Товарная накладная: пример заполнения

Товарная накладная является одним из важнейших документов при осуществлении торговых операций. Она подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю и служит основанием для расчетов между ними. Правильное оформление товарной накладной - залог успешного ведения бизнеса.

Рассмотрим подробный пример заполнения товарной накладной, чтобы разобраться, какие данные в ней указываются.

1. Реквизиты продавца и покупателя

В верхней части товарной накладной указываются реквизиты продавца и покупателя: их полные наименования, адреса, ИНН, КПП, банковские реквизиты. Эта информация необходима для идентификации сторон сделки. Например:

Продавец: ООО "Свет", ИНН 7734583902, КПП 773401001
Адрес: 123454, г. Москва, ул. Летняя, д. 5, офис 300 Р/с 40702810900001456789 в АО "Альфа-Банк", БИК 044525593 К/с 30101810200000000593

Покупатель: ООО "Тепло", ИНН 7733482002, КПП 773301001 Адрес: 123007, г. Москва, Хорошевское шоссе, д. 32А, этаж 5, офис 50 Р/с 40702840500002615487 в ПАО "Сбербанк", БИК 044525225 К/с 30101810400000000225

2. Реквизиты документа

Далее в товарной накладной указываются ее реквизиты: номер, дата составления. Номер накладной обычно формируется по определенным правилам, установленным в организации. Например:

Накладная No 325 от 15.05.2018

3. Информация о товаре

Самый важный раздел товарной накладной - это перечень передаваемых товаров. Для каждой товарной позиции указываются:

• наименование товара;
• артикул или код по классификатору;
• единица измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.);
• количество;
• цена за единицу;
• стоимость всего количества.

Например:

4. Подписи сторон

Товарная накладная обязательно подписывается руководителями или уполномоченными представителями продавца и покупателя и заверяется их печатями. Это придает документу юридическую силу. Например:

От продавца: Иванов И.И. МП От покупателя: Петров П.П. МП

5. Дополнительные сведения

В товарной накладной могут указываться дополнительные данные, необходимые сторонам. К примеру:

• Срок и условия оплаты
• Срок и условия поставки
• Сведения о транспорте и провозных документах
• Номер и дата договора, на основании которого осуществляется поставка

Указание дополнительных данных не является обязательным, но может быть полезно для учета и взаиморасчетов сторон.

Вот так выглядит заполненная товарная накладная. Главное при составлении этого документа - максимальная точность и корректность информации. Это позволит избежать ошибок и недопонимания между продавцом и покупателем.

6. Особенности заполнения отдельных полей

Рассмотрим подробнее некоторые нюансы заполнения конкретных полей товарной накладной.

При указании наименования товара следует максимально полно его описать, включая торговую марку, артикул, вес, объем и другие отличительные характеристики. Это позволит однозначно идентифицировать товар и избежать ошибок.

Поле количества должно заполняться максимально точно с учетом единицы измерения. Например, число "10" для товара "Яблоки" не несет достаточной информации - непонятно, имеется в виду 10 штук или 10 килограммов.

Цену товара желательно указывать с двумя знаками после запятой, чтобы исключить копейки из расчетов. Например, 65 рублей 50 копеек лучше указать как 65.50 рублей.

7. Типичные ошибки при заполнении

Чтобы избежать распространенных ошибок, стоит обращать внимание на следующие моменты:

• Проверять соответствие информации в накладной и фактически отгруженному товару
• Следить за правильностью указания единиц измерения
• Не допускать арифметических ошибок в подсчетах
• Сверять итоговую сумму и суммы по позициям

Кроме того, нельзя вносить в накладную исправления и помарки. Любые изменения требуют составления нового документа.

8. Электронный документооборот

Современные информационные технологии позволяют перейти к электронному документообороту и отказаться от бумажных носителей. Электронная товарная накладная полностью равнозначна бумажной, но имеет ряд преимуществ:

• Быстрота обработки и обмена документами
• Удобство хранения в электронных архивах
• Возможность оперативного поиска нужных данных
• Снижение издержек на печать и курьерскую доставку

Переход на электронный документооборот товарной накладной повышает эффективность работы предприятий и требует минимум усилий при соблюдении всех правил оформления.

9. Особенности перевозки скоропортящихся товаров

При транспортировке скоропортящихся продуктов, таких как мясо, рыба, молочка и др., возникает ряд особенностей, которые необходимо отражать в товарной накладной.

Во-первых, нужно обязательно указывать температурный режим перевозки, например: "Перевозка при температуре от +2 до +6 С°". Это важно для контроля условий транспортировки.

Во-вторых, у скоропортящихся продуктов меньший срок годности, что тоже должно найти отражение в документации.

В-третьих, иногда требуется специально оборудованный транспорт, об этом ставится отметка в накладной для водителя.

10. Взаимосвязь с другими документами

Товарная накладная тесно связана с другими товаросопроводительными документами.

На основании данных из товарной накладной заполняются товарно-транспортные накладные, которые сопровождают груз при перевозке.

Кроме того, информация из товарной накладной используется для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете - в частности, для оформления приходного ордера.

Таким образом, товарная накладная является ключевым документом в логистических и учетных процессах предприятия.

11. Примеры типичных ошибок

Для наглядности рассмотрим несколько примеров неправильно оформленных товарных накладных, чтобы понять, чего следует избегать.

1. Отсутствует подпись или печать одной из сторон.

2. Не указаны реквизиты продавца или покупателя.

3. Не заполнено поле "Дата".

4. Номер накладной указан неправильно.

5. Неправильно указано наименование товара.

Такие ошибки делают накладную недействительной, поэтому очень важно контролировать правильность заполнения всех реквизитов.

12. Рекомендации по заполнению

Чтобы избежать ошибок при заполнении товарной накладной, можно дать следующие рекомендации:

• Проверять правильность реквизитов сторон
• Следить за соответствием наименований товаров
• Указывать точное количество и единицы измерения
• Аккуратно заполнять графы с ценой и суммами
• Не допускать помарок и исправлений
• Обязательно ставить подписи и печати сторон

Полезно заранее подготовить образец правильно заполненной накладной и использовать его как шаблон.

13. Юридическое значение документа

Товарная накладная имеет важное правовое значение. Она подтверждает:

• Факт заключения договора поставки
• Переход права собственности на товар
• Условия передачи товара продавцом и принятия его покупателем

В спорных ситуациях товарная накладная служит доказательством выполнения обязательств.

14. Архивное хранение

Товарные накладные обязательно хранятся в архиве организации в течение определенного срока - как правило, от 3 до 5 лет. Это необходимо в случае возникновения разногласий или споров между сторонами сделки.

Рекомендуется составлять описи передаваемых в архив накладных, чтобы обеспечить их сохранность и оперативный поиск при необходимости.

15. Значение для бухгалтерского и налогового учета

Данные товарной накладной используются для формирования первичных документов по поступившим товарно-материальным ценностям.

Кроме того, накладная является основанием для принятия товаров к бухгалтерскому и налоговому учету, а также для признания соответствующих расходов.

Таким образом, товарная накладная имеет важное значение для формирования полной и достоверной отчетности организации.