Бухгалтерская справка: образец написания, руководство по заполнению и применению

Бухгалтерская справка – неотъемлемый атрибут работы финансистов и бухгалтеров. Этот универсальный документ помогает отразить в учете различные факты хозяйственной жизни, для которых не предусмотрено специальных форм первички. Однако не всегда ясно, как правильно составить бухгалтерскую справку, чтобы она выполнила свое предназначение. Давайте разберемся!

Когда нужна бухгалтерская справка

К основным ситуациям, требующим составления бухгалтерской справки, относятся:

• Списание дебиторской или кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности
• Оформление технологических потерь и технологического брака
• Учет представительских расходов и иных затрат на основании расчетов
• Внесение исправлений в бухучете
• Пояснение отдельных операций для целей аудита и налоговых проверок

То есть если для отражения в учете какого-либо факта нет утвержденной формы первички, приходит на помощь бухгалтерская справка. Она позволяет задокументировать хозяйственную операцию и служит основанием для проводок.

Требования к оформлению бухгалтерской справки

Унифицированной формы бухгалтерской справки нет – организация разрабатывает ее самостоятельно. Однако по закону справка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа и дату составления
• Наименование организации в соответствии с уставом
• Суть хозяйственной операции и расчеты (если требуются)
• Должность и подпись ответственного лица с расшифровкой

При разработке формы бухгалтерской справки организация может добавить другие необходимые реквизиты. Например, номер справки, место составления, согласование и т.п. Главное – чтобы присутствовали все обязательные атрибуты первички.

Как составить бухгалтерскую справку

Рассмотрим этапы подготовки бухгалтерской справки на конкретном примере ее применения – при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности:

1. В ходе инвентаризации выявляется просроченная задолженность перед поставщиком, подтвержденная первичными документами (договором, счетами, актами).
2. Устанавливается дата истечения срока исковой давности по этой задолженности.
3. Составляется бухгалтерская справка, в которой указываются:
• Реквизиты договора, по которому образовалась задолженность
• Данные о поставщике
• Сумма задолженности
• Дата окончания срока исковой давности
• Бухгалтерские проводки по списанию задолженности

Такая справка вместе с актом инвентаризации служит основанием для издания приказа о списании кредиторки.

Пример бухгалтерской справки о списании долга

Давайте посмотрим, как может выглядеть бухгалтерская справка на практике. Приведем условный пример.

ООО "Ромашка" выявило при инвентаризации задолженность перед ООО "Лотос" в размере 150 000 рублей, которая образовалась по договору поставки от 05.03.2018 No 125. Срок исковой давности по данной задолженности истек 05.04.2022.

В этом случае бухгалтерская справка может быть оформлена так:

Как видно из примера, справка содержит всю необходимую информацию для обоснования списания задолженности. После ее составления можно издавать приказ о списании долга и проводить соответствующие записи в учете.

Бухгалтерская справка-расчет

Если для обоснования операции требуются расчеты, то используется разновидность бухгалтерской справки – справка-расчет. Она может понадобиться, к примеру, в таких ситуациях:

• Расчет процентов по займу
• Начисление НДФЛ с сумм командировочных
• Списание расходов будущих периодов
• Начисление дивидендов и др.

В справке-расчете приводятся необходимые расчеты и соответствующие бухгалтерские записи по начислению или списанию рассчитанных сумм. Рассмотрим пример.

Сотруднику были выданы суточные в иностранной валюте за заграничную командировку. Необходимо рассчитать НДФЛ.

Такая справка-расчет позволяет наглядно обосновать сумму НДФЛ, подлежащую удержанию.

Особенности заполнения бухгалтерской справки

Чтобы бухгалтерская справка корректно выполнила свои функции, при ее заполнении нужно учитывать следующие нюансы:

• Лучше составлять справку на бланке организации установленной формы
• Заполнять справку нужно четко и разборчиво
• Излагать информацию следует максимально подробно
• К справке можно приложить копии неправильно оформленных документов
• Справку подписывает ответственное лицо – главный бухгалтер или руководитель
• Печать на справке ставить не требуется

Придерживаясь этих рекомендаций, можно быть уверенным, что составленная вами бухгалтерская справка будет соответствовать нормам закона и выполнит поставленную задачу!

Хранение бухгалтерских справок

После составления бухгалтерские справки необходимо своевременно подшивать в отдельные папки в хронологическом порядке. Срок хранения справок составляет не менее 5 лет.

Однако в зависимости от вида операции этот срок может быть увеличен. К примеру, справки о выплате дивидендов хранятся 75 лет.

Также следует помнить, что если справка содержит персональные данные сотрудников, то после истечения срока хранения она подлежит уничтожению.

Случаи использования бухгалтерских справок

Давайте подробнее рассмотрим, в каких ситуациях на практике чаще всего приходится составлять бухгалтерские справки.

• Списание дебиторской или кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности. В этом случае справка вместе с актом инвентаризации служит основанием для издания приказа о списании долга.
• Учет технологических потерь и брака. Бухгалтерская справка позволяет оформить факт их возникновения и величину.
• Обоснование представительских расходов и прочих затрат по данным первичных документов и расчетам.
• Внесение исправлений в бухучете, например при выявлении ошибок. Справка служит документальным подтверждением корректировок.
• Пояснение отдельных операций в ходе аудиторских или налоговых проверок.

Кроме того, бухгалтерская справка применяется для отражения списания неликвидных запасов, оприходования излишков, уценки активов и во многих других случаях, не предусмотренных типовыми формами первички.

Образец бухгалтерской справки по исправлению ошибок

Одна из распространенных ситуаций применения бухгалтерских справок - исправление выявленных ошибок в бухучете. Рассмотрим образец такой справки.

Допустим, в мае были неверно начислены амортизационные отчисления по основным средствам. Вместо 63 000 рублей было отражено 98 000 рублей. Эту ошибку можно исправить следующей бухгалтерской справкой:

Таким образом, образец бухгалтерской справки наглядно демонстрирует суть ошибки и способ ее устранения. Это позволяет избежать дальнейших неточностей в учете.

Применение справок в кадровом учете

Бухгалтерские справки могут использоваться не только для целей бухучета, но и в кадровом делопроизводстве.

Например, с их помощью можно подтвердить различные данные о работнике:

• Размер среднего заработка для расчета выплат при увольнении
• Период работы в организации
• Размер ежемесячной заработной платы
• Наличие дисциплинарных взысканий
• Удержания из заработной платы и др.

Такая справка выдается по запросу самого сотрудника или по требованию суда. Она позволяет документально подтвердить кадровую информацию, имеющую значение для разрешения трудового спора или реализации прав работника.