Замена ЭКЛЗ: образец заявления и порядок замены

Переход на новый порядок применения ККТ и замена устаревших ЭКЛЗ - актуальная тема для многих предпринимателей. Чтобы избежать санкций и продолжить легально вести бизнес, каждому владельцу ККМ нужно разобраться в этом вопросе. В статье мы подробно рассмотрим порядок замены ЭКЛЗ в 2023 году: сроки, необходимые документы, пошаговые инструкции. Узнаете, когда следует начинать готовиться к замене ЭКЛЗ и как избежать ошибок. Получите готовые образцы заявлений для сдачи в налоговую.

Новые правила применения ККТ в 2023 году

С 1 февраля 2017 года вступил в силу федеральный закон No 54-ФЗ, вносящий изменения в порядок применения контрольно-кассовой техники. Главным нововведением стала замена устаревших моделей онлайн-касс новыми, соответствующими техническим требованиям.

Важно! С 1 июля 2023 года применение незарегистрированных и не модернизированных в установленном порядке кассовых аппаратов запрещается. Это значит, что все организации и ИП обязаны до этой даты либо зарегистрировать в налоговых органах новые кассы, либо модернизировать ранее использовавшиеся.

Основные изменения коснулись:

• технических требований к конструкции ККТ;
• порядка и сроков регистрации и перерегистрации;
• требований к документам и отчетности.

В частности, вместо устаревших ЭКЛЗ в кассовые аппараты теперь устанавливают фискальный накопитель - защищенный от несанкционированных манипуляций модуль памяти. Данные о кассовых операциях в режиме онлайн передаются в налоговые органы.

Когда нужно начинать готовиться к замене ЭКЛЗ?

Любая ЭКЛЗ имеет ограниченный срок службы - 13 месяцев с момента активации плюс один календарный месяц. Через 14 месяцев устройство блокируется и дальнейшая работа становится невозможной.

О том, что пора готовиться к замене ЭКЛЗ, кассовый аппарат предупредит заранее. Примерно за 3 месяца на чеках Z-отчета появится надпись "ЭКЛЗ близка к заполнению". Это значит, что осталось 60-90 дней до блокировки ЭКЛЗ.

Чтобы успеть спокойно подготовить необходимые документы и провести все процедуры, лучше начинать готовиться к замене ЭКЛЗ после первого такого предупреждения на чеке. Оптимальный срок - около 2 месяцев до предполагаемой даты блокировки.

Документы для замены ЭКЛЗ в 2023 году

Для замены ЭКЛЗ потребуется подготовить пакет документов и сдать его в налоговую инспекцию. В него входят:

1. Заявление о согласовании замены ЭКЛЗ;
2. Акт о замене ЭКЛЗ;
3. Копия лицензии ЦТО на техобслуживание;
4. Форма КМ-1 о регистрации ККТ.

Также может потребоваться доверенность на право представлять интересы организации в ИФНС, если процедуру будет проводить не сам налогоплательщик.

Документы подаются в ту же инспекцию, в которой зарегистрирован данный кассовый аппарат. Сдать их можно лично или через представителя - например, сотрудника обслуживающего ЦТО.

Пошаговая инструкция замены ЭКЛЗ

Шаг 1. Собираем пакет документов от организации: заявление, акт о замене ЭКЛЗ, копию лицензии ЦТО, форму КМ-1.

Шаг 2. Получаем в инспекции ФНС разрешение на замену ЭКЛЗ на основании предоставленных бумаг.

Шаг 3. Приезжает технический специалист, демонтирует из кассового аппарата старую ЭКЛЗ.

Шаг 4. Специалист устанавливает новую ЭКЛЗ, проводит ее активацию и проверку работоспособности.

Шаг 5. После замены с кассы снимаются фискальные отчеты для дальнейшей сдачи в налоговую.

Шаг 6. Модернизированный кассовый аппарат с новой ЭКЛЗ регистрируется в налоговой инспекции.

Особенности замены ЭКЛЗ по гарантии

Если ЭКЛЗ вышла из строя раньше положенного срока, ее замена может быть проведена бесплатно, в порядке гарантии.

Однако для этого должны выполняться определенные условия:

• Со дня активации ЭКЛЗ прошло меньше 12 месяцев;
• Поломка произошла по вине производителя;
• Соблюдались все правила эксплуатации ЭКЛЗ.

При выходе из строя ЭКЛЗ раньше времени, необходимо:

1. Сообщить о неисправности в сервисный центр;
2. Подготовить необходимые документы;
3. Получить новую ЭКЛЗ по гарантии;
4. Зарегистрировать ККТ с замененной ЭКЛЗ.

Сколько стоит замена ЭКЛЗ в 2023 году?

Средняя стоимость замены ЭКЛЗ в 2023 году составляет:

• Установка новой ЭКЛЗ - от 3000 рублей;
• Активация и настройка - от 1200 рублей;
• Выезд специалиста - от 1000 рублей;
• Комплект документов - от 500 рублей.

Итого получается примерно от 5 до 8 тысяч рублей за замену одной ЭКЛЗ в зависимости от региона и особенностей ККТ. Экономить можно на стоимости самой ЭКЛЗ, если приобрести ее самостоятельно.

Готовые заявления на замену ЭКЛЗ

Чтобы облегчить процедуру замены ЭКЛЗ, можно воспользоваться готовыми образцами необходимых заявлений.

Заявление о согласовании замены ЭКЛЗ подается для получения разрешения на замену. В нем указывают реквизиты ККТ, ЭКЛЗ, организации и желаемую дату замены.

В заявлении о перерегистрации ККТ прописываются реквизиты кассы после замены ЭКЛЗ и просят зарегистрировать ККТ с новыми данными.

Заявления можно подавать как на бумажном носителе, так и в электронной форме через личный кабинет на сайте ФНС.

Образец акта о замене ЭКЛЗ

Акт о замене ЭКЛЗ составляется в произвольной форме. Он нужен для фиксации факта замены ЭКЛЗ и реквизитов нового устройства.

Обычно в акте указывают:

• Наименование документа;
• Реквизиты организации;
• Данные ККТ и замененной ЭКЛЗ;
• Причину замены;
• Дату проведения замены.

Акт подписывают представители организации и сервисного центра, проводившего замену.

Памятка по замене ЭКЛЗ в 2023 году

Чтобы заменить ЭКЛЗ без лишних проблем, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Начинайте готовиться заранее, как только появится предупреждение на чеке;
• Соберите заблаговременно все требуемые документы;
• Не затягивайте с посещением налоговой инспекции;
• Строго следуйте инструкциям специалиста при замене ЭКЛЗ;
• Перерегистрируйте ККТ с новой ЭКЛЗ в установленные сроки.

Придерживаясь этого чек-листа и зная все тонкости процедуры замены ЭКЛЗ, можно без проблем провести ее в 2023 году.

Преимущества своевременной замены ЭКЛЗ

Своевременная замена ЭКЛЗ в установленные сроки имеет ряд важных преимуществ для организации:

• Позволяет избежать блокировки кассы и простоев в работе;
• Снимает риск наложения штрафов за использование незарегистрированной ККТ;
• Сохраняет бесперебойную передачу отчетности в налоговые органы;
• Поддерживает работоспособность онлайн-кассы в соответствии с требованиями законодательства.

Кроме того, замена ЭКЛЗ по графику позволяет заранее спланировать расходы и избежать незапланированных трат на срочную замену или штрафы.

Возможные проблемы при замене ЭКЛЗ

На что стоит обратить внимание, чтобы избежать возможных проблем при замене ЭКЛЗ:

• Убедитесь, что выбранное ЦТО имеет лицензию на обслуживание данной модели ККТ;
• Проверьте правильность реквизитов и данных в документах, ошибки могут привести к отказу;
• Не пропустите срок действия разрешения из налоговой на замену ЭКЛЗ;
• Следите, чтобы специалист строго выполнял все пункты инструкции;
• Не забудьте получить всю необходимую отчетную документацию по факту замены.

Ответы на частые вопросы о замене ЭКЛЗ

Вопрос: Можно ли отложить или перенести замену ЭКЛЗ на более поздний срок?

Ответ: Нет, замену ЭКЛЗ можно провести только в строго установленные сроки, отложить ее нельзя.

Вопрос: Что делать, если пропущен срок замены ЭКЛЗ?

Ответ: Нужно как можно быстрее заменить ЭКЛЗ и перерегистрировать ККТ, однако в этом случае возможно наложение штрафов.

Вопрос: Можно ли сохранить старую ЭКЛЗ после замены?

Ответ: Старая ЭКЛЗ остается у организации, ее нужно хранить в течение 5 лет.