лист оформляется на весь период поездки.
• Допускается заполнение путевых листов за прошедшие даты, но не более чем за 10 дней.
• Исправления в путевом листе должны быть оговорены надписью "исправленному верить" и подписью ответственного лица.

Таким образом, путевой лист 4-С является официальным документом, отражающим движение транспортного средства. Правильное и аккуратное его оформление - обязанность каждого водителя.

Рекомендации по хранению путевых листов

Заполненные путевые листы являются документами строгой отчетности и должны храниться в организации в течение пяти лет. Рекомендуется соблюдать следующие правила хранения:

• Путевые листы группируются по датам и складываются в отдельные папки.
• Папки с путевыми листами систематизируются в хронологическом порядке.
• Папки хранятся в специально отведенном месте, исключающем повреждение или утрату документов.
• К путевым листам прилагаются документы, подтверждающие цель поездки (накладные, акты, командировочные удостоверения и т.п.).
• Доступ к путевым листам имеет строго определенный круг лиц.

Путевые листы могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (отсканированные копии). В любом случае, должны быть обеспечены их сохранность и достоверность информации.

Ответственность за нарушение правил заполнения путевых листов

Нарушение установленных правил заполнения, утрата или порча путевых листов влечет административную ответственность.

К нарушениям относятся:

• Незаполнение обязательных реквизитов или внесение недостоверных данных.
• Использование неутвержденных "формы" путевых листов.
• Внесение исправлений без должного оформления.
• Отсутствие подписей водителя.

За указанные нарушения предусмотрены следующие санкции:

• Предупреждение или штраф для должностных лиц до 5 тыс. рублей.
• Штраф для юридических лиц до 50 тыс. рублей.

Также водитель может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Таким образом, правильное оформление путевой документации является не только обязанностью, но и мерой ответственности водителей и должностных лиц.

Особенности заполнения путевых листов для такси

Для автомобилей-такси используются специальные путевые листы "формы" 4-СП. Они имеют дополнительные графы для записи информации о пассажирах и поездках.

Водители такси должны фиксировать:

• Время подачи автомобиля.
• Адрес подачи.
• Номер заказа.
• Пункт назначения поездки.
• Пройденное расстояние.
• Стоимость поездки.
• Время завершения поездки.

После каждой поездки водитель такси должен получить подпись клиента, подтверждающую совершение поездки и оплату.

Контроль за ведением путевых листов

Контроль путевых листов проводится специально уполномоченными лицами. Осуществляется проверка:

• Наличия путевых листов за каждый день.
• Полноты и правильности заполнения всех обязательных реквизитов.
• Соответствия данных о пробеге показаниям одометра.
• Достоверности информации о маршрутах и целях поездок.

При выявлении нарушений составляется акт и принимаются меры по их устранению.

Электронные путевые листы

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать учет работы автотранспорта. Все большее распространение получают электронные путевые листы.

Основные преимущества электронных путевых листов:

• Удобство заполнения водителями на планшетах и смартфонах.
• Автоматический подсчет пробега и затрат.
• Контроль местонахождения ТС через GPS.
• Быстрая передача данных в бухгалтерию.

Однако на сегодняшний день бумажные путевые листы 4-С по-прежнему остаются основными первичными документами, обязательными к ведению.

Путевой лист является важным документом для учета работы транспорта и контроля за передвижением водителей. Заполнение путевых листов в соответствии с правилами - обязательное требование для всех автотранспортных организаций и индивидуальных предпринимателей.

Заполнение путевых листов при междугородных поездках

При совершении междугородних поездок путевые листы заполняются с указанием всех промежуточных пунктов следования. Например:

• Москва - Коломна - Рязань - Пенза - Самара

Обязательно указываются даты и время прибытия/убытия в каждый населенный пункт. Фиксируется пробег между городами.

При прохождении постов ГИБДД на маршруте в путевом листе делаются отметки о месте и времени остановки.

Особенности оформления командировочных путевых листов

Для командировок используется специальная форма No 3 путевого листа. В нем дополнительно указываются:

• Сведения о командировке (номер и дата приказа).
• Состав командированных лиц.
• Цель командировки.

К путевому листу командировки прилагаются подтверждающие документы: командировочные удостоверения, проездные билеты, чеки АЗС и т.д.

Передача путевых листов в бухгалтерию

Заполненные путевые листы сдаются водителями диспетчеру, который проверяет правильность их оформления. После этого все путевые листы передаются в бухгалтерию.

В бухгалтерии на основании путевых листов производится:

• Учет пробега транспортных средств.
• Расчет затрат на ГСМ.
• Начисление заработной платы водителям за сверхурочные часы.
• Контроль целевого использования транспорта.

Ответственное лицо за ведение путевых листов

В организации приказом назначается лицо, ответственное за учет и хранение путевых листов. Оно осуществляет:

• Выдачу бланков путевых листов водителям.
• Сбор и проверку заполненных путевых листов.
• Контроль за соблюдением сроков сдачи.
• Передачу путевых листов в бухгалтерию.

Это позволяет обеспечить правильное ведение этой важной транспортной документации.

Путевой лист является первичным учетным документом, отражающим работу автотранспорта. Правильное его заполнение - обязанность каждого водителя.