Накладная на внутреннее перемещение: как правильно оформить документ

Накладная на внутреннее перемещение - важный документ для учета движения материальных ценностей внутри компании. От правильности его оформления зависит достоверность бухгалтерского и налогового учета. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к этой накладной, в каких случаях ее нужно составлять и как правильно заполнить.

Что такое накладная на внутреннее перемещение и зачем она нужна

Накладная на внутреннее перемещение - это документ, который оформляется при передаче материальных ценностей между структурными подразделениями одной организации. Она подтверждает фактическое перемещение сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и других активов внутри компании.

Такая накладная нужна для отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по внутреннему перемещению активов. Без документального подтверждения движения материальных ценностей невозможно обеспечить полноту и достоверность учета на предприятии.

В отличие от накладной на отпуск материалов на сторону (форма ТОРГ-12), которая оформляет реализацию ТМЦ вне компании, накладная на внутреннее перемещение подтверждает исключительно факт передачи активов между подразделениями одной организации.

Как определить, нужно ли составлять накладную на внутреннее перемещение в конкретной ситуации? Если происходит фактическая передача материальных ценностей от одного подразделения или материально-ответственного лица другому внутри компании, такая накладная обязательна.

Требования к оформлению накладной на внутреннее перемещение

К накладной на внутреннее перемещение предъявляются следующие обязательные требования:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
• подписи указанных лиц.

Для оформления накладных на внутреннее перемещение можно использовать унифицированную форму ТОРГ-13, утвержденную постановлением Госкомстата. Однако применение таких типовых форм не является обязательным. Компания вправе разработать собственную форму накладной, главное - соблюсти необходимые реквизиты.

Если для внутреннего перемещения задействуется автотранспорт, выезжающий на дороги общего пользования, обязательно нужно оформить товарно-транспортную накладную типовой формы.

Накладная на внутреннее перемещение оформляется в двух экземплярах, по одному для отправителя и получателя. Оба экземпляра подписывают материально-ответственные лица обоих подразделений.

Срок хранения накладных на внутреннее перемещение составляет не менее 5 лет. Ответственность за их оформление и сохранность несет главный бухгалтер организации.

В целом, чтобы выбрать оптимальный способ оформления внутренних перемещений для конкретной компании, надо учесть особенности ее структуры, объемы документооборота и наличие автоматизированных систем учета.

Порядок заполнения типовой формы ТОРГ-13

Рассмотрим последовательность заполнения полей в типовой накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13.

В верхней части формы указываются:

• полное наименование организации;
• дата составления;
• номер накладной;
• склад или подразделение, отпускающее материальные ценности;
• склад или подразделение, принимающее материальные ценности.

Далее составляется опись перемещаемых ТМЦ с указанием наименования, количества, цены и стоимости.

В конце формы указываются должности и подписи материально-ответственных лиц отпускающего и принимающего подразделений. Также проставляется печать организации.

Основные ошибки при заполнении ТОРГ-13:

• отсутствие подписей МОЛ;
• несоответствие наименования ТМЦ;
• неверно указанное количество или стоимость;
• неполное наименование организации.

Чтобы их избежать, рекомендуется заполнять накладную в следующем порядке:

1. указать полное наименование организации и реквизиты;
2. внести данные об отпускающем подразделении;
3. внести данные о принимающем подразделении;
4. составить опись перемещаемых ТМЦ;
5. поставить подписи МОЛ и печать.

Такая последовательность позволит избежать ошибок и оптимизировать процесс заполнения накладной.

Особенности составления накладных при перемещении разных видов ТМЦ

При перемещении различных видов активов могут возникать свои нюансы в оформлении накладных на внутреннее перемещение.

Например, при передаче сырья и материалов помимо наименования и количества желательно указывать технические характеристики, номера партий, сорт и другие необходимые данные.

При перемещении незавершенного производства важно правильно указать стадию готовности и перечень выполненных операций.

При перемещении готовой продукции актуально указание сроков изготовления и годности, номеров партий, артикулов и других идентифицирующих данных.

Перемещение тары и транспортной упаковки желательно оформлять отдельными накладными, чтобы оптимизировать учет.

При передаче малоценных и быстроизнашивающихся предметов допускается групповое оформление по видам без полной детализации каждой единицы.

Таким образом, в зависимости от вида перемещаемых ТМЦ могут возникать различные особенности по заполнению накладных на их внутреннее перемещение.

Автоматизация учета внутренних перемещений ТМЦ

Для автоматизации учета накладных на внутреннее перемещение можно использовать специальные возможности программ "1С", "Галактика" и других бухгалтерских систем. Это позволит упростить формирование и обработку таких накладных.

Также эффективным решением является интеграция учетных систем с логистическими и складскими программными комплексами. Это обеспечивает сквозную автоматизацию движения ТМЦ и формирования соответствующих накладных.

Можно организовать электронный документооборот накладных на внутреннее перемещение с применением ЭЦП. Однако нужно учесть требования законодательства, например, по срокам хранения электронных документов.

При выборе системы автоматизации важно учесть потребности конкретной компании, особенности и объемы внутренних перемещений, требования по интеграции данных с другими системами.

Ключевые показатели эффективности автоматизации: сокращение времени на обработку накладных, повышение достоверности учета движения ТМЦ, уменьшение трудозатрат.