Акт сверки с контрагентами: правила заполнения, образец, сроки хранения
Акт сверки с контрагентами является важным документом, позволяющим сверить расчеты между организациями. Давайте разберемся, что это за документ, как его правильно заполнить, где взять образец и как долго его нужно хранить.
Прежде всего, акт сверки - это первичный документ, который составляется между двумя контрагентами для сверки взаимных расчетов на определенную дату. Он позволяет выявить и устранить расхождения в учете, а также подтвердить отсутствие претензий по расчетам на указанную дату.
1. Порядок составления акта сверки с контрагентом
Чтобы составить акт сверки, нужно придерживаться определенного порядка:
- Одна из сторон (инициатор) направляет другой стороне предложение сверить расчеты.
- Контрагент в течение 10 дней должен ответить на это предложение.
- Стороны в течение 3 рабочих дней формируют акт сверки по состоянию на определенную дату.
- После подписания обеими сторонами акт сверки вступает в силу.
Такой порядок позволяет избежать споров и провести сверку максимально корректно.
2. Какие сведения указываются в акте сверки
Чтобы акт сверки был корректно заполнен, в нем должна содержаться следующая информация:
- Наименования организаций, которые производят сверку расчетов;
- Дата, на которую производится сверка расчетов;
- Суммы по данным каждой из сторон: дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, авансы полученные/выданные;
- При наличии расхождений - их сумма и причина;
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Правильное заполнение этих граф позволит избежать недопонимания и споров при сверке расчетов.
3. Где взять образец акта сверки с контрагентом
Чтобы не составлять акт сверки с нуля, можно воспользоваться типовыми образцами. Их можно найти:
- В документах организации, если ранее уже составлялись акты сверки;
- В справочных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант);
- На сайтах финансовых изданий и бухгалтерских форумах.
Главное при использовании образца - адаптировать его под свою конкретную ситуацию.
4. Как долго хранят акты сверки с контрагентами
Согласно законодательству, акты сверки с контрагентами относятся к первичным учетным документам. Срок их хранения составляет:
- В организации - 4 года;
- В архиве организации - 5 лет.
По истечении указанного срока документы могут быть уничтожены.
Таким образом, чтобы избежать споров в расчетах между контрагентами, очень важно грамотно составлять и своевременно подписывать акты сверки. Это позволит оперативно выявлять и устранять возникающие расхождения.
5. Особенности составления актов сверки взаиморасчетов с контрагентами
При составлении актов сверки взаиморасчетов с контрагентами есть ряд особенностей, на которые стоит обратить внимание.
Во-первых, при большом объеме расчетов желательно использовать автоматизированные системы. Это позволит избежать ошибок в подсчетах и ускорит процесс сверки. Например, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами можно формировать прямо в программе 1С.
Во-вторых, перед составлением акта следует тщательно проанализировать расхождения с контрагентом и подготовить обоснования по каждой спорной сумме. Это упростит процесс согласования акта.
В-третьих, форма акта сверки должна максимально соответствовать специфике расчетов. Например, при взаимных поставках удобнее использовать акты, где есть разделение по договорам.
6. Когда можно запросить акт сверки у контрагента
Чаще всего инициатором сверки выступает одна из сторон расчетов. При каких условиях одна из компаний может запросить акт сверки у контрагента?
- Перед сдачей годовой отчетности;
- При подготовке к проведению инвентаризации;
- При смене ответственных лиц или главного бухгалтера;
- При наличии расхождений, выявленных одной из сторон.
Запрос акта сверки лучше направлять заблаговременно, с указанием конкретной даты.
7. Обязательны ли акты сверок с контрагентами
Несмотря на то, что акты сверки являются полезным инструментом для выявления расхождений в расчетах, законодательно их составление не является обязательным.
Акт сверки носит исключительно добровольный характер. Компании могут самостоятельно решать, проводить ли им сверку расчетов с тем или иным контрагентом.
Однако на практике акты сверки составляются регулярно. Это объясняется их пользой для выявления ошибок и недопонимания во взаиморасчетах.
8. Сколько хранятся акты сверок с контрагентами
Несмотря на то, что составление актов сверки не является обязательным, если такой документ был подписан сторонами, к нему применяются общие правила хранения:
- В организации - 4 года;
- В архиве организации - 5 лет.
По истечении указанного срока акты сверок с контрагентами могут быть уничтожены.
Таким образом, акты сверки помогают вести взаиморасчеты с контрагентами максимально прозрачно и избегать недопониманий. При их использовании важно учитывать специфику расчетов и корректно хранить эти документы.
9. Разногласия при составлении акта сверки
При составлении акта сверки нередко возникают разногласия между сторонами. Чаще всего это связано с:
- Некорректным оформлением первичных документов;
- Различным отражением одних и тех же операций в учете сторон;
- Ошибками или намеренным искажением данных одной из сторон.
Чтобы разрешить разногласия, рекомендуется детально проанализировать спорные суммы, изучить первичные документы и при необходимости привлечь независимого аудитора.
10. Акт сверки при реорганизации организаций
Особенности возникают при составлении акта сверки в случае реорганизации одной из сторон расчетов. Например:
- При слиянии организаций акт сверки составляется от лица вновь образованной компании;
- При разделении составляются отдельные акты с каждой из вновь созданных организаций.
В акте в таких случаях должны быть ссылки на документы о реорганизации.
11. Акт сверки с учредителями организации
Акт сверки может быть составлен не только с контрагентами, но и с учредителями компании. Это актуально, если учредители предоставляли организации финансовую помощь или имели иные расчеты.
В акте в таком случае отражаются операции по вкладам в уставный капитал, предоставлению займов, выплате дивидендов.
12. Ответственность сторон при подписании акта сверки
После подписания акта сверки стороны несут определенную ответственность. В частности, они не вправе в дальнейшем оспаривать содержащиеся в акте данные по взаимным расчетам.
Исключение составляют случаи, когда будут обнаружены ошибки или намеренное искажение информации одной из сторон. Тогда акт может быть оспорен в судебном порядке.
13. Акт сверки при расчетах с нерезидентами
Если одной из сторон расчетов является иностранная компания, при составлении акта сверки нужно учитывать ряд особенностей:
- Акт может быть составлен на русском и иностранном языке;
- Суммы в акте указываются в валюте расчетов;
- Учитываются требования налогового законодательства обеих стран.
Кроме того, к акту сверки желательно приложить копии подтверждающих документов для устранения возможных разногласий.
14. Акт сверки при расчетах с удержанием НДС
Если расчеты между сторонами проводятся с удержанием НДС, в акте сверки такие суммы выделяются отдельной строкой. Это позволяет отразить полную картину расчетов с разбивкой на суммы, облагаемые и не облагаемые НДС.
15. Внесудебный порядок урегулирования разногласий по акту сверки
Прежде чем обращаться в суд при возникновении разногласий по акту сверки, сторонам рекомендуется использовать внесудебные способы урегулирования конфликта. К ним относятся:
- Переговоры;
- Привлечение независимого аудитора или оценщика;
- Обращение в третейский суд.
Это позволит сократить время и издержки на разрешение спорной ситуации.
16. Акт сверки как доказательство в суде
Если сторонам не удалось урегулировать разногласия во внесудебном порядке, спор может быть передан на рассмотрение в арбитражный суд. При этом акт сверки может быть использован в качестве доказательства.
Однако сам по себе акт сверки не будет иметь решающего значения. Суд изучит всю совокупность доказательств - первичные документы, договоры, бухгалтерские записи. Поэтому сторонам важно представить максимально полный пакет подтверждающих документов.
17. Налоговые последствия подписания акта сверки
Подписывая акт сверки, стороны фиксируют определенное состояние расчетов на конкретную дату. Это может повлиять на налоговые обязательства:
- Признание дебиторской/кредиторской задолженности;
- Формирование налоговой базы по НДС;
- Начисление налога на прибыль.
Поэтому перед подписанием акта сверки рекомендуется проконсультироваться с налоговыми специалистами.
18. Отказ от подписания акта сверки контрагентом
Если контрагент отказывается от подписания акта сверки, инициатору стоит выяснить причины. Возможно, контрагенту необходимо предоставить дополнительные разъяснения или подтверждающие документы.
Если отказ необоснованный, можно направить претензионное письмо с требованием подписать акт сверки в установленный срок. При дальнейшем отказе вопрос решается в судебном порядке.
19. Акт сверки при ликвидации организации
Перед ликвидацией организации рекомендуется составить акты сверки со всеми контрагентами. Это позволит:
- Выявить и погасить всю кредиторскую задолженность;
- Получить оплату по дебиторской задолженности;
- Избежать претензий после ликвидации.
Такие акты сверки прилагаются к ликвидационному балансу организации.
20. Учет актов сверки в системе менеджмента качества
Если компания внедрила систему менеджмента качества, процесс составления и согласования актов сверки должен быть документирован. Разрабатываются соответствующие регламенты и формы отчетности.
Это позволяет обеспечить прозрачность и управляемость процесса сверки расчетов с контрагентами.
21. Оспаривание акта сверки по истечении срока исковой давности
Согласно законодательству, срок исковой давности по спорам, связанным с актами сверки, составляет 3 года. По истечении этого срока акт сверки не может быть оспорен в судебном порядке.
Исключения составляют случаи, когда будет доказан факт преднамеренного искажения данных в акте сверки одной из сторон или подделки подписей.
22. Акт сверки при расчетах в рублях и иностранной валюте
Если расчеты между сторонами ведутся одновременно в рублях и иностранной валюте, рекомендуется составлять разные акты сверки:
- Отдельный акт в рублях;
- Отдельный акт в валюте;
- Сводный акт в рублях.
Это позволит избежать ошибок пересчета и четко зафиксировать задолженность в каждой из валют.
23. Урегулирование разногласий по акту сверки в досудебном порядке
Прежде чем подавать иск в суд, сторонам рекомендуется попробовать урегулировать разногласия по акту сверки в досудебном порядке. Варианты:
- Повторные переговоры с привлечением вышестоящего руководства;
- Обращение в службу медиации;
- Получение независимого аудиторского заключения;
- Обращение в третейский суд.
Это может сэкономить время и средства сторон.
24. Акт сверки как способ минимизации налоговых рисков
Регулярное составление актов сверки позволяет минимизировать налоговые риски организации. В частности:
- Снижает вероятность доначисления налогов по результатам налоговых проверок;
- Позволяет обосновать применение налоговых вычетов по НДС;
- Является доказательством добросовестности налогоплательщика.
Поэтому акты сверки важны не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
25. Ответственность за нарушение сроков составления акта сверки
Несмотря на рекомендательный характер, законодательство устанавливает срок для ответа на предложение сверить расчеты - 10 дней. За нарушение этого срока может быть предусмотрена ответственность:
- Штрафы за нарушение порядка ведения бухучета;
- Возмещение убытков инициатору сверки;
- Наложение административного штрафа.
Поэтому сторонам важно соблюдать сроки по актам сверки.