Форма по ОКУД: что это такое и где применяется

Несмотря на кажущуюся простоту, заполнение формы по ОКУД - процесс непростой. Что же представляет из себя форма по ОКУД, и зачем она нужна бизнесменам и предпринимателям? Давайте разберемся в этом вопросе поподробнее.

1. Что такое ОКУД и зачем он нужен

ОКУД - это аббревиатура, расшифровывающаяся как общероссийский классификатор управленческой документации. Это сборник унифицированных форм и бланков документов, каждому из которых присвоен свой уникальный цифровой код.

Благодаря ОКУД можно добиться единообразия в оформлении документов, сократить их количество, исключить дублирование информации. Также стало проще осуществлять контроль документооборота между госорганами и коммерческими организациями.

2. Как устроен код ОКУД

Код ОКУД состоит из 8 цифр, каждая из которых несет определенную информацию:

• Первые 2 цифры - класс документа
• Следующие 2 - подкласс документа
• 3 цифры - порядковый номер документа
• Последняя цифра - контрольное число

Например, рассмотрим код 02 11 111 7. Он означает:

• 02 - класс "Организационно-распорядительные документы"
• 11 - подкласс "Документы по созданию организации"
• 111 - порядковый номер конкретного документа в этом подклассе
• 7 - контрольное число

То есть этот код соответствует документу "Положение об организации".

В ОКУД выделяют 9 основных классов документов:

1. Организационно-распорядительные
2. Первичная учетная документация
3. Документация, установленная Банком России
4. Бюджетная, финансовая, учетная документация
5. Статистическая документация
6. Бухгалтерская документация
7. Трудовая документация
8. Документация Пенсионного фонда
9. Внешнеторговая документация

Для классов 03 и 06 предусмотрена дополнительная индексация объектов буквенными индексами.

3. Где найти код формы по ОКУД

Код ОКУД можно найти несколькими способами:

• В готовых бланках и формах документов код ОКУД указан в правом верхнем углу
• Можно найти нужный код в специальных онлайн-справочниках ОКУД
• Обратиться с официальным запросом в органы государственной статистики
• Воспользоваться услугами компаний, которые за плату предоставят нужный код

Однако узнать код ОКУД по ИНН организации невозможно. ОКУД присваивается формам и бланкам документов, а не юридическим лицам.

4. Применение ОКУД на практике

Хотя указание кода ОКУД в документах не является обязательным по закону, на практике большинство компаний его используют. Это упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

Во внутренних документах организации код ОКУД может не указываться. Но если компания решает использовать ОКУД для внутреннего документооборота, это тоже допустимо.

При применении ОКУД важно избегать типичных ошибок:

• Неверный формат кода (не 8 цифр)
• Использование несуществующего кода ОКУД
• Присвоение кода ОКУД организации вместо документа
• Дублирование кодов

Чтобы этого избежать, рекомендуется проверять коды по официальным классификаторам ОКУД.

5. Перспективы развития ОКУД

ОКУД постоянно обновляется - в 2018-2019 годах было внесено более 100 поправок в классификатор.

В будущем ожидаются значительные изменения ОКУД в связи с переходом на цифровые технологии. Возможно, появится интеграция ОКУД с другими классификаторами и использование технологий искусственного интеллекта.

ОКУД также может трансформироваться под влиянием блокчейна, электронного документооборота и других современных технологий, которые коренным образом меняют работу с документами.

6. ОКУД для юридических лиц

Применение ОКУД имеет некоторую специфику для различных организационно-правовых форм.

Для ООО наиболее актуальны коды по классам 02, 03, 05, 07 - то есть организационно-распорядительные, учетные, бухгалтерские и отчетно-финансовые документы.

Индивидуальные предприниматели чаще всего используют формы классов 03, 07, 08, 09 - первичную документацию, бухучет, трудовые книжки и документы Пенсионного фонда.

Госучреждениям важны коды классов 02, 05, 06, 07 - организационные, бюджетные, статистические и бухгалтерские формы.

При реорганизации организаций с ОКУД могут возникнуть сложности из-за переноса и дублирования кодов документов.

7. ОКУД для физических лиц

Коды ОКУД могут пригодиться и простым гражданам в некоторых ситуациях.

Например, ОКУД нужен в документах при усыновлении, установлении отцовства, смене фамилии. Также коды ОКУД есть в некоторых бытовых договорах - найма, подряда, залога.

В будущем возможно расширение применения форм по ОКУД физлицами благодаря развитию электронного документооборота.

8. Особенности применения ОКУД в разных сферах

Коды ОКУД применяются в самых разнообразных сферах, и для каждой из них есть своя специфика.

1. ОКУД в медицине. В здравоохранении активно используются формы классов 06, 07, 08 - статистические, бухгалтерские и кадровые. Также применяются специальные медицинские коды - ОКУД 03.009 - для оформления листков нетрудоспособности, санаторно-курортных карт, рецептов и других документов.
2. ОКУД в образовании. Образовательные учреждения работают с такими классами ОКУД, как 02, 06, 07, 08, 09 - организационные, статистические, бухгалтерские, кадровые и пенсионные документы. Также используются специализированные формы - например, классификатор ОКУД 0209400 для дипломов и сертификатов.
3. ОКУД в строительстве. Строительные компании активно применяют класс 03 - первичную учетную документацию по учету выполненных работ, расхода материалов, использования машин и механизмов. Также используют 06, 07 классы для статотчетности и бухучета.
4. ОКУД в IT-сфере. В IT-отрасли наиболее востребованы классы 02 и 03 - организационно-распорядительные документы и первичка. Применяются универсальные формы этих классов. В будущем с развитием онлайн-сервисов возможно появление специализированных форм ОКУД для IT.

9. Перспективы интеграции ОКУД с цифровыми технологиями

С внедрением цифровых технологий ОКУД ждет значительная трансформация и интеграция с другими системами.

1. ОКУД и искусственный интеллект. В будущем возможно использование технологий искусственного интеллекта для автоматического присвоения кодов ОКУД документам и проверки правильности этих кодов.
2. ОКУД и блокчейн. Блокчейн позволит надежно хранить данные об истории присвоения кодов ОКУД и предотвращать мошенничество.
3. ОКУД в облачных хранилищах. Облачные технологии дадут возможность организовать удаленный справочник кодов ОКУД и оперативно получать к нему доступ.
4. ОКУД и электронный документооборот. Электронный документооборот позволит автоматически присваивать и проверять коды ОКУД в электронных документах.