Накладная - это что такое, для чего нужна и как правильно заполнять

Накладные сопровождают любые поставки и перемещения товарно-материальных ценностей. Эти документы помогают контролировать движение грузов и фиксировать хозяйственные операции. Но мало кто знает все тонкости работы с накладными. Давайте разберемся, что представляют собой эти важные бумаги.

Что такое накладная и зачем она нужна

Накладная - это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи товарно-материальных ценностей от одного юридического лица другому или между подразделениями одной организации.

Накладная нужна для того, чтобы зафиксировать факты хозяйственной жизни: закупки, продажи, внутренние перемещения. Эти данные необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Без накладных нельзя в полной мере подтвердить свои расходы и доходы. А это чревато проблемами с налоговыми органами, искажением отчетности, сложностями при получении кредитов.

Кроме того, накладные служат доказательством при разрешении споров и в суде. Они подтверждают факт заключения сделки, исполнения обязательств, передачи прав собственности. Поэтому правильное оформление накладных крайне важно.

Еще одно назначение накладных - контроль за движением товарно-материальных ценностей, в том числе в рамках закона о противодействии отмыванию доходов.

Виды накладных и когда их применяют

Существует несколько разновидностей накладных для разных ситуаций:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) - оформляется при продаже товаров между юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
• Транспортная накладная - подтверждает оказание услуг по доставке грузов транспортной компанией.
• Товарно-транспортная накладная (Т-1) - применяется только при перевозке алкогольной продукции.
• Накладная на отпуск товаров со склада - для отражения внутренних перемещений в организации.
• Требование-накладная - для учета движения материалов между подразделениями одного предприятия.
• Расходная накладная - оформляется при возврате или списании некачественных товаров.

Также в хозяйственных операциях часто используется универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры.

Обязательные реквизиты накладной

Чтобы накладная имела юридическую силу и ее данные можно было использовать для учета, в ней должен быть указан строго определенный набор реквизитов:

• Наименования и реквизиты продавца и покупателя, их подписи и печати
• Наименование и количество поставляемых товаров
• Дата составления накладной
• Цена товаров и общая сумма по накладной
• Ставка НДС и сумма налога
• Места погрузки и разгрузки товаров
• Сроки поставки
• Вес и объем перевозимого груза
• Данные транспортного средства и водителя (в транспортных накладных)

Порядок заполнения товарной накладной

Для оформления передачи товаров между организациями чаще всего используется товарная накладная по типовой форме ТОРГ-12. Но компания может утвердить и собственный бланк этого документа.

С 1 января 2022 года товарные накладные можно составлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный документооборот дает ряд преимуществ, поэтому этот формат активно набирает популярность.

При заполнении бумажной или электронной товарной накладной нужно тщательно проверять все графы, чтобы избежать ошибок:

• В графе 3 указывается наименование и артикул товара. Можно использовать как внутренние артикулы, так и коды ОКПД2.
• В графах 4-6 проставляются количество, цена и сумма по каждой позиции.
• В графе 7 указывается ставка НДС для данного товара.
• В нижней части проставляются итоговые суммы по накладной.

После заполнения накладная подписывается продавцом и покупателем в 2-х экземплярах или в электронном формате с ЭП.

Накладная это один из важнейших первичных документов. Ее данные используются для учета товародвижения, подтверждения расходов и доходов. Поэтому крайне важно грамотно заполнять все реквизиты накладной, чтобы избежать проблем в дальнейшем.

Обработка накладных в 1С и других программах

После оформления накладная попадает к бухгалтеру, который обрабатывает ее данные в учетной программе: 1С, Бухгалтерия 2.0, Инталев и др.

Существует несколько способов ввода информации из накладных:

• Ручной ввод всех реквизитов в учетную систему
• Автоматическое распознавание данных из скан-копий
• Импорт электронных накладных из системы электронного документооборота

Автоматические способы позволяют сократить рутинную работу бухгалтера и ускорить обработку документов.

После ввода данных из накладной бухгалтер должен сверить их с фактическим поступлением товаров, чтобы исключить ошибки. Затем в учетной программе формируются соответствующие проводки по приходу или списанию материальных ценностей.

Таким образом, данные из накладных переносятся в регистры бухучета и используются для составления отчетности.

Хранение накладных

Накладные, как любые первичные учетные документы, должны храниться в течение определенного срока. Для накладных он составляет 5 лет.

Хранить накладные можно как на бумаге, так и в электронном виде. Главное - обеспечить их защиту от потери, порчи и несанкционированного доступа. Регулярно создавайте резервные копии электронных документов.

При смене учетных систем нужно заблаговременно выгрузить все архивы накладных, чтобы оперативные данные не потерялись.

Обратите внимание, что для электронного документооборота действуют особые требования к хранению электронной накладной и электронной подписи. Необходимо использовать сертифицированные криптографические средства защиты информации.

Таким образом, правильное хранение накладных позволит в любой момент получить доступ к архивам и подтвердить данные бухучета.

Ответственность и штрафы

Неправильное заполнение, хранение и утеря накладных чреваты различными санкциями для организации и ИП.

• Отсутствие накладных грозит доначислением налогов и штрафами.
• Некорректное заполнение накладной может привести к искажению данных по расходам и доходам.
• Нарушение сроков хранения накладных также влечет штрафы.
• А подделка данных в накладной может повлечь уголовное наказание.

Поэтому в работе с накладными важно соблюдать все правила и избегать ошибок. Это позволит минимизировать финансовые и правовые риски для бизнеса.