Образец приходного кассового ордера и пример заполнения

Приходный кассовый ордер - важный финансовый документ, который оформляется при любых поступлениях наличных денег в кассу организации. Правильное заполнение ПКО позволяет обеспечить сохранность денежных средств и документальное подтверждение кассовых операций. Давайте разберемся, каким требованиям должен соответствовать приходный кассовый ордер, каков порядок его заполнения и ведения учета. Рассмотрим также типовые примеры оформления ПКО в различных ситуациях.

Нормативно-правовое регулирование приходных кассовых ордеров

Приходный кассовый ордер является унифицированной формой первичной учетной документации. Порядок его применения установлен в следующих нормативных актах:

• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";
• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Согласно этим документам, организации обязаны применять утвержденную форму бланка ПКО. Исключение составляют некоторые организации, которые могут вести упрощенный учет кассовых операций без применения кассовых книг, расходных и приходных ордеров.

Бланк приходного кассового ордера

Бланк приходного кассового ордера утвержден постановлением Госкомстата РФ N 88. Он имеет унифицированную форму N КО-1.

Бланк ПКО состоит из двух частей:

• Собственно приходный кассовый ордер;
• Отделяемая от него квитанция.

Приходный кассовый ордер может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с последующей распечаткой на бумаге.

Ниже приведен пример заполненного бланка ПКО:

Далее в бланке указываются сумма поступления денежных средств цифрами и прописью, данные о том, от кого получены деньги, основание для поступления и другие реквизиты.

Рассмотрим подробнее, каким образом заполняется каждый реквизит приходного кассового ордера.

Общие требования к заполнению ПКО

При заполнении приходного кассового ордера следует придерживаться таких основных правил:

• Запрещены исправления и помарки. При обнаружении ошибки ПКО переоформляется заново;
• Допускается заполнение как от руки, так и с использованием технических средств;
• ПКО подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, а также кассиром, принявшим наличные деньги;
• Указывается дата составления ПКО.

Заполнение реквизитов

Рассмотрим последовательно заполнение каждой строки ПКО:

• Указывается наименование организации, ее ОКПО.
• Проставляется порядковый номер ПКО по журналу регистрации за месяц.
• Указывается дата составления ордера в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Заполняются реквизиты бухгалтерских счетов по дебету и кредиту.
• Указывается сумма поступивших денежных средств цифрами.
• Указываются реквизиты документов, приложенных к ПКО.
• Указывается источник поступления денежных средств.
• Указывается основание для поступления денег.
• Сумма поступления повторяется прописью.
• Указываются подписи главного бухгалтера и кассира.

В квитанции к ПКО повторяются все эти данные.

Поступление выручки от продаж

При поступлении в кассу наличных денег от продаж товаров или услуг ПКО заполняется следующим образом:

• В дебете указывается счет 50 "Касса".
• В кредите указывается счет 90 "Продажи".
• Сумма - согласно сумме поступивших наличных.
• В графе "Принято от" указывается "Выручка от продаж".
• В приложении перечисляются реквизиты кассовых чеков.

Одновременно с ПКО выдается кассовый чек.

Возврат денег подотчетным лицом

При возврате подотчетным лицом неиспользованного аванса заполнение ПКО будет таким:

• Дебет - счет 50 "Касса".
• Кредит - счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
• Сумма - согласно сумме возврата.
• В графе "Принято от" - ФИО подотчетного лица.
• В приложении - реквизиты авансового отчета.

Внесение взноса в уставный капитал

При внесении учредителями денежных средств в уставный капитал организации, ПКО заполняется следующим образом:

• Дебет - счет 50 "Касса".
• Кредит - счет 75 "Расчеты с учредителями".
• Сумма - согласно размеру взноса.
• В графе "Принято от" - ФИО или наименование учредителя.
• В приложении - ссылка на учредительные документы.

Аналогично заполняется ПКО в других ситуациях. Главное - правильно указать реквизиты и сумму поступивших денежных средств.

Порядок хранения и учета ПКО

После заполнения приходный кассовый ордер подлежит обязательной регистрации в журнале КО-3 "Журнал учета приходных и расходных кассовых ордеров".

Сам ПКО хранится в кассе организации как документ строгой отчетности. Квитанция к ПКО передается лицу, сдавшему наличные деньги.

Срок хранения приходного кассового ордера - не менее 5 лет.

В бухгалтерском учете приходный кассовый ордер отражается следующей проводкой:

Дебет 50 Кредит xx (счет источника поступления денег)

Ответственность за нарушение порядка оформления ПКО

Нарушение порядка ведения кассовых операций, в том числе требований к оформлению приходных кассовых ордеров, влечет за собой административную и уголовную ответственность.

К административной ответственности могут быть привлечены как должностные лица, так и сама организация. Размеры штрафов составляют:

• Для должностных лиц - от 4000 до 5000 рублей;
• Для организаций - от 40 000 до 50 000 рублей.

За грубое нарушение требований к ведению кассовых операций предусмотрена уголовная ответственность в виде штрафа до 80 000 рублей или лишения права занимать определенные должности.

Таким образом, порядок оформления ПКО нужно соблюдать неукоснительно, чтобы избежать серьезных финансовых и административных санкций.

Автоматизация заполнения и учета ПКО

В настоящее время активно развиваются системы автоматизации бухгалтерского и кассового учета. Это позволяет компаниям оптимизировать рабочие процессы и снизить трудозатраты на оформление первичных документов, в том числе приходных кассовых ордеров.

Программные решения

Современные программы автоматизации бухучета, такие как 1С, Galaktika, Инфин и другие, имеют встроенные механизмы формирования и печати приходных кассовых ордеров. Это позволяет:

• Автоматически заполнять реквизиты ПКО на основе введенных данных;
• Контролировать корректность вводимой информации;
• Исключить ошибки при ручном заполнении ПКО;
• Ускорить процесс оформления документации.

Кроме того, в системах ведется автоматизированный учет приходных и расходных кассовых ордеров, формируются необходимые регистры и отчеты.

Онлайн-сервисы

Для автоматизации кассового учета можно также использовать специальные онлайн-сервисы. Они позволяют заполнить образец приходного кассового ордера в режиме онлайн и сразу распечатать готовый документ.

Преимущества онлайн-сервисов:

• Доступны для образец приходного кассового ордера ип и других пользователей;
• Не требуют установки дополнительного ПО;
• Позволяют оперативно получить готовый ПКО.

Недостаток - необходимость ручного ввода данных при каждом заполнении. Поэтому такие сервисы чаще применяют эпизодически.

Нужно ли оформлять ПКО индивидуальным предпринимателям?

Согласно действующим нормативным актам, индивидуальные предприниматели вправе вести упрощенный учет кассовых операций без применения кассовой книги, расходных и приходных кассовых ордеров. То есть оформлять ПКО им необязательно.

Однако ИП может принять решение оформлять приходные кассовые ордера по собственной инициативе. Это позволит более детально документировать поступление наличных денег.

Как выдать 2 квитанции к одному ПКО

Иногда возникает необходимость выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру сразу двум лицам (например, при внесении взноса в уставный капитал несколькими учредителями). В этом случае можно:

1. Распечатать ПКО и квитанцию в 2 экземплярах;
2. Сделать ксерокопию квитанции.

Главное, чтобы общая сумма в двух квитанциях соответствовала сумме в ПКО.

Можно ли ставить факсимиле

Согласно порядку ведения кассовых операций, приходные кассовые ордера должны подписываться главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и кассиром собственноручно.

Использование факсимиле (напечатанной копии подписи) в ПКО и квитанциях к нему недопустимо, это будет рассматриваться как грубое нарушение.

Как исправить ошибку в ПКО

Согласно правилам при обнаружении ошибки в заполнении приходного кассового ордера его нельзя simply исправить. Необходимо полностью переоформить документ заново с правильными данными.

Исправления и помарки в ПКО недопустимы. Приходный кассовый ордер с ошибками подлежит обязательному уничтожению.

Что делать при утере квитанции к ПКО

Если лицо, получившее деньги, утратило квитанцию к приходному кассовому ордеру, следует:

1. Зафиксировать факт утери квитанции актом;
2. По возможности получить копию квитанции из кассы;
3. В крайнем случае - использовать копию ПКО в качестве подтверждения прихода денег.

Главное подтвердить, что деньги фактически были приняты в кассу организации.

Таким образом, мы рассмотрели основные вопросы, возникающие при работе с приходными кассовыми ордерами. Грамотное оформление ПКО - обязательное условие для соблюдения кассовой дисциплины и достоверного учета денежных средств.